Постановление Губернатора Владимирской области от 20.02.2004 № 130
Об обеспечении сохранности документов и подготовке их к передаче на хранение в архив
АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА 20.02.2004 N 130Об обеспечении сохранностидокументов и подготовке их кпередаче на хранение в архив (В редакции Постановлений Губернатора Владимирской области от 11.01.2010 г. N 3; от 25.08.2010 г. N 945) В соответствии с Законом Владимирской области "Об Архивном фондеВладимирской области и архивах", для обеспечения сохранностидокументов областной администрации, имеющих научную, историческую,социальную и экономическую ценность, и подготовке их к передаче нахранение в архив, ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Преобразовать постоянно действующую экспертную комиссию поподготовке и передаче документов администрации области на хранение вархив в постоянно действующую центральную экспертную комиссию поподготовке и передаче документов администрации области на хранение вархив. 2. Утвердить ее в следующем составе: (В редакции ПостановленияГубернатора Владимирской области от 07.02.2007 г. N 85)Леонтьев - заместитель Губернатора области - Александр Геннадьевич госсекретарь, председатель комиссии (В редакции Постановления Губернатора Владимирской области от 11.01.2010 г. N 3) Смирнов - председатель комитета государственной иВалерий Юрьевич муниципальной службы, зам.председателя комиссииМартынова - начальник управления поНина Александровна документообороту, секретарь комиссии Члены комиссии: Буракова - главный специалист отдела ведомственных Мария Дмитриевна архивов ГУВО "Государственный архив Владимирской области" (по согласованию); (В редакции Постановления Губернатора Владимирской области от 15.12.2008 г. N 876) Воронина - заместитель начальника управления поЛюдмила Геннадьевна документообороту, заведующая протокольным отделомКарпова - специалист 1 категории управления поТатьяна Александровна документообороту, ответственная за архив администрации областиМакаров - председатель контрольного комитетаВладимир ИвановичПушкина - заместитель начальника финансовогоЛюбовь Николаевна управления, заместитель главного бухгалтера Чикунова - заведующий отделом автоматизированной Елена Владимировна обработки документов управления по документообороту (В редакции Постановления Губернатора Владимирской области от 25.08.2010 г. N 945) 3. Утвердить Положение о постоянно действующей центральнойэкспертной комиссии по подготовке и передаче документов администрацииобласти на хранение в архив (приложение N 1). 4. Утвердить Порядок организации хранения, учета и использованияархивных документов в администрации области (приложение N 2). 5. Постановления Губернатора Владимирской области от 15.04.2002 N 187 считать утратившими силу. 6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя Губернатора области - госсекретаря С.Н. Квасникова. (Вредакции Постановления Губернатора Владимирской областиот 07.02.2007 г. N 85) 7. Постановление вступает в силу со дня его подписания. Губернатор области Н.Виноградов Приложение N 1 к постановлению Губернатора области от 20.02.2004 N 130 П О Л О Ж Е Н И Е о постоянно действующей центральной экспертной комиссии по подготовке и передаче документов администрации области на хранение в архив (В редакции Постановлений Губернатора Владимирской области от 08.02.2010 г. N 90) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далееКомиссия) создается для: - организации и проведения методической и практической работы поэкспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче нагосударственное хранение документов Архивного фонда Владимирскойобласти, включая управленческую и другую специальную документацию,образующуюся в процессе деятельности администрации области; - осуществления методического руководства и координациидеятельности экспертных комиссий структурных подразделенийадминистрации области. 1.2. В своей работе Комиссия руководствуется Федеральным закономот 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном делево Владимирской области", постановлениями и распоряжениями Губернатораобласти, нормативно-методическими документами Министерства культуры имассовых коммуникаций РФ, Федерального архивного агентства,Государственного архива Владимирской области и настоящим Положением.(В редакции Постановления Губернатора Владимирской областиот 08.02.2010 г. N 90) 1.3. Комиссия возглавляется председателем, заместителемГубернатора области - госсекретарем. Секретарем комиссии являетсяначальник управления по документообороту. В состав Комиссии входятзаместитель председателя Комиссии и члены Комиссии из числа наиболееквалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений иоблгосархива. (В редакции Постановления Губернатора Владимирскойобласти от 07.02.2007 г. N 85) II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КОМИССИИ Основными задачами Комиссии являются: 2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел иформировании дел; 2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии подготовки их к архивному хранению; 2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов кпередаче на государственное хранение. III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КОМИССИИ В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссия выполняетследующие функции: 3.1. Организует и проводит совместно с управлением подокументообороту, архивным департаментом, а также экспертнымикомиссиями структурных подразделений работу по ежегодному отборудокументов администрации области для дальнейшего хранения и выделениюдокументов к уничтожению. (В редакции Постановления ГубернатораВладимирской области от 07.02.2007 г. N 85) 3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизеценности документов и по подготовке их к архивному хранению, поразработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектамнормативно-методических документов по названным вопросам. 3.3. Рассматривает и утверждает предварительно согласованные сэкспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного департаментаадминистрации области: (В редакции Постановления ГубернатораВладимирской области от 07.02.2007 г. N 85) - описи дел постоянного хранения управленческой и специальнойдокументации, - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими срокамихранения, документов со сроками хранения 10 лет и более; - сводную номенклатуру дел администрации области; - описи дел по личному составу; - акты об утрате или неисправимом повреждении документовпостоянного хранения и по личному составу; - предложения об изменении сроков хранения категорий документов,установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов,не предусмотренных перечнем. 3.4. Совместно с управлением по документообороту проводит длясотрудников администрации консультации по вопросам работы сдокументами. (В редакции Постановления Губернатора Владимирскойобласти от 07.02.2007 г. N 85) IV. ПРАВА КОМИССИИ Комиссия имеет право: 4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурнымподразделениям и отдельным сотрудникам администрации области повопросам: - разработки номенклатуры дел и формирования дел; - экспертизы ценности документов; - розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел поличному составу; - упорядочения и оформления документов. 4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений: - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконногоуничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения,в том числе документов по личному составу; - предложения и заключения, необходимые для определения сроковхранения документов; 4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурныхподразделений: - о ходе подготовки документов к архивному хранению; - об условиях хранения и обеспечения сохранности документов; - о причинах утраты документов. 4.4. Приглашать на заседания Комиссии в качестве консультантов иэкспертов специалистов структурных подразделений администрацииобласти, представителей учреждений архивной службы области. 4.5. Информировать руководство администрации области по вопросам,относящимся к компетенции Комиссии. (Пункт исключен - Постановление Губернатора Владимирской областиот 08.02.2010 г. N 90) 4.7. Возвращать для доработки неправильно оформленные документы.(В редакции Постановления Губернатора Владимирской областиот 08.02.2010 г. N 90) V. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КОМИССИИ 5.1. Комиссия работает во взаимодействии с экспертно-проверочнойкомиссией (ЭПК) архивного департамента администрации области. (Вредакции Постановления Губернатора Владимирской областиот 07.02.2007 г. N 85) 5.2. Комиссия работает по годовому плану, утвержденномупредседателем Комиссии. 5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии, рассматриваютсяна ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже2 раз в год. Все заседания Комиссии протоколируются. Поступающие нарассмотрение комиссии документы рассматриваются на ее заседании непозднее, чем через 10 дней. 5.4. Заседание Комиссии считается правомочным, если на немприсутствует не менее 2/3 ее состава. Решение Комиссии считаетсяпринятым, если за него проголосовало более половины членов Комиссии отчисла присутствующих. 5.5. Ведение делопроизводства Комиссии, хранение и использованиеее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль заисполнением принятых решений осуществляется секретарем Комиссии. Приложение N 2 к постановлению Губернатора области от 20.02.2004 N 130 П О Р Я Д О К организации хранения, учета и использования архивных документов в администрации области (В редакции Постановлений Губернатора Владимирской области от 08.02.2010 г. N 90) 1. Документы администрации Владимирской области, имеющие научную,историческую, социальную и экономическую ценность, составляютгосударственную часть архивного фонда Владимирской области, которыйформируется в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Законом Владимирскойобласти от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирскойобласти". (В редакции Постановления Губернатора Владимирской областиот 08.02.2010 г. N 90) 2. Документы администрации Владимирской области являютсяобластной собственностью и после истечения срока ведомственногохранения подлежат передаче на постоянное хранение в Государственныйархив Владимирской области (ГАВО). 3. До передачи на государственное хранение документы, законченныеделопроизводством, сформированные и оформленные в соответствии стребованиями "Инструкции по работе с документами в администрацииВладимирской области", хранятся в архиве администрации области. (Вредакции Постановления Губернатора Владимирской областиот 07.02.2007 г. N 85) 4. На хранении в администрации области находятся: (В редакцииПостановления Губернатора Владимирской области от 07.02.2007 г. N 85) - законченные делопроизводством документы постоянного хранения,образовавшиеся в результате деятельности администрации области с 1991года; (В редакции Постановления Губернатора Владимирской областиот 07.02.2007 г. N 85) - документы по личному составу. (В редакции ПостановленияГубернатора Владимирской области от 07.02.2007 г. N 85) 5. Оформление, ведение учета поступления, использование архивныхдокументов, их хранение в течение установленного срока и обеспечениесохранности, выдача дел и копий документов производится управлением подокументообороту. (В редакции Постановления Губернатора Владимирскойобласти от 07.02.2007 г. N 85) 6. Ежегодно структурные подразделения администрации областисоставляют и представляют в управление по документообороту годовыеразделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, которыеутверждаются центральной экспертной комиссией администрацииВладимирской области. (В редакции Постановления ГубернатораВладимирской области от 07.02.2007 г. N 85) 7. Обработанные в структурных подразделениях документы спостоянным сроком хранения сдаются в управление по документообороту всроки, определяемые Государственным архивом Владимирской области. (Вредакции Постановления Губернатора Владимирской областиот 07.02.2007 г. N 85) 8. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой ипередачей архивных документов в областной архив, производятся силами иза счет средств администрации. 9. За нарушение правил хранения, комплектования, учета илииспользования архивных документов сотрудники администрации несутответственность в соответствии с действующим законодательством.