Приложение к Распоряжению от 13.02.2012 г № 119-Р Инструкция
Инструкция смк администрации города Владимира к стандарту смк администрации города Владимира «Управление документацией общего делопроизводства ст-ав 02-2011»
| Система менеджмента качества | Версия N 1 |
| Визирование и согласование муниципальных правовых актов администрации города Владимира | Введена с 15.02.2012 |
| И-АВ 01-02/09-2011 | Количество листов: 8 |
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая инструкция СМК администрации города Владимира "Визирование и согласование муниципальных правовых актов администрации города Владимира И-АВ 01-02/09-2011" к стандарту СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011" разработана управлением информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства в целях установления единых требований к порядку визирования и согласования проектов муниципальных правовых актов администрации города Владимира и ответственности должностных лиц, осуществляющих визирование и согласование.
1.2.Настоящая инструкция СМК разработана в соответствии со стандартом СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011" и нормативными документами, на которые он ссылается.
1.3.Настоящая инструкция СМК описывает осуществление следующих процедур в отношение проекта МПА:
- порядок визирования и согласования проекта;
- порядок оформления и устранения замечаний должностных лиц, осуществляющих визирование и согласование проекта;
- сроки визирования и согласования проекта;
- порядок проверки проекта, представленного на подпись главе администрации города;
- ответственность.
2.ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
Инструкция - инструкция СМК администрации города Владимира "Визирование и согласование муниципальных правовых актов администрации города Владимира И-АВ 01-02/09-2011" к стандарту СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011".
МПА - муниципальный правовой акт администрации города Владимира.
НПА - нормативный правовой акт - официальный документ установленной формы, характеризующийся следующими существенными признаками: наличие в нем правовых норм (правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных на неоднократное применение, направленных на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений.
Ответственный исполнитель за подготовку проекта МПА - должностное лицо, на которое возложена функция по подготовке и организации процесса визирования и согласования проекта МПА.
Постановление - постановление администрации города Владимира.
Протокольный отдел - протокольный отдел управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства.
Распоряжение - распоряжение администрации города Владимира.
Стандарт - стандарт СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011".
СЭД - система электронного документооборота.
3.ПОРЯДОК ВИЗИРОВАНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА
3.1.Последовательность действий при визировании и согласовании
3.1.1.Ответственный исполнитель за подготовку проекта МПА распечатывает проект, на бумажном носителе на стороне визирования и согласования напротив строки "Соответствие текста файла и оригинала подтверждаю" оформляет надпись (указывает фамилию, инициалы, контактные телефоны внутренней и городской связи), ставит свою подпись, прикладывает необходимые сопроводительные документы и передает документ на визирование и согласование должностным лицам, указанным в перечнях визирования и согласования.
3.1.2.Ответственный исполнитель за подготовку проекта МПА организует процесс визирования и согласования.
3.1.3.Первым на стороне визирования и согласования проект визирует руководитель структурного подразделения, подготовившего проект.
Данное должностное лицо также осуществляет полистное визирование всего проекта документа, в том числе и приложения, на оборотной стороне в нижнем левом углу (только подпись), подписывает список рассылки и ставит дату.
На проекте, подготовленном структурным подразделением с правом юридического лица, первым оформляет визу руководитель юридической службы/юрист (при наличии), затем - руководитель структурного подразделения.
После оформления визы руководителя структурного подразделения проект МПА подлежит регистрации в СЭД (регистрация проекта МПА в СЭД описана в разделе 5 инструкции).
3.1.4.В соответствии с установленным порядком на данном этапе электронная копия проекта МПА, который является НПА, направляется в прокуратуру города Владимира, на бумажном оригинале проекта МПА на стороне визирования и согласования в строке "является НПА" ответственный исполнитель за подготовку проекта МПА или иное должностное лицо, ответственное за антикоррупционную экспертизу документов в структурном подразделении, оформляет отметку и указывает дату направления проекта в прокуратуру города.
Строка "является НПА" не заполняется, если проект не является НПА.
3.1.5.Дальнейший процесс визирования и согласования осуществляется в следующей последовательности:
- руководители структурных подразделений, определенные в списке как согласующие (их порядок ответственный исполнитель за подготовку проекта МПА определяет самостоятельно);
- руководители подведомственных организаций;
- заместители главы администрации города;
- руководители заинтересованных организаций;
- заместитель главы администрации города, курирующий структурное подразделение, вносящее проект (при наличии);
- начальник управления по экономической безопасности и борьбе с коррупцией;
- начальник правового управления.
В заключение, если необходимо, проект передается на согласование главе города Владимира.
Проект документа, регулирующий вопросы в сфере земельных отношений, юридические и физические лица согласовывают перед курирующим заместителем главы администрации города.
3.1.6.Если должностное лицо, виза которого включена на листе визирования и согласования проекта, отсутствует, то документ визирует должностное лицо, на которое официально возложено исполнение обязанностей.
Не допускается визировать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Исправления (и.о., расшифровка подписи) в подготовленный проект должны быть внесены от руки лицом, визирующим (согласующим) проект.
3.2.Экспертиза проекта МПА правовым управлением и юридической службой/юристом структурного подразделения
3.2.1.Правовое управление и юридическая служба/юрист структурного подразделения администрации города с правом юридического лица проводят экспертизу проекта МПА:
- проверяют его на соответствие действующему законодательству;
- проверяют правильность указания реквизитов (вид документа, дата документа, регистрационный номер, наименование документа) правовых актов (федеральных законов, законов Российской Федерации, законов Владимирской области, постановлений Губернатора Владимирской области, решений Совета народных депутатов города Владимира и т.д.), на основании или во исполнение которых принимается представленный на экспертизу проект, указание всех изменяющих актов;
- готовят совместно со структурными подразделениями администрации города предложения об изменении действующих, о признании утративших силу постановлений/распоряжений в целях приведения их в соответствие с действующим законодательством;
- в необходимых случаях составляют заключения;
- определяют принадлежность документа к нормативным правовым актам.
3.2.2.Проект нормативного правового акта администрации города Владимира подлежит обязательной антикоррупционной экспертизе в установленном порядке.
3.3.Порядок оформления и устранения замечаний должностных лиц, осуществляющих визирование и согласование проекта
3.3.1.Отказ от визирования и согласования проекта МПА должностными лицами не допускается.
3.3.2.Все замечания, разногласия и предложения по проекту МПА фиксируются на стороне визирования и согласования, о чем делается соответствующая надпись в соответствии со Стандартом.
3.3.3.Текст замечания и дополнения к проекту излагается на отдельном листе и подписывается. В случае, если замечание не более одного предложения, то допускается текст замечания оформить на стороне визирования и согласования.
3.3.4.Замечания и предложения оформляются в виде четко сформулированных пунктов для включения (исключения) в проект. Замечания обязательно доводятся до лиц, осуществляющих визирование и согласование.
3.3.5.Ответственный исполнитель за подготовку проекта МПА обязан рассмотреть все замечания и с учетом их обоснованности доработать текст проекта.
3.3.6.На новой редакции проекта, подготовленной с учетом замечаний и предложений, должны быть визы:
- юридической службы/юриста структурного подразделения, если проект вносит структурное подразделение с правом юридического лица;
- руководителя структурного подразделения, вносящего проект;
- должностного лица, у которого были замечания. Рядом с визой оформляется надпись "Замечания учтены" или "Замечания сняты";
- заместителя главы администрации города, курирующего структурное подразделение, вносящее проект.
3.3.7.Если в процессе доработки вносятся изменения принципиального характера (определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект), то проект МПА визируется и согласовывается заново.
3.3.8.Если замечания и дополнения не учитываются, то на имя главы администрации города оформляется в соответствии с требованиями Стандарта служебная записка к проекту МПА, в которой излагаются причины несогласия с замечаниями. Служебная записка подписывается руководителем структурного подразделения, внесшего проект, визируется курирующим заместителем главы администрации города и прикладывается вместе с замечаниями (оригинал) к проекту.
3.3.9.Если в процессе доработки проекта МПА внесены редакционные правки, не изменяющие содержание проекта, то исправленный проект должен иметь визу руководителя структурного подразделения, внесшего проект.
Повторная виза курирующего заместителя главы администрации города в данном случае не требуется.
4.СРОКИ ВИЗИРОВАНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА
4.1.Срок визирования и согласования проекта МПА должностным лицом не должен превышать трех рабочих дней, срок проведения правовой экспертизы правовым управлением - пяти рабочих дней. В исключительных случаях, по решению начальника правового управления, указанный срок может быть продлен, как правило, до десяти рабочих дней.
4.2.Общий срок визирования и согласования проектов МПА по вопросам, затрагивающим имущественные права подопечных граждан, не должен превышать срок, установленный законодательством.
4.3.На доработку проекта структурному подразделению с учетом замечаний и предложений предоставляется три рабочих дня, для внесения редакционных правок - один рабочий день.
5.РЕГИСТРАЦИЯ ПРОЕКТА МПА В СЭД
5.1.При регистрации проекта МПА в СЭД в электронной регистрационной карточке документа заполняются следующие реквизиты и сведения:
- дата документа;
- вид документа - проект постановления/распоряжения;
- наименование документа;
- внес проект - Ф.И.О. руководителя или лица, официально исполняющие его обязанности;
- подготовил - Ф.И.О. ответственного исполнителя за подготовку проекта НПА;
- если проект является НПА, то присваивается признак "НПА";
- прикрепляется файл проекта НПА.
5.2.При регистрации проекта:
- постановления - присваивается порядковый регистрационный номер с добавлением литера "ПП";
- распоряжения - присваивается порядковый регистрационный номер с добавлением литера "ПР".
5.3.Регистрация всех проектов МПА в СЭД сквозная.
5.4.На бумажном оригинале в строке "Проект постановления/распоряжения администрации города Владимира от_____ N ______-ПП/ПР" указывается дата и регистрационный номер проекта.
5.5.Не подлежат регистрации проекты постановлений/распоряжений с грифом "Для служебного пользования", по вопросам кадрового делопроизводства, структуре администрации, о награждении и поощрении.
Электронные копии проектов МПА, не подлежащих регистрации в СЭД, передаются в протокольный отдел через папку обмена единой информационно-телекоммуникационной сети органов местного самоуправления города Владимира (далее - ИТС) W:\_DOCUMENTS\\папка курирующий заместитель главы администрации города\\папка структурного подразделения.
Электронные копии проектов с грифом "Для служебного пользования" в Протокольный отдел не представляются.
5.6.Проекты МПА, возвращенные на доработку, повторной регистрации не подлежат. При этом в электронной регистрационной карточке документа корректируются соответствующие реквизиты и сведения.
6.ПРОВЕРКА ПРОЕКТА МПА В ПРОТОКОЛЬНОМ ОТДЕЛЕ
6.1.Завизированный и согласованный проект МПА вместе с сопроводительными документами передается в Протокольный отдел, в котором осуществляется его проверка, оформляется соответствующая отметка (печать "Протокольный отдел") на оборотной стороне каждого листа проекта (исключая приложение).
6.2.Протокольный отдел проверяет:
- правильность использования бланка документа;
- соблюдение структуры проекта документа (наименование документа, преамбула, постановляющая/распорядительная часть);
- указание сроков исполнения поручений;
- последовательность оформления ссылок на документы (дата, регистрационный номер, наименование);
- правильность оформления стороны визирования и согласования, замечаний должностных лиц, зафиксированных в процессе визирования и согласования, наличие служебной записки (при необходимости);
- наличие приложений, указанных в тексте проекта документа;
- наличие на каждом листе проекта подписи руководителя структурного подразделения, вносящего проект;
- наличие нумерации страниц;
- регистрацию проекта МПА в СЭД, наличие прикрепленного файла в электронной регистрационной карточке (в папке обмена ИТС W:\_DOCUMENTS).
6.3.Проверка правильности указанных ответственным исполнителем за подготовку проекта МПА фамилий, имен, отчеств, адресов, наименований юридических лиц, структурных подразделений, должностей служащих администрации города Протокольным отделом не осуществляется.
6.4.Срок проверки проекта постановления/распоряжения протокольным отделом составляет три рабочих дня, в исключительных случаях (большой объем проекта) указанный срок может быть продлен до пяти рабочих дней.
6.5.Проект МПА, подготовленный с нарушением требований Стандарта и инструкции СМК администрации города Владимира "Подготовка и оформление муниципальных правовых актов администрации города Владимира И-АВ 01-02/08 2011", возвращается на доработку.
6.6.После проверки проекты МПА направляются на подпись главе администрации города.
Почта главе администрации города протокольным отделом формируется два раза в день.
7.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1.Должностные лица, осуществляющие визирование и согласование несут ответственность за качество, содержание проекта (находящееся в их компетенции) и своевременность его визирования и согласования.
7.2.Ответственность за принятое решение о повторном визировании и согласовании проекта (при наличии замечаний к проекту принципиального характера) несет руководить структурного подразделения.
7.3.Ответственность за соответствие внесенных изменений и дополнений в проект замечаниям визирующих и согласующих должностных лиц возлагается на ответственного исполнителя за подготовку проекта МПА.
7.4.Ответственный исполнитель за подготовку проекта МПА самостоятельно отслеживает местонахождение проекта и контролирует сроки его визирования и согласования.