Постановление Главы администрации Владимирской области от 19.05.1997 № 313
О регламенте работы администрации области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ 19.05.97 N 313О регламенте работы администрацииобласти ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить регламент работы администрации Владимирской области(прилагается). 2. Установить, что ранее принятые постановления и распоряженияглавы администрации области по вопросам организации работыадминистрации области, применяются в части, не противоречащейнастоящему регламенту. 3. Постановление главы администрации области от 20.01.92 N 33считать утратившим силу. Глава администрации Владимирской области Н. ВИНОГРАДОВ УТВЕРЖДЕН постановлением главы администрации области от 19.05.97 N 313 РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ I. Планирование работы План работы или перечень основных мероприятий администрацииформируется по предложениям заместителей главы администрации области,руководителей департаментов, управлений, комитетов, отделов, которыепредставляются в управление оргработы за 20 дней до начала следующегоквартала для обобщения. Подготовленный проект вносится на утверждение главе администрацииобласти не позднее, чем за 10 дней до окончания текущего квартала.Заместитель главы администрации области - госсекретарь осуществляетконтроль за его выполнением и информирует об его исполнении главуадминистрации области. Структурные подразделения администрации области планируют своюработу в соответствии с Положением об этом структурном подразделении,учитывая текущие задачи. II. Порядок подготовки правовых актов главы администрации и Законодательного Собрания Владимирской области Подготовка проектов документов, вносимых администрацией областидля рассмотрения на заседаниях Законодательного Собрания областиосуществляется в порядке, установленном постановлением главыадминистрации области от 17.02.97 N 80 "О совершенствовании работы пореализации права законодательной инициативы главы администрацииобласти". При подготовке проектов распоряжений, постановлений главыадминистрации области и актов Законодательного Собрания областиработниками государственно-правового управления (ГПУ) оказываетсянеобходимая помощь в подборе соответствующей правовой литературы идаются первичные разъяснения о применении того или иногозаконодательного акта и о подготавливаемом проекте. Проекты распоряжений и постановлений главы администрации области,завизированные соответствующими руководителями структурныхподразделений, представляются разработчиками проекта в приемную ГПУ,где они регистрируются и немедленно направляются в почту начальникаГПУ, который либо визирует проект, либо направляет его в юридическийотдел для правовой экспертизы. Работник, получивший для исполнения тот или иной проект, втечение, как правило, 3-х дней должен подготовить заключение о егоюридической состоятельности. Проект может быть возвращен разработчикамдля оперативного устранения выявленных нарушений. Правовой экспертизе подвергается как представленный проект, так изамечания на него иных структурных подразделений администрацииобласти, что предполагает представление его в ГПУ после визированияруководителями необходимых структурных подразделений администрацииобласти. При явной сложности представленного проекта срок правовойэкспертизы может быть увеличен. Проекты распоряжений и постановлений, завизированные илипризнанные юридически несостоятельными, направляются в приемную ГПУ, очем немедленно сообщается разработчику проекта. Проекты законов и иных нормативно-правовых актов ЗаконодательногоСобрания области, представления к этим актам после визирования ихруководителями соответствующих подразделений администрации областипредставляются разработчиками проекта в ГПУ, где они регистрируются инемедленно направляются в почту начальника управления. Дальнейшее прохождение документов производится в порядке,установленном для постановлений и распоряжений. Заместители главы, руководители департаментов, управлений,комитетов и отделов администрации осуществляют перспективноепланирование вопросов, подлежащих рассмотрению на заседанияхЗаконодательного Собрания и представляют для рассмотрения на коллегииадминистрации области перечень вопросов, подлежащих к рассмотрению назаседаниях Законодательного Собрания области в очередном квартале, непозднее 10 числа месяца, предшествующего данному кварталу. Проекты, подготовленные структурными подразделениямиадминистрации области и завизированные соответствующими заместителямиглавы, после обсуждения в необходимых случаях на коллегии иокончательной доработки, не позднее чем за 15 дней до их рассмотренияна заседаниях Законодательного Собрания повторно направляются вгосударственно-правовое управление администрации области дляпроведения юридической экспертизы. Проекты направленные в Законодательное Собрание области безпредставления главы или исполняющего обязанности главы администрацииобласти, не считаются внесенными администрацией, и подлежат отзыву. III. Подготовка и проведение заседаний коллегии администрации области Коллегия является совещательным органом при главе администрацииобласти. Персональный состав коллегии утверждается постановлениемглавы администрации области. Заседание коллегии проводится в соответствии с ежеквартальнымипланами. Проект плана формируется управлением оргработы по предложениямчленов коллегии, руководителей департаментов, управлений, комитетов иотделов администрации области, по согласованию с заместителями главы,курирующими эти подразделения, а также по предложениямгоррайадминистраций, которые представляются в управление оргработы непозднее чем за 20 дней до начала следующего квартала. Управление оргработы обобщает данные материалы и вносит проектквартального плана на утверждение главе администрации области(коллегию) не позднее, чем за 10 дней до начала следующего квартала. Контроль за подготовкой и выполнением планов работы коллегииосуществляется заместителем главы администрации - госсекретарем. Заседания коллегии администрации области проводятся, как правило,по понедельникам, не реже одного раза в месяц. Заседания коллегии проводятся при наличии не менее половинычленов состава коллегии. Ведет заседание коллегии глава администрации,а при его отсутствии - лицо, его замещающее. Состав лиц, вызываемых на заседание коллегии для участия врассмотрении каждого конкретного вопроса, определяет ответственный заподготовку, согласовывает список с курирующим заместителем главыадминистрации и обеспечивает их явку. Регистрацию приглашенныхосуществляет управление оргработы администрации. Во всех заседаниях коллегии участвуют начальники управлений: поделам госслужбы, оргработы, государственно-правового, общественныхсвязей и средств массовой информации, делопроизводства,социально-хозяйственного обеспечения, помощники и пресс-секретарьглавы администрации области. Место и время проведения очередного заседания коллегии и переченьосновных вопросов, вносимых в повестку дня заседания, в соответствии сутвержденным планом, доводится управлением оргработы до сведениячленов коллегии и приглашенных не позднее, чем за 5 дней до заседания.Материалы раздаются членам коллегии не позднее, чем за 3 дня дозаседания, исключая выходные и праздничные дни. Внеочередные заседанияколлегии могут созываться главой администрации области в зависимостиот обстоятельств в течение суток. В случае невозможности принятьучастие в заседании члены коллегии извещают главу администрации илилицо, его замещающее, не позднее, чем за сутки до заседания, собъяснением причин. Проекты постановлений готовятся органом или лицом, внесшим вопросна рассмотрение коллегии. Проекты постановлений, заключения, справкисогласовываются соответствующими лицами, от имени которых вопросвносится на заседание коллегии, с заместителем главы администрацииобласти, курирующим соответствующее направление, и визируются им.Окончательное решение о готовности материалов для рассмотрения вопросана коллегии принимает заместитель главы администрации области -госсекретарь, визирующий документы последним. Ответственный за подготовку вопроса обязан представить вуправление оргработы не позднее, чем за 5 дней до заседания коллегии(исключая праздничные дни), краткую справку (как правило не более 2-хстраниц машинописного текста) по существу рассматриваемого вопроса ипроект постановления, содержащий оценку деятельности руководителя илиоргана, отчитывающегося на коллегии, и меры по совершенствованиюработы. А также обеспечить содоклад и выступления, как правило, 2-3экспертов или специалистов по рассматриваемому вопросу. В случае систематического нарушения сроков предоставленияматериалов управление оргработы направляет служебную записку главеадминистрации области. До начала заседания управление оргработы проводит регистрациючленов коллегии и приглашенных и докладывает о результатах главеадминистрации или лицу, его замещающему. Глава администрации области или лицо, его замещающее, можетпринять решение о проведении закрытого или суженного заседанияколлегии. Устанавливается следующий порядок проведения заседания коллегии: - время для докладов - до 10-15 мин., содокладов - до 7 мин., - для выступающих в прениях - до 5 мин., - для повторных выступлений - до 3 мин., - для замечаний, справок, предложений и т.д.- до 3 мин. Председательствующий на коллегии имеет право: - делать замечания выступающему в случае отклонения отобсуждаемой темы, использования некорректных или грубых выражений,призывов к незаконным или насильственным действиям, превышения временивыступления, а также в случаях разглашения сведений, допуск к которымограничен; - лишать слова, если выступающий не реагирует на замечания; - перед обсуждением сообщать членам коллегии точнуюформулировку вопроса, предложения или замечания, по которомупроводится обсуждение. По окончании обсуждения любого вопроса председательствующийпроводит согласование с членами коллегии по представленному проектупостановления главы администрации области. Докладчик и содокладчик,после обсуждения вопроса, могут выступить с заключительным словом неболее 3 минут каждый. Коллегия осуществляет свои полномочия через постановления,которые принимаются главой администрации области. Протоколы заседанийколлегии оформляются управлением делопроизводства в течение 3-х дней. Проекты документов, рассмотренных на заседании коллегии, покоторым в ходе обсуждения сделаны несущественные замечания, внесенынебольшие дополнения или изменения, дорабатываются ответственными заподготовку в течение трех дней. Если документы претерпели значительныеизменения и содержат большой объем материала, то они дорабатываютсяответственными за подготовку не более чем в недельный срок. Иные срокидоработки документов устанавливаются главой администрации области. Приэтом подготовленные документы заново визируются всемизаинтересованными сторонами, а также (в последнюю очередь) вуправлении оргработы и у заместителя главы администрации области -госсекретаря. После этого все материалы с указанием списка рассылкипередаются в управление оргработы для подписания у главы администрацииобласти. Управление делопроизводства в 3-х дневный срок после подписаниядокументов, рассмотренных на заседании коллегии, направляет ихисполнителям. Управление социально-хозяйственного обеспечения осуществляетозвучивание, магнитофонную запись заседания коллегии. Управлениеделопроизводства готовит для участников заседания необходимыеканцелярские принадлежности. IV. Проведение плановых мероприятий По поручению главы администрации области или его заместителейструктурные подразделения, ответственные за подготовку и проведениемероприятий, как правило, не позднее чем за 15 дней до началаразрабатывают план проведения того или иного мероприятия, которыйутверждается главой администрации области или его заместителями. В соответствии с утвержденным планом структурные подразделенияадминистрации области, участвующие в проведении данного мероприятия непозднее, чем за 3 дня до его начала подготавливают необходимыематериалы, согласовывают их с курирующими заместителями главыадминистрации области. В их обязанности входит также формированиесписков участников, их приглашение, регистрация и выдача разработанныхдокументов. Управление делопроизводства отвечает за печатаниематериалов, их размножение, управление социально-хозяйственногообеспечения за озвучивание и звукозапись (при необходимости). Управление социально-хозяйственного обеспечения подготавливаетпомещение, при необходимости бронирует места в гостинице, организуетпитание, транспортное обслуживание. V. Организация контроля и исполнения документов Контроль за исполнением документов представляет собой комплекснуюсистему обеспечения и оценки выполнения задач, планов, управленческихрешений и поручений, зафиксированных в документах. Контроль по существу затрагиваемых в документах вопросовосуществляется руководством администрации, руководителями структурныхподразделений. Технический контроль за сроками исполнения документов, заданий ипоручений осуществляется: а) в администрации - группой по контролю за исполнениемпринимаемых постановлений и распоряжений управления делопроизводства; б) в секретариатах заместителей главы администрации - помощникамизаместителей главы администрации; в) в структурных подразделениях - ответственными заисполнительскую дисциплину. Технический контроль осуществляется с помощью ЭВМ. Право постановки документов на контроль имеют глава администрацииобласти и его заместители. Вопрос о постановке документа на контроль и сроках его исполнениярешают руководители администрации непосредственно в момент егорассмотрения. На задании, подлежащем контролю, руководитель делает пометку "К"и определяет срок исполнения. В задании указывается ответственный исполнитель. Ответственныйисполнитель назначается из числа руководящих работников администрации. Если в задании (резолюции) указано несколько исполнителей, тоуказанный в задании (резолюции) первый исполнитель является главныморганизатором по выполнению задания в целом и имеет право созыватьсоисполнителей с целью организации работы и требовать от нихисполнения задания в срок, либо соисполнители направляют свое мнение вписьменной форме ответственному исполнителю, который, обобщаяматериалы соисполнителей, формирует окончательное заключение пополученному заданию. Ответственность за своевременное и качественное исполнениепоручений в равной мере несут все исполнители, которые указаны взадании (резолюции). Документы, указанные в "Перечне документов, подлежащихобязательному контролю" (прилагается), подлежат обязательнойпостановке на контроль. По указанию руководства на контроль могут быть поставленыдокументы, не включенные в перечень. Срок исполнения документов исчисляется: - входящего документа - с момента поступления его в администрацию; - распорядительных документов - со дня их издания; - протокольного решения, поручения - со дня проведениямероприятия. Документы, поставленные на контроль, поступают в группу поконтролю за исполнением принимаемых постановлений и распоряженийуправления делопроизводства, где осуществляются следующие операции: - учет контролируемых документов и заданий; - проставление на документе штампа "Взято на контроль" и пометки"К" на контролируемых заданиях; - постановка документа на машинный (автоматизированный) и ручнойконтроль. Машинный контроль осуществляется с помощью ЭВМ за документами(заданиями), срок исполнения которых более 7 дней. Ручной контроль осуществляется за документами, срок исполнениякоторых менее 7 дней. Контролируемые документы после обработки в группе по контролю заисполнением принимаемых постановлений и распоряжений через канцеляриюнаправляются в структурные подразделения, где учитываютсяответственными за исполнительскую дисциплину. При получении контролируемых документов ответственный заисполнительскую дисциплину передает документ непосредственномуисполнителю после наложения на него руководителем резолюции. Если выполнить задание в срок (по объективной причине)невозможно, то отменить задание или перенести сроки исполнения имеетправо только руководитель, который поставил документ на контроль. При этом не менее, чем за 3 дня до истечения указанного срока,ответственным исполнителем оформляется служебная записка на имяруководителя, который поставил документ на контроль. Резолюцией руководителя на служебной записке переносятся сроки идля соисполнителей по последующим этапам исполнения документа. Документы и поручения считаются исполненными, если о выполнениипредусмотренных в них заданий доложено должностному лицу которыйснимает их с контроля. В докладах, информации, письме о выполнении поручения, резолюциидолжны быть отражены конкретные результаты исполнения документа исодержаться сведения о том, кем, когда, в какой форме (устной илиписьменной) дан ответ. Доклады, информации, письма о выполнении поручения, несоответствующие установленным требованиям, возвращаются исполнителямдля доработки и повторного представления. О выполнении заданий и поручений содержащихся в постановлениях ираспоряжениях главы администрации непосредственный исполнительотчитывается перед ответственным за проверку исполнения. Ответственнымза их исполнение является руководитель, на которого возложен контрольза исполнением названного документа. В случае принятия отчета по выполнению задания ответственный запроверку исполнения расписывается в контрольной карточке унепосредственного исполнителя. При выполнении всех заданий контролируемого постановления илираспоряжения помощник заместителя главы, на которого возложенконтроль, готовит служебную записку на имя главы администрации спредложением о снятии данного документа с контроля. Записка вместе сконтрольным делом (в котором сформированы все документы (самопостановление, контрольная карточка, справки, информации и другиематериалы) подписывается соответствующим заместителем главыадминистрации и направляется главе администрации для принятия решения. Решения о снятии с контроля или продлении сроков исполненияпоручений принимают глава администрации или заместитель главыадминистрации - госсекретарь визированием или выпуском распоряжения. В деле организации исполнения используется система упреждающегоконтроля. Заблаговременно предоставляется информация руководствуадминистрации о принятых мерах по исполнению поручений, с последующимдокладом в установленные сроки об итогах проделанной работы.Осуществляется контроль на этапе организации исполнения до окончанияустановленного срока. При подготовке проектов постановлений,распоряжений главы администрации области, к ним как правило,прилагаются планы первоочередных мер по их реализации. На постоянный контроль ставятся наиболее значимые документы,областные целевые и комплексные программы. Для долгосрочных документовустанавливаются даты промежуточного контроля. По наиболее важнымпроблемам проводится контроль на месте, не ограничиваясь анализомполучаемой информации. К заседаниям коллегии администрации практикуется регулярнаяподготовка информационных материалов о ходе выполнения тех или иныхпоручений. На заседаниях коллегии заслушиваются отчеты руководителейорганов исполнительной власти и должностных лиц о ходе исполненияпоручений и состоянии исполнительской дисциплины. Руководители подразделений администрации систематическианализируют состояние исполнения контролируемых поручений, документов,на 5 число каждого месяца представляют в группу по контролю заисполнением принимаемых постановлений и распоряжений управленияделопроизводства информацию о ходе исполнения документов. Группа по контролю за исполнением принимаемых постановлений ираспоряжений управления делопроизводства на 10 число каждого месяцапредставляет информацию главе администрации о состоянии исполнениядокументов в секретариатах, департаментах, управлениях, комитетах,отделах администрации. Аналитические материалы по данным вопросамрегулярно выносятся на обсуждение коллегии. Анализ исполнения документов ежемесячно представляетсязаместителю главы администрации - госсекретарю для принятиясоответствующих решений. Организация контроля за исполнением федерального законодательства Порядок работы с правовыми актами федеральных органовгосударственной власти в администрации области определяетсяпостановлением главы администрации области от 19 апреля 1996 года N 207. Под правовыми актами федеральных органов государственной властиприменительно к целям настоящего Порядка понимают федеральные законы,постановления Государственной Думы и Совета Федерации ФедеральногоСобрания РФ, указы и распоряжения Президента РФ, постановления ираспоряжения Правительства РФ, Министерства труда РФ, принятые изарегистрированные в установленном порядке, а также проекты указанныхактов, направленные в администрацию области для согласования,предложений и замечаний. Поступившие в администрацию области указанные документырегистрируются управлением делопроизводства в первоочередном порядке ипередаются в государственно-правовое управление, где определяютсяосновные направления их исполнения, которые рекомендуются главеадминистрации области в виде проектов резолюций. В необходимых случаях проводится экспертно-правовой анализпоступивших проектов нормативно-правовых актов. Документы с проектами резолюций немедленно передаютсягосударственно-правовым управлением помощнику главы администрацииобласти, который направляет их главе администрации области. Глава администрации области рассматривает документы и определяетпорядок их исполнения и контроля посредством подписания резолюции,после чего они через помощника главы администрации возвращаются вгосударственно-правовое управление для организации исполнения иконтроля. Государственно-правовое управление согласно резолюции передаетдокументы в соответствующие секретариаты заместителей главыадминистрации области и структурные подразделения и органыадминистрации области, где производится отметка о начале их исполнения. Заместители главы администрации области, руководители структурныхподразделений и органов администрации области путем резолюций,указаний и поручений определяют порядок работы с федеральными актами,конкретных исполнителей, необходимость доведения их до сведенияподчиненных работников или курируемых подразделений и органов и несутперсональную ответственность за качественное и своевременное ихисполнение. Заместители главы администрации области, руководители структурныхподразделений и органов обязаны в установленный срок исполнитьпоступившие документы согласно имеющимся резолюциям главыадминистрации области. Работа с документами рамками содержащихся врезолюциях предписаний не ограничивается. Предложения о внесении изменений в порядок и сроки исполненияфедеральных актов направляются в государственно-правовое управлениевместе с документом в виде мотивированного ходатайства не позднее 3-хдней до истечения срока исполнения документа. На основании ходатайстваможет быть подготовлен соответствующий проект дополнительной резолюциик документу, который немедленно направляется главе администрацииобласти для рассмотрения и принятия решения. Срок исполнения федеральных актов исчисляется в календарных дняхс даты поступления в соответствующий секретариат или структурноеподразделение, орган администрации. Срок исполнения документа, если он не определен в резолюции или втексте самого документа, устанавливается не более одного месяца со днярегистрации документа. В случае направления документа только для ознакомления или длясведения срок работы с ним в секретариатах, подразделениях и органахадминистрации области не должен превышать трех рабочих дней. Порядок исполнения документов несколькими исполнителямиопределяется непосредственно ответственным исполнителем самостоятельноили путем согласования между исполнителями. Материалы по результатам исполнения документов либо данные офактическом их исполнении направляются секретариатами и структурнымиподразделениями и органами администрации области вгосударственно-правовое управление, где определяется дальнейшее ихиспользование. О неисполнении документа в течение установленного срокагосударственно-правовое управление доводит до сведения главыадминистрации области, что не исключает обязанностей соответствующихдолжностных лиц по исполнению документа. Государственно-правовое управление постоянно проводит анализработы по контролю за исполнением федерального законодательства иежеквартально письменно информирует об этом главу администрацииобласти и заместителя главы администрации области - госсекретаря. Настоящий Порядок не распространяется на письма, обращения,запросы и иные документы ненормативного характера, поступающие изфедеральных органов власти. Организация контроля за ходом исполнения поручений Президента Российской Федерации Осуществление контроля за выполнением поручений ПрезидентаРоссийской Федерации возлагается на отдел организации исполнения иконтроля федерального законодательства и работы с областными законамигосударственно-правового управления (далее - отдел исполнения иконтроля ГПУ). Прямые поручения Президента РФ, а также указы и распоряженияПрезидента РФ, содержащие поручения, регистрируются управлениемделопроизводства и направляются в государственно-правовое управлениедля организации исполнения и контроля в порядке, установленном дляработы с федеральным законодательством. В государственно-правовом управлении картотека порученийПрезидента РФ ведется отдельно. Работа по организации исполнения и контролю поручений ПрезидентаРФ в ГПУ осуществляется в первоочередном порядке. При подготовке проекта резолюции главы администрации области вней обязательно указывается, что производится исполнение порученияПрезидента РФ, а также перечень необходимых мер по исполнениюпоручения Президента РФ с указанием исполнителей и сроков. Контролю подлежат поручения, содержащиеся в указах ираспоряжениях Президента Российской Федерации, а также прямыепоручения главы государства. Система упреждающего контроля представляет собой совокупность мерпо осуществлению поэтапных контрольных действий, направленных наобеспечение своевременного выполнения поручений Президента РоссийскойФедерации. При организации исполнения поручений Президента РоссийскойФедерации используются следующие меры упреждающего контроля: - определение средств и методов контроля за своевременнымисполнением поручений Президента Российской Федерации, в том числепринятие решений (постановлений, распоряжений, приказов и т.п.),разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков идолжностных лиц, ответственных за исполнение поручений Президента РФ; - направление ответственным исполнителям предупредительныхзапросов с целью получения и анализа промежуточной информации опринятых мерах по выполнению поручений Президента РоссийскойФедерации. В случае возникновения обстоятельств, затрудняющихсвоевременное исполнение поручений, в промежуточной информацииуказываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры пообеспечению своевременного выполнения поручений главы государства; - осуществление контрольных проверок хода исполнения поручений; - регулярное заслушивание на оперативных совещаниях, либоспециальных заседаниях сообщений (отчетов) должностных лиц опроделанной работе по выполнению поручений; - проведение служебных расследований по фактам несвоевременногоили ненадлежащего исполнения поручений Президента и внесениепредложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц; - введение автоматизированной системы контроля за своевременнымисполнением поручений Президента Российской Федерации. Исполнитель направляет в отдел исполнения и контроля ГПУпромежуточную информацию о принятых мерах по исполнению порученийглавы государства, а также копии организационнораспорядительныхдокументов, принятых во исполнение этого поручения, если срокисполнения поручений определен в течение месяца и более. Если срокисполнения поручения установлен менее месяца и при этом своевременноеего исполнение не вызывает сомнения, то промежуточная информацияпредоставляется по усмотрению исполнителя. Поручения Президента Российской Федерации рассматриваютсябезотлагательно и исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения, если он не определен в поручении,устанавливается в один месяц. Поручения, содержащие в тексте указания "срочно", исполняются втрехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленныхвопросов или с указанием "оперативно" в течение десяти дней, с моментаполучения поручения исполнителем. Итоговые справки с отражением конкретных результатов опроделанной работе по выполнению поручений Президента РФпредставляются в установленный срок главе администрации области дляподготовки доклада Президенту Российской Федерации. Указанные справки до их представления главе администрациианализируются и обобщаются в отделе исполнения и контроля ГПУ. Справкиоб исполнении поручений Президента Российской Федерации, не отвечающиеустановленным требованиям, возвращаются ГПУ должностным лицам -исполнителям поручений для доработки и повторного представления. Работа с областными законами и иными нормативными правовыми актами, принятыми Законодательным Собранием Владимирской области Порядок работы с нормативными правовыми актами, принятымиЗаконодательным Собранием области в установленном порядке инаправленными главе администрации области для подписания иофициального опубликования, установлены постановлением главыадминистрации области от 31 января 1997 года N 44. Персональную ответственность за качественную и своевременнуюработу с нормативными правовыми актами, принятыми ЗаконодательнымСобранием и поступающими в администрацию области на всех стадияхзаконодательного процесса, несут заместители главы администрацииобласти, руководители структурных подразделений и органов. Контроль за работой по прохождению в администрации областиуказанных актов осуществляет государственно-правовое управление. Поступившие в администрацию области областные законы и иныенормативные правовые акты, принятые Законодательным Собранием областив установленном порядке и направленные главе администрации дляподписания и официального опубликования либо для внесения замечаний ипредложений после первого, второго и последующих чтений,регистрируются управлением делопроизводства в день поступления соформлением регистрационных карточек и передаются вгосударственно-правовое управление. Государственно-правовое управление проводит экспертно-правовойанализ указанных документов, готовит проект резолюции главыадминистрации области, в которой рекомендуется порядок работы с ними вадминистрации области. После рассмотрения областных законов главой администрации,подписания соответствующих резолюций, они передаются в управлениеделопроизводства, в котором резолюция главы администрации заносится врегистрационные карточки и документы направляются в соответствующиесекретариаты заместителей главы администрации области, структурныеподразделения и органы, а также государственно-правовое управление,где организуется их исполнение. При определении главой администрации области несколькихисполнителей закона управлением делопроизводства производится снятиекопий, которые одновременно направляются всем исполнителям. Второй экземпляр регистрационной карточки с отметкой об отправкезакона исполнителям направляется управлением делопроизводства вгосударственно-правовое управление для организации контроля запрохождением закона в структурных подразделениях и органахадминистрации и своевременным исполнением резолюции главыадминистрации области. Заместители главы администрации области, руководители структурныхподразделений и органов определяют дальнейший порядок работы сзаконом, конкретных исполнителей. Подготовленные ими по результатамрассмотрения замечания, предложения, справки и т.п. направляются черезуправление делопроизводства в государственно-правовое управление, гдеони анализируются и обобщаются. Отсутствие замечаний и предложений уисполнителей отражается ими в визе на документе. Государственно-правовое управление готовит обобщающее заключение,либо проект ответа о возвращении закона в Законодательное Собраниеобласти, которое направляется главе администрации области для принятияокончательного решения по закону. Об отсутствии замечаний ипредложений в целом по закону государственно-правовое управлениеинформирует главу администрации посредством соответствующей записи врезолюции. Организация контроля за исполнением поручений главы администрации области Организация контроля за исполнением поручений главы администрацииобласти осуществляется отделом контроля управления оргработыадминистрации области. Поручение главы администрации оформляется специальным бланком,который направляется управлением делопроизводства отделу контроляуправления оргработы, где оно регистрируется и после этого передаетсянепосредственно исполнителю. Контроль за исполнением каждого поручения осуществляетсяработниками отдела контроля путем постоянного контакта с исполнителем,получения достоверной информации от него и других источников. Работник отдела, осуществляющий контроль за поручением главы,вправе требовать от исполнителей и организаций, задействованных вреализации поручения главы, любой информации, касающейся ходавыполнения данного поручения. Исполнитель, организация, задействованные в реализации порученияглавы, обязаны в 3-х дневный срок представить в отдел контролязапрашиваемую необходимую информацию. На поручения с длительным сроком исполнения заводятся контрольныепапки, где фиксируется материал о ходе исполнения поручения, справкипромежуточного контроля, мероприятия исполнителя, деловая переписка ит.д. При выполнении поручения главы администрации исполнителемпредставляется в отдел контроля письменная итоговая информация. Работник отдела, отвечающий за данное поручение, имеет правовыехать на место, лично удостовериться в исполнении поручения главыадминистрации, встретиться с исполнителем и заявителем, или запроситьнеобходимую дополнительную информацию. По истечении срока контроля или полном выполнении поручения наконтрольной карточке делается соответствующая пометка: "выполнено","не выполнено", "частично выполнено", готовится справка главеадминистрации, где вносится одним из предложений: "снять с контроля","продлить срок контроля". Также могут вноситься предложения оналожении взысканий на виновных в невыполнении поручений главыадминистрации. Отдел контроля 1 раз в полугодие представляет главе администрациии заместителю главы администрации - госсекретарю анализ выполненияпоручений с выводами и предложениями по совершенствованию этой работы.Ежегодно по этому вопросу готовится итоговая аналитическая записка. * * * Все материалы связанные с обеспечением контроля за исполнениемдокументов в администрации области вносятся в базу данных ЭВМструктурных подразделений (управление делопроизводства, ГПУ, отделконтроля управления оргработы, отдел по обращениям граждан). Приложение П Е Р Е Ч Е Н Ь документов, подлежащих обязательному контролю Поручения и письма Правительства Российской Федерации: - 3 дня с пометкой "срочно"; - 10 дней или к указанному в них сроку; Законы Владимирскойобласти и решения Законодательного Собрания: - согласно регламенту Законодательного Собрания. Постановления, распоряжения администрации области: - согласно указанному в них сроку. Запросы членов СоветаФедерации, депутатов Госдумы Федерального Собрания РФ и депутатовЗаконодательного Собрания области по их депутатской деятельности: - до 15 дней со дня их получения или в иной, установленный срок. Заявления и обращения членов Совета Федерации, депутатов ГосдумыФедерального Собрания РФ и депутатов Законодательного Собрания области: - безотлагательно - по обращениям, не требующим дополнительногоизучения и проверки; - в случае необходимости проведения дополнительной проверкиобращения депутат извещается об этом в 3-х дневный срок. - окончательный ответ представляется депутату не позднее 20 днейсо дня получения обращения депутата. Письма - запросы и письма - поручения вышестоящих учреждений иорганизаций (министерств и ведомств): - 10 дней или согласно сроку, указанному в тексте письма илирезолюции руководства администрации. Письма учреждений, организаций и предприятий: - 30 дней или согласно сроку, указанному в резолюции руководстваадминистрации. Предложения, заявления и обращения граждан (контрольосуществляется отделом по обращениям граждан администрации области): - безотлагательно - не требующие дополнительного изучения ипроверки, но не позднее 15 дней со дня поступления; - до 1 месяца - в случае проверки или дополнительного изучениявопроса. Телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы: - до 5 дней или к указанному в них сроку. ПРИМЕЧАНИЕ: Если вопросы, изложенные в документах, непредставляется возможным решить в указанные сроки, корреспондентудолжно быть направлено сообщение о причинах задержки решения вопросови сроках окончательного ответа. VI. Работа с кадрами В соответствии с Законом "Об основах государственной службы РФ" иУказом Президента РФ от 03.10.94 N1969 "О мерах по укреплению единойсистемы исполнительной власти в Российской Федерации" назначение надолжности и освобождение от должностей работников аппаратаадминистрации области, руководителей структурных подразделенийадминистрации производит глава администрации области путем изданиясоответствующего распоряжения. Отбор кандидатов на замещение вакантныхдолжностей осуществляется, как правило, на конкурсной основе. Материалы по вопросам кадров готовит управление по деламгосслужбы администрации совместно с секретариатами главы изаместителей главы администрации области. Прием на работу в аппарат администрации и в ее департаменты,управления, комитеты и отделы может осуществляться на контрактнойоснове. Порядок и особые условия приема на работу в аппарат администрацииобласти определяются в соответствии с Законом "Об основахгосударственной службы в Российской Федерации" и постановлением главыадминистрации области от 21.06.93 N 113. Назначение, перемещение и освобождение работников, входящих вперечень должностей руководителей структурных подразделенийадминистрации области, подлежащих учету, а также работников аппаратаадминистрации области производится по представлениям соответствующихдепартаментов, управлений, комитетов и отделов. Указанные подразделения согласовывают кандидатуры ссоответствующими заместителями главы администрации области,подготавливают проекты распоряжения о приеме на работу, контракта(если таковой будет заключен с данным работником), визируют их вгосударственно-правовом управлении и направляют работника в сектор покадрам управления по делам госслужбы администрации области. В случае приема на работу в администрацию области по определеннойспециальности или квалификации без определения должности в конкретномструктурном подразделении оформление на работу осуществляетсяуправлением по делам госслужбы. В сектор по кадрам работник представляет заявление о приеме наработу (с указанием конкретной специальности, квалификации илидолжности), заполняет личный листок по учету кадров, а такжезнакомится со специальными требованиями, предъявляемыми к работникуаппарата администрации. Заведующий сектором оформляет на кандидатасправку по ознакомлению, делает в ней соответствующую отметку, вносит(если это необходимо) правки в проект распоряжения о назначении ипредлагает кандидату на должность пройти у эксперта-психологатестирование и аттестование. Начальник управления по делам госслужбы проводит собеседование сработником, знакомит с внутренним трудовым распорядком и регламентомработы аппарата, отражает в справке эти факты и отсутствие препятствийдля занятия соответствующей должности кандидатом, либо принятия его наработу по определенной специальности или квалификации. После этогодокументы передаются руководителю департамента, управления, комитетаили отдела аппарата администрации области, в котором предполагаетсяиспользовать данного кандидата. Руководитель указанного подразделениядает в справке по ознакомлению свое заключение по работнику инаправляет его на собеседование ко всем заместителям главыадминистрации области, в последнюю очередь к курирующему заместителюглавы, которые также дают в справке по ознакомлению свое заключение, азатем направляет на окончательную беседу к главе администрацииобласти, который принимает решение о приеме или об отказе в приеме наработу кандидата. Как правило, заместители главы администрации области проводятсобеседование со всеми работниками аппарата администрации,принимаемыми в курируемые ими подразделения, а также руководителямисоответствующих структурных подразделений администрации. Главаадминистрации - с кандидатами на замещение вакантной должности ваппарате администрации области - начиная с уровня ведущего специалистаи выше, а также руководителями и заместителями руководителейструктурных подразделений администрации, являющихся юридическимилицами. При приеме на работу работник сдает в трехдневный срок в секторпо кадрам все необходимые документы для оформления личного дела(личный листок по учету кадров, автобиографию, копию диплома,фотокарточки 4 х 6 см и 3 х 4 см, медицинское заключение о состоянииздоровья, справку из органов госналогслужбы о представлении сведенийоб имущественном положении, трудовую книжку), заполняет личнуюкарточку по форме Т-2 и получает удостоверение установленного образца.При оставлении должности в обязательном порядке удостоверение сдаетсяв сектор по кадрам управления по делам государственной службы. Специалисты и служащие департаментов, управлений, комитетов иотделов администрации, являющихся юридическими лицами, проходятсобеседование с руководителями своих подразделений. Их тестирование иаттестование может проводиться по заявке руководителей указанныхструктур по согласованию с управлением по делам госслужбыадминистрации области. В отдельных случаях кандидатуры могутрассматриваться на заседаниях соответствующих кадровых комиссий,образованных в соответствии с постановлением главы администрацииобласти от 19.11.91 N 52. При назначении кандидатов на должности личные дела наруководителей департаментов, управлений, комитетов и отделовадминистрации, их заместителей, ответственных работников аппаратаадминистрации области оформляются в управлении по делам госслужбыадминистрации. Руководители структурных подразделений администрации,являющихся юридическими лицами, учитываются в управлении по деламгосслужбы списком, для чего в сектор по кадрам управления сообщаютсяих фамилии. Сектор по кадрам осуществляет формирование резерва навыдвижение на вышестоящие государственные должности государственнойслужбы. Трудовые книжки на руководителей департаментов, управлений,комитетов и отделов администрации, их заместителей хранятся по местуих работы. Трудовые книжки на работников аппарата администрациихранятся в управлении по делам госслужбы администрации. Для выявленияуровня профессиональной квалификации, соответствия работникатребованиям, предъявляемым к занимаемой им должности и выработкирекомендаций по его дальнейшей деятельности в аппарате, департаментах,управлениях, комитетах и отделах администрации проводится аттестациякадров. Порядок проведения аттестации утверждается постановлениемглавы администрации области. VII. Повышение профессионального уровня кадрового состава Подготовка и повышение квалификации работников органовисполнительной власти и местного самоуправления организуетсяуправлением по делам госслужбы администрации по плану, утверждаемомуглавой администрации области. Руководящие работники направляются на обучение в РоссийскуюАкадемию государственной службы при Президенте Российской Федерации,Волго-Вятскую Академию госслужбы и Владимирский филиал Российскойакадемии государственной службы при Президенте РФ. Направление на учебу работников администрации осуществляется попредставлениям руководителей структурных подразделений, согласованнымс соответствующими заместителями главы администрации области,заместителем главы администрации области - госсекретарем и оформляетсяраспоряжением главы администрации. На работников, рекомендуемых на обучение в данные учебныезаведения, в управление по делам госслужбы представляются следующиедокументы: 1. Направление руководителей структурного подразделенияадминистрации области, руководителей органов местного самоуправления. 2. Заявление на имя ректора с указанием формы обучения испециальности. Подбор кандидатур для направления на обучение в РоссийскуюАкадемию государственной службы при Президенте Российской Федерации иВолго-Вятскую Академию госслужбы осуществляется в марте-апреле, воВладимирский филиал Российской академии государственной службы - вавгусте-сентябре ежегодно. Направление на краткосрочные курсы повышения квалификацииосуществляется на основании вызовов учебных заведений, соответствующихминистерств и ведомств по согласованию с соответствующимизаместителями главы администрации области и заместителем главыадминистрации области - госсекретарем. Комплектует группы управлениепо делам госслужбы. В целях упорядочения процесса подготовки и переподготовки кадровдепартаменты, управления, комитеты и отделы не позднее декабряежегодно составляют планы учебы на год. После согласования сзаместителями главы планы обобщаются управлением по делам госслужбы ивносятся на утверждение главы администрации области. В администрации области проведение семинаров осуществляется набазе выделенного для этих целей учебного кабинета, оснащенногоспециализированным оборудованием. VIII. Оформление материалов на поощрение, вручение наград Для рассмотрения вопроса о поощрении работников - награжденииПочетной грамотой, денежной премией, ценным подарком, выраженииблагодарности предприятия, организации, учреждения по согласованию сорганами местного самоуправления через курирующих заместителей главыадминистрации области, представляют в управление по делам госслужбыписьмо-ходатайство с указанием конкретных заслуг и вида поощрения, ккоторому представляется работник. Оформление постановления, Почетной грамоты, благодарственногописьма в 10-дневный срок после получения письма-ходатайствавозлагается на сектор государственных наград управления по деламгосударственной службы. Все подготовленные материалы по поощрению государственныминаградами, Почетной грамотой администрации, денежной премией, ценнымподарком, вынесению благодарности визируются в управлении по деламгосслужбы, заместителем главы администрации области - госсекретарем инаправляются на подпись главе администрации, а в его отсутствиеисполняющему его обязанности заместителю главы администрации области. После принятия постановления о награждении вручение наградосуществляется главой администрации области, либо в его отсутствиелицом, исполняющим обязанности главы администрации области, либо инымлицом по поручению главы администрации области. Один экземпляр принятого документа о награждении направляется вуправление по делам госслужбы администрации, которое осуществляетперсональный учет награжденных. IX. Оформление материалов для представления к награждению орденами, медалями, присвоению почетных званий Российской федерации и вручение наград В соответствии с Указами Президента РФ от 11.06.95 N 554 "Овнесении изменений в Указ Президента Российской Федерации от 30.12.95N 1341 "Об установлении почетных званий Российской Федерации.утверждении положений о почетных званиях и описании нагрудного знака кпочетным званиям Российской Федерации", от 25.11.94 N 2119 "Обутверждении форм наградного листа для представления к награждениюгосударственными наградами Российской Федерации" ходатайства онаграждении государственными наградами возбуждаются в коллективахпредприятий, учреждений, организаций государственной, муниципальной,частной и иных форм собственности, либо органами местногосамоуправления. Органы местного самоуправления сельских поселений,руководители предприятий, учреждений, организаций после согласования сорганами местного самоуправления районов, городов, направляютходатайства о награждении главе администрации области или посогласованию с главой администрации области в федеральные органыгосударственной власти. Повторное представление к ордену, медали за новые заслугивозможно не ранее, чем через 3 года после предыдущего награждениягосударственной наградой, за исключением награждения за совершениегероического подвига, проявленные мужество, смелость и отвагу. Повторное награждение одноименными государственными наградами непроизводится, кроме наград, имеющих степени, и награждения запроявленные мужество, смелость и отвагу. Государственные награды вручаются в торжественной обстановке.Одновременно награжденному выдается удостоверение к государственнойнаграде. По поручению Президента Российской Федерации и от его именинаграды могут вручать глава администрации области, председательЗаконодательного Собрания области, их заместители, полномочныйпредставитель Президента Российской Федерации. Порядок возбуждения ходатайств о награждении государственныминаградами военнослужащих, гражданского персонала Вооруженных СилРоссийской Федерации, сотрудников органов внутренних дел, работниковорганов прокуратуры, таможенной службы и налоговой полицииопределяется соответствующими федеральными органами исполнительнойвласти. Порядок возбуждения ходатайств о награждении государственныминаградами судей определяется Конституционным судом РоссийскойФедерации, Верховным судом и Высшим Арбитражным Судом РоссийскойФедерации. В администрацию области в 2-х экземплярах направляются наградныелисты утвержденной формы и письма-ходатайства на имя главыадминистрации области, а также согласования с федеральными органамиисполнительной власти в письменной форме. Организационно-техническую работу по подготовке материалов кнаграждению орденами, медалями Российской Федерации и присвоениюПочетных званий Российской Федерации, организацию и проведениевручения наград, подготовку материалов к отчетам в УправлениеПрезидента Российской Федерации по государственным наградамобеспечивает управление по делам госслужбы администрации области(сектор государственных наград) в следующем порядке: - после получения материалов о награждении государственныминаградами управление в течение одного месяца со дня полученияпроверяет правильность оформления документов и готовитписьмо-ходатайство на имя Президента Российской Федерации по существувопроса, которое после подписания главой администрации направляется вадрес Президента Российской Федерации; - ордена, медали, нагрудные знаки и удостоверения к ним,поступающие из орденской кладовой Управления Президента РоссийскойФедерации по государственным наградам, оприходованные в кассебухгалтерии администрации области, управление получает по разрешениюзаместителя главы администрации области - госсекретаря; - при получении Указов о награждении, присвоении почетных званийРоссийской Федерации, орденов, медалей, нагрудных знаков,удостоверений управление организует заполнение удостоверений и учетныхкарточек награжденных; - о произведенном вручении государственных наград управление вустановленные законодательством сроки составляет для УправленияПрезидента Российской Федерации по государственным наградам протоколывручения, учетные карточки награжденных. Управление по делам госслужбы (сектор государственных наград)также: - ведет учет лиц, награжденных орденами и медалями, и лиц,удостоенных почетных званий Российской Федерации; - готовит документы о восстановлении в правах на государственныенаграды, возврате изъятых, выдаче дубликатов государственных наград; - рассматривает обращения граждан по вопросам награждения,восстановления в правах на награды и выдачи дубликатов наград; - проверяет документы и готовит постановления о выдачеудостоверений к медали "За доблестный труд в Великой Отечественнойвойне" труженикам тыла; - направляет, после подготовки сопроводительных документов,подлежащие возвращению в орденскую кладовую Управления ПрезидентаРоссийской Федерации по государственным наградам оприходованные вкассе администрации области награды умерших награжденных, не имеющихнаследников; - организует обмен книжек талонов на право бесплатного проездаГероям Советского Союза, Героям Социалистического Труда и полнымкавалерам орденов Славы и Трудовой Славы; - оказывает методическую помощь работникам городских и районныхадминистраций, ответственных за исполнение наградного законодательства; - выдает гражданам справки о награждении государственныминаградами Российской Федерации и бывшего Союза ССР. Х. Работа с предложениями, заявлениями и обращениями граждан, организация личного приема населения Работу с обращениями граждан, а также организацию личного приеманаселения организует отдел по обращениям граждан. Личный прием населения в администрации области организуетсяотделом по обращениям граждан, а также осуществляется через приемныезаместителей главы администрации, руководителей департаментов,управлений, комитетов и отделов. Предварительную запись на прием, учети регистрацию устных и письменных заявлений, предложений и обращенийграждан организует отдел по обращениям граждан. Письма, поступившие в адрес администрации, направляются в отделпо обращениям граждан канцелярией, затем проверяются на повторностьпоступления, изучаются и регистрируются сотрудниками отдела. Последоклада главе администрации или его заместителям для принятия мер иорганизации проверки изложенных фактов письма и заявления гражданнаправляются в соответствующие организации. Письма и заявления граждан, по которым необходимобезотлагательное вмешательство, рассматриваются непосредственноработниками отдела по обращениям граждан с выездом на место.Предложения, заявления и обращения граждан, на которые даютсяпромежуточные ответы, с контроля не снимаются. Ответы на письма и заявления граждан визируются исполнителем,подписываются главой администрации или его заместителями. Отдел по обращениям граждан осуществляет повседневный контроль засроками и правильностью рассмотрения поступающих в адрес администрациизаявлений, писем и обращений населения и не реже одного раза в кварталпредставляет заместителю главы администрации - госсекретарюаналитический доклад о проведенной работе. Отдел по обращениям граждан осуществляет свою работу вовзаимодействии с другими структурными подразделениями администрации,оказывает помощь органам местного самоуправления в работе сзаявлениями и обращениями граждан. ХI. Ведение делопроизводства в аппарате администрации области Делопроизводство в администрации области осуществляется всоответствии с инструкцией о делопроизводстве, утвержденнойпостановлением главы администрации области от 14.02.96 N 90. Ответственность за состояние делопроизводства и сохранностьисполненных документов возлагается на управление делопроизводства. Ответственность за исполнение документов, находящихся всекретариатах и других подразделениях аппарата, возлагается насоответствующих помощников главы и заместителей главы администрации. Вся поступающая в администрацию корреспонденция регистрируетсяцентрализованно канцелярией управления делопроизводства с заполнениемдвух карточек установленной формы. Первый экземпляр карточкипомещается в справочную картотеку канцелярии, второй - с визой главы,внесенной в карточку работником канцелярии, вместе с документаминаправляется в соответствующий секретариат или в другие подразделенияаппарата под расписку. Исходящая корреспонденция регистрируется сзаполнением одной карточки. Срок на прохождение документа с момента регистрации его вканцелярии до непосредственного исполнителя не должен превышать двухдней (исключая выходные и праздничные дни). Переданные в секретариаты документы рассматриваются помощниками,которые готовят по ним предложения и докладывают соответственно главеи заместителям главы администрации. На документах, которые подлежатконтролю, проставляется в регистрационной карточке контрольный штамп.По документам, подлежащим отправке, делается отметка в карточке, комуи когда направлен документ, переносится резолюция руководителя.Контрольные карточки помещаются в контрольную картотеку по срокамисполнения. Карточки на исполненные документы помещаются в картотеку,где они систематизируются по наименованиям корреспондентов. Срокисполнения любых документов не должен превышать месяца. Подготовленнаядля отправки корреспонденция передается в канцелярию. Дата и регистрируемый номер являются обязательным реквизитомдокументов. Право подписи документа, направляемого из администрации области ввышестоящие федеральные органы, имеет только глава администрацииобласти или заместитель, исполняющий его обязанности. Заместители главы администрации имеют право подписи документов,направляемых в структурные подразделения федеральных органов понаправлению своей деятельности. Документы, поступающие из вышестоящих органов, регистрируются вканцелярии на карточках с зеленой полосой. На Федеральные законы, Указы Президента РФ, постановления ираспоряжения Правительства РФ составляются регистрационные карточки вчетырех экземплярах: один экземпляр - для справочной картотекиканцелярии, остальные экземпляры - для контрольно-справочных картотекгосударственно-правового управления и секретариатов главы изаместителей главы администрации. Все документы после рассмотрения главой или лицом, замещающимглаву администрации, возвращаются в канцелярию для внесения резолюциив карточки, а затем направляются в секретариаты игосударственно-правовое управление на исполнение согласно резолюции. В постановлениях и распоряжениях главы администрации областидолжен указываться срок вступления их в силу. В случаях отсутствиятакого указания постановления и распоряжения вступают в силу с моментаих подписания. Постановления и распоряжения главы администрации нормативногохарактера, а также затрагивающие интересы граждан, вступают в силупосле опубликования их в газетах "Владимирские ведомости", "Призыв"или другом уполномоченном издании. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов навсех этапах прохождения осуществляется с обязательной отметкой врегистрационной карточке, только через канцелярию. Копии писем и исполненные документы сдаются в канцелярию длянаправления их в дела на хранение в соответствии с номенклатурой дел. Отправка всей корреспонденции из администрации областипроизводится только через канцелярию управления делопроизводства.Названная корреспонденция сдается в канцелярию до 14 часов. Срочнаякорреспонденция передается для отправки немедленно. До 5 числа каждого месяца управление делопроизводства составляетитоги документооборота. Секретное делопроизводство в аппарате администрации областиосуществляется в соответствии с правительственной инструкцией. XII. Организация машинописных и копировально-множительных работ Передаваемые в машинописное бюро для печатания документыоформляются с учетом требований инструкции о делопроизводстве ваппарате администрации области. Документы должны быть тщательно отредактированы и написаныразборчиво. Материалы с большим количеством исправлений к печатанию непринимаются. Документы небольшого объема печатаются в секретариатах. Протоколированием, в необходимых случаях магнитофонной записью,обеспечиваются заседания коллегии администрации, совещания и семинары,проводимые главой или заместителями главы администрации. Служебные документы, подлежащие размножению на множительныхаппаратах, должны быть отпечатаны на белой бумаге четким чернымшрифтом. Исполнитель несет ответственность за редактирование текстов,изъятие из него не подлежащих опубликованию сведений. Необходимость копирования и размножения служебных документовопределяют секретариаты главы, заместителей главы администрации,руководители структурных подразделений, которые несут ответственностьза содержание и качество документов. Необходимость размножениядокументов и тираж согласовывается с управлением делопроизводства. Учет печатно-множительных материалов, количества размноженныхэкземпляров ведется в журналах машинописного и копировально - множительного бюро. XIII. Выезды в служебные командировки Командирование работников аппарата администрации областипроизводится с разрешения главы администрации, во время его отсутствия- исполняющего обязанности главы администрации и заместителя главыадминистрации - госсекретаря. Выезд за границу осуществляется всоответствии с постановлением главы администрации области от 20.05.96N 245. В целях упорядочения выезда работников органов исполнительнойвласти за границу руководители департаментов, управлений, комитетов иотделов администрации области согласовывают выезды работников аппаратаза границу (исключая выезды в период нахождения в очередном отпуске) сглавой администрации с оформлением соответствующих постановлений илираспоряжений. Руководители департаментов, управлений, комитетов и отделов,главы местного самоуправления городов и районов области, а также ихзаместители при выезде за границу по служебным делам представляют всрок не позднее чем за 10 дней до поездки в департамент внешнихэкономических связей и туризма администрации области информацию о целикомандировки и в недельный срок после возвращения об итогах поездки, атакже информируют департамент внешних экономических связей и туризма озарубежных делегациях, прибывающих в область по линии подведомственныхим служб. Заместители главы администрации области сообщают в департаментвнешних экономических связей и туризма о предстоящих выездах взаграничную командировку и целях поездки в срок не позднее 5 дней доначала командировки и в срок до 10 дней после окончания - об итогахвизита. Департамент внешних экономических связей и туризма представляетнеобходимую информацию о стране пребывания, а также предложения поразвитию торгово-экономических и культурных связей между Владимирскойобластью и страной командирования. XIV. О предоставлении отпусков руководителям департаментов, управлений, комитетов и отделов администрации, работникам аппарата администрации области, главам местного самоуправления городов и районов В декабре управлением по делам госслужбы ежегодно составляется нанаступающий год график отпусков указанных руководящих работников,который согласовывается или утверждается главой администрации области. График отпусков работников аппарата администрации областисоставляется руководителем подразделения и согласовывается ссоответствующим заместителем главы администрации области. Распоряжениео предоставлении отпусков персонально работникам подписывает главаадминистрации области, либо лицо, его замещающее. Право предоставления отпусков работникам аппарата администрацииобласти делегируется также заместителю главы администрации -госсекретарю за исключением права предоставлять отпуска заместителямглавы, руководителям департаментов, управлений, комитетов и отделовадминистрации области. Заместителю главы - госсекретарю администрации области такжепредоставляется право подписи по вопросам оказания материальнойпомощи, предоставления очередных, учебных, кратковременных отпусковспециалистам и служащим департаментов, управлений, комитетов и отделовадминистрации области. Перенос времени отпуска, указанного в графике, допускается висключительных случаях с разрешения главы администрации илизаместителя главы администрации области - госсекретаря. Изменения иучет отпусков проводит управление по делам госслужбы администрацииобласти. Для запроса путевок на санаторное лечение медицинские справкипредоставляются в управление социально-хозяйственного обеспечения за35-40 дней до начала месяца, в котором предоставляется отпуск. XV. Организация дежурств в администрации области При возникновении чрезвычайных ситуаций на территории области вадминистрации области организуется круглосуточное дежурство поутвержденным графикам. Ответственными дежурными назначаютсяруководящие работники аппарата, структурных подразделенийадминистрации области. График и инструкцию о порядке дежурства утверждает главаадминистрации или заместитель главы администрации области -госсекретарь. Заступающий на дежурство должен принять от предыдущего дежурногоили референта главы администрации: инструкцию, пакет в опечатанномвиде, телефонные справочники и другие документы согласно описи. В книге приема и сдачи дежурства делается подробная запись осообщениях, поступивших за время дежурства, принятых мерах поликвидации чрезвычайных ситуаций. Дежурный в своей работеруководствуется инструкцией. В обычные дни дежурство осуществляется ответственными работникамиадминистрации, руководителями департаментов, управлений, комитетов иотделов по месту работы и на дому по утвержденным главой администрацииили заместителем главы - госсекретарем графикам дежурств. Графиксоставляет и вносит на утверждение управление по делам госслужбы. В целях обеспечения условий для оперативного и своевременногорешения возникающих в чрезвычайных ситуациях проблем в выходные ипраздничные дни (паводки, лесные пожары, крупные аварии и т.д.)департаменты, управления, комитеты, отделы, администрации городов ирайонов предоставляют в управление по делам госслужбы администрацииобласти сведения о возможных местах пребывания руководителейдепартаментов, управлений, комитетов, отделов, глав местногосамоуправления городов и районов (дача, гараж, какой-либо населенныйпункт, близкие родственники и т.д.) с указанием их адресов и номеровтелефонов (при наличии последних). XVI. Режим работы аппарата администрации области В зданиях администрации области, ее структурных подразделенияхосуществляется пропускной режим в соответствии с утвержденнойинструкцией. В целях более рационального использования рабочего времениработниками аппарата администрации области режим работыустанавливается с 8 часов 30 минут до 17.00 часов с перерывом на обедс 12.00 часов до 12 час. 30 мин. Рабочий день является ненормированным. Заместители главы администрации, руководители департаментов,управлений, комитетов и отделов обеспечивают неукоснительноевыполнение должностных обязанностей и соблюдение режима работы всемиработниками подведомственных структурных подразделений. Все выходыработников из административных зданий в другие учреждения иорганизации фиксируются в соответствующих журналах. На управление по делам госслужбы возлагается информирование ивнесение предложений руководству администрации области подепремированию работников и сокращению штатов структурныхподразделений администрации, не соблюдающих установленный режим работы.