АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА
23.01.2006 N 15
Об утверждении Положения об
управлении по документообороту
администрации Владимирской
области
(В редакции Постановлений Губернатора Владимирской области
от 27.02.2010 г. № 182;
от 06.06.2011 г. № 575;
от 11.08.2011 г. № 827)
В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона Владимирской области
от 10.12.2001 N 129-ОЗ "О Губернаторе (главе администрации) и
администрации Владимирской области" и Законом Владимирской области от
27.10.2005 N 152-ОЗ "О структуре администрации Владимирской области
(высшего исполнительного органа государственной власти Владимирской
области)", Указом Губернатора области от 31.10.2005 N 17 "О структуре
администрации Владимирской области"
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Положение об управлении по документообороту
администрации Владимирской области согласно приложению.
2. Признать утратившими силу постановления Губернатора области от
11.11.2002 N 562 "Об утверждении Положения об управлении
делопроизводства администрации области", от 17.12.2002 N 625 "О
внесении изменений в постановление Губернатора области от 11.11.2002 N
562 "Об утверждении Положения об управлении делопроизводства
администрации области", от 19.01.2004 N 24 "О внесении изменений и
дополнения в постановление Губернатора области от 11.11.2002 N 562 "Об
утверждении Положения об управлении делопроизводства администрации
области".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на
заместителя Губернатора области - госсекретаря А.Г. Леонтьева. (В
редакции Постановления Губернатора Владимирской области
от 27.02.2010 г. № 182)
4. Настоящее постановление вступает в силу с 01 февраля 2006
года.
Губернатор области Н.Виноградов
Приложение
к постановлению
Губернатора области
от 23.01.2005 N 15
ПОЛОЖЕНИЕ
об управлении по документообороту
администрации Владимирской области
(В редакции Постановлений Губернатора Владимирской области
от 27.02.2010 г. № 182;
от 06.06.2011 г. № 575;
от 11.08.2011 г. № 827)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Управление по документообороту (далее - Управление) является
структурным подразделением администрации Владимирской области,
исполняющим функции обеспечения деятельности администрации области в
организации работы с документами.
1.2. Управление функционально подчиняется заместителю Губернатора
области - госсекретарю. (В редакции Постановления Губернатора
Владимирской области от 06.06.2007 г. № 406)
1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, федеральными конституционными законами,
федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской
Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской
Федерации, Уставом и законами Владимирской области, указами,
постановлениями и распоряжениями Губернатора области, иными
нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
1.4. Управление в установленной сфере деятельности
взаимодействует с территориальными органами федеральных органов
исполнительной власти, органами и структурными подразделениями
администрации области, органами местного самоуправления, организациями
различных форм собственности и общественными организациями.
1.5. Управление хранит гербовую печать администрации области, а
также имеет простые круглые мастичные печати (без государственной
символики):
- со своим наименованием;
- протокольного отдела для удостоверения копий документов;
- (Слова исключены - Постановление Губернатора Владимирской
области от 27.02.2010 г. № 182)
2. ПОЛНОМОЧИЯ УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Оформление, учет и хранение нормативных правовых актов
Губернатора области, распоряжений Губернатора области, распоряжений
заместителя Губернатора области - госсекретаря. (В редакции
Постановления Губернатора Владимирской области от 06.06.2007 г. № 406)
2.2. Организация документационного обеспечения в органах и
структурных подразделениях администрации области, контроль за
соблюдением единого порядка работы с документами, в том числе с
документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП).
2.3. Организация учета и обеспечение своевременного рассмотрения
письменных и устных (во время приема граждан по личным вопросам)
обращений граждан, а также запросов граждан и организаций, поступающих
в администрацию области. (В редакции Постановления Губернатора
Владимирской области от 06.06.2011 г. № 575)
3. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ
3.1. По оформлению, учету и хранению нормативных правовых актов,
распоряжений Губернатора области, распоряжений заместителя Губернатора
области - госсекретаря: (В редакции Постановления Губернатора
Владимирской области от 06.06.2007 г. № 406)
3.1.1. Организация работы по оформлению, учету, корректуре,
регистрации в течение установленного срока указов, постановлений и
распоряжений Губернатора области и распоряжений заместителя
Губернатора области - госсекретаря. (В редакции Постановления
Губернатора Владимирской области от 06.06.2007 г. № 406)
3.1.2. Создание фонда нормативных правовых актов Губернатора и
администрации области, в том числе в электронном виде.
3.1.3. Контроль за прохождением и сроками согласования проектов
актов Губернатора области.
3.1.4. Обеспечение учета и хранения законченных делопроизводством
нормативных правовых актов и распоряжений Губернатора области,
распоряжений заместителя Губернатора области - госсекретаря,
подготовка и сдача их в архив в соответствии с действующими правилами.
(В редакции Постановления Губернатора Владимирской области
от 06.06.2007 г. № 406)
3.1.5. Ведение справочно-информационной и разъяснительной работы
по оформлению нормативных правовых документов, выдача копий и выписок
из нормативных правовых актов, хранящихся в управлении и хранилище
администрации области.
3.1.6. Осуществление своевременной рассылки по списку
заинтересованным органам и структурным подразделениям, органам
местного самоуправления области, предприятиям, учреждениям и
организациям нормативных правовых актов на бумажных носителях и в
электронном виде.
3.1.7. Направление в Главное контрольное управление Администрации
Президента РФ, Управление Министерства юстиции РФ по Владимирской
области, Парламентскую библиотеку РФ, Главному федеральному инспектору
во Владимирской области аппарата полномочного представителя Президента
РФ в ЦФО, Законодательному Собранию Владимирской области, ВРИЦ
"Синтез", Центр правительственной связи (ЦПС), ООО ЦИТ
ГАРАНТ-Владимир, газету "Владимирские ведомости" копий принятых
Губернатором области указов и постановлений. (В редакции Постановления
Губернатора Владимирской области от 27.02.2010 г. № 182)
3.1.8. Ведение ежегодной классификации постановлений Губернатора
области.
3.1.9. Обеспечение взаимодействия администрации области с
Законодательным Собранием области по оформлению проектов законов
Владимирской области, вносимых Губернатором в Законодательное
Собрание, и по передаче законов Владимирской области на бумажных
носителях и в электронном виде для официального опубликования в газету
"Владимирские ведомости".
3.1.10. Оказание методической помощи сотрудникам органов и
структурных подразделений администрации области по вопросам подготовки
проектов законов Владимирской области.
3.1.11. Оформление, учет и хранение протоколов заседаний
коллегий, совещаний администрации области.
3.1.12. Взаимодействие с ВРИЦ "Синтез" и ООО ЦИТ "ГАРАНТ-
Владимир" по ведению баз данных нормативных правовых актов.
3.2. По документационному обеспечению деятельности администрации
области:
3.2.1. Обеспечение приема, регистрации, рассмотрения нормативных
правовых актов органов государственной власти РФ, служебных документов
и своевременного направления их на рассмотрение Губернатору области и
его заместителям.
3.2.2. Передача сотрудникам администрации области входящих
документов с резолюциями руководства для исполнения, отправка
исходящих документов адресатам, формирование исполненных документов в
дела, ведение учета документов.
3.2.3. Обеспечение оперативного прохождения в органах и
структурных подразделениях администрации области всех видов
документов.
3.2.4. Технический контроль за сроками исполнения всех входящих
документов.
3.2.5. Контроль за соблюдением требований Инструкции по работе с
документами в администрации области.
3.2.6. Разработка и внедрение нормативных, методических
документов по совершенствованию документационного обеспечения в
органах и структурных подразделениях администрации области.
3.2.7. Организация функционирования автоматизированной системы
"Документооборот" на базе платформы LOTUS/NOTES.
Ведение баз данных системы "Документооборот" подпрограмм
"Входящие", "Исходящие", "Нормативные правовые документы", "Внутренние
документы", формирование по ним справочно-информационного массива.
Внесение предложений по доработке и совершенствованию
программного обеспечения.
3.2.8. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности
органов и структурных подразделений администрации области в работе с
документами по их исполнению. Систематическое информирование
должностных лиц по вопросу исполнительской дисциплины.
3.2.9. Организация работы постоянно действующей центральной
экспертной комиссии по подготовке и передаче документов администрации
области на хранение в архив.
3.2.10. Подготовка сводной номенклатуры дел администрации
области.
3.2.11. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и
использование архивного фонда документов администрации области.
Организация работы по подготовке и передаче документов
постоянного срока хранения в государственный архив Владимирской
области.
3.2.12. Контроль за правильностью формирования, оформления
структурными подразделениями администрации области дел, прием их на
архивное хранение, обеспечение учета и сохранности.
3.2.13. Организация использования архивных документов.
3.2.14. Организация актирования и уничтожения документов и дел,
сроки хранения которых истекли.
3.2.15. Методическое руководство службами делопроизводства
органов и структурных подразделений администрации области и органов
местного самоуправления.
Координация работы по контролю за своевременным исполнением
документов и обращений граждан запросов граждан и организаций с
поручениями Губернатора области и его заместителей органами и
структурными подразделениями администрации области. (В редакции
Постановления Губернатора Владимирской области от 06.06.2011 г. № 575)
3.2.16. Проведение в соответствии с планом работы администрации
области и по поручению первого заместителя Губернатора области -
госсекретаря проверок по ведению делопроизводства в органах и
структурных подразделениях администрации области с последующим
направлением справок руководителям этих организаций.
3.2.17. Изучение отечественного и зарубежного опыта в области
документационного обеспечения, архивного дела и применения современных
информационных технологий для подготовки и обработки документов.
3.2.18. Организация и проведение семинаров, совещаний,
консультаций, оказание практической помощи по вопросам
делопроизводства и работы в автоматизированной системе
"Документооборот" на платформе LOTUS/NOTES органам и структурным
подразделениям администрации области и органам местного
самоуправления.
3.2.19. Контроль за учетом и использованием бланков администрации
области и бланков должностных лиц администрации области.
3.2.20. Организация автоматизированной подготовки документов,
выполнение печатных, копировально-множительных работ, ведение учета
распечатанных и растиражированных документов.
3.2.21. Организация работы на автоматизированном рабочем месте с
секретными и совершенно секретными документами.
3.2.22. Передача и прием служебных телеграмм с использованием
программно-аппаратного комплекса "Автоматизированное рабочее место
телеграфиста" (ПАК WinTelex).
3.2.23. Выполнение стенограмм на основании звуковых записей,
произведенных на заседаниях коллегиальных органов администрации
области.
3.2.24. Компьютерная верстка информационно-аналитических
материалов.
3.2.25. Оформление почетных грамот, благодарностей,
приветственных адресов администрации области.
3.2.26. Разработка макетов приглашений, поздравлений и их
распечатка к праздничным и официальным мероприятиям, проводимым
администрацией области.
3.2.27. Изготовление материалов в виде брошюр, типовых бланков,
различных форм документов, регистрационных карточек, необходимых
справочников для служебного пользования сотрудников администрации
области.
3.2.28. Заверение копий нормативных правовых актов администрации
области, служебных документов.
3.2.29. Подготовка проектов нормативных актов, методических
материалов и предложений по вопросам документационного обеспечения,
работы с документами, а также по вопросам архивного дела.
3.2.30. (Подпункт исключен - Постановление Губернатора
Владимирской области от 27.02.2010 г. № 182)
3.2.31. Оформление подписки на периодические издания для аппарата
и структурных подразделений администрации области.
3.3. По организации учета и обеспечению своевременного
рассмотрения письменных и устных обращений граждан запросов граждан и
организаций: (В редакции Постановления Губернатора Владимирской
области от 06.06.2011 г. № 575)
3.3.1. Рассмотрение обращений граждан, и запросов граждан и
организаций, адресованных Губернатору области и в администрацию
Владимирской области: (В редакции Постановления Губернатора
Владимирской области от 06.06.2011 г. № 575)
3.3.1.1. Осуществление регистрации, учета и первичной обработки
поступивших письменных обращений граждан, и запросов граждан и
организаций подготовка материалов для рассмотрения Губернатором
области и его заместителями проектов их поручений; (В редакции
Постановления Губернатора Владимирской области от 06.06.2011 г. № 575)
3.3.1.2. Направление заявителям уведомлений о том, кому поручено
рассмотрение их обращений, запросов граждан и организаций; (В редакции
Постановления Губернатора Владимирской области от 06.06.2011 г. № 575)
3.3.1.3. Осуществление контроля за своевременным рассмотрением
обращений граждан, направленных в органы и структурные подразделения
администрации области, органы местного самоуправления.
Осуществление контроля за своевременным рассмотрением запросов
граждан и организаций, направленных в органы и структурные
подразделения администрации области. (Абзац дополнен - Постановление
Губернатора Владимирской области от 06.06.2011 г. № 575)
3.3.2. Организация приема граждан по личным вопросам Губернатором
области, его заместителями, руководителями органов и структурных
подразделений администрации области в соответствии с графиком,
утвержденным Губернатором области.
3.3.3. Организация приема малообеспеченных граждан по оказанию им
бесплатной юридической помощи юристами администрации области.
3.3.4. Организация временного хранения дел по рассмотренным
обращениям граждан, формирование архива в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.
3.3.5. Проведение информационно-аналитической работы по
обращениям граждан с использованием электронной системы
"Документооборот. Обращения граждан.":
3.3.5.1. Изучение и анализ вопросов, поставленных гражданами в
письмах и на личном приеме, подготовка оперативной и периодической
информации Губернатору области и заместителю Губернатора области –
госсекретарю о количестве и характере обращений граждан, а также
предложений по устранению причин, порождающих обоснованные жалобы; (В
редакции Постановления Губернатора Владимирской области
от 06.06.2007 г. № 406)
3.3.5.2. Изучение и обобщение опыта работы с обращениями граждан
в государственных органах, структурных подразделениях администрации
области, органах местного самоуправления Владимирской области.
3.3.6. Использование в работе с обращениями граждан средств
массовой информации и официального Интернет-сайта администрации
области.
3.3.7. Разработка проектов нормативных правовых актов и
методических рекомендаций по вопросам организации работы с обращениями
граждан и запросами граждан и организаций. (В редакции Постановления
Губернатора Владимирской области от 06.06.2011 г. № 575)
3.3.8. Подготовка материалов для совещаний, проводимых
Губернатором области, заместителем Губернатора области – госсекретарем
по работе с обращениями граждан. (В редакции Постановления Губернатора
Владимирской области от 06.06.2007 г. № 406)
3.3.9. Оказание методической и консультативной помощи в
организации работы с обращениями граждан по внедрению электронной
системы учета и обработки письменных и устных обращений граждан
"Документооборот. Обращения граждан" на базе платформы LOTUS/NOTES
органам местного самоуправления.
3.3.10. Ведение учета обращений граждан, поступающих в Комиссию
по правам человека при Губернаторе Владимирской области.
3.3.11. Осуществляет организационное, документационное,
методическое и консультативное обеспечение деятельности приемной
Президента Российской Федерации, созданной на территории Владимирской
области, входящей в Центральный федеральный округ. (Подпункт дополнен
- Постановление Губернатора Владимирской области
от 26.11.2010 г. № 1266)
3.4. По исполнению поручений и указаний Президента Российской
Федерации: (Подраздел дополнен – Постановление Губернатора
Владимирской области от 11.08.2011 г. № 827)
рассмотрение вопросов исполнения поручений и указаний Президента
Российской Федерации на заседаниях оперативных и иных рабочих
совещаний с оформлением соответствующих протоколов. (Абзац дополнен -
Постановление Губернатора Владимирской области от 11.08.2011 г. № 827)
4. Обеспечение деятельности и
руководство Управлением
4.1. Финансирование Управления осуществляется за счет средств
областного бюджета.
4.2. Материально-техническое, документационное,
информационно-техническое, социально-бытовое и транспортное
обеспечение деятельности Управления осуществляют соответствующие
органы и структурные подразделения администрации области.
4.3. Структура и штатное расписание Управления утверждается
постановлением Губернатора области.
4.4. Управление возглавляет начальник, который назначается на
должность и освобождается от должности Губернатором области в порядке,
установленном законодательством. (В редакции Постановления Губернатора
Владимирской области от 27.02.2010 г. № 182)
Начальник Управления имеет заместителя, назначаемого на должность
и освобождаемого от должности Губернатором области в порядке,
установленном законодательством. (В редакции Постановления Губернатора
Владимирской области от 27.02.2010 г. № 182)
4.5. Начальник Управления:
4.5.1. Руководит деятельностью Управления, организует его работу
в соответствии с полномочиями и функциями, несет персональную
ответственность за результаты работы Управления;
4.5.2. Вносит предложения Губернатору области по распределению
обязанностей между заместителем начальника Управления и заведующими
отделами Управления;
4.5.3. Разрабатывает должностные регламенты государственных
гражданских служащих Управления и представляет их на утверждение
заместителю Губернатора области - госсекретарю; (В редакции
Постановления Губернатора Владимирской области от 06.06.2007 г. № 406)
4.5.4. Ведет прием граждан, рассматривает обращения, поступившие
в Управление, принимает меры к их своевременному рассмотрению;
4.5.5. Планирует деятельность Управления по согласованию с
заместителем Губернатора области - госсекретарем на очередной квартал;
(В редакции Постановления Губернатора Владимирской области
от 06.06.2007 г. № 406)
4.5.6. Направляет в необходимых случаях государственных
гражданских служащих Управления для участия в заседаниях коллегий
администрации области и ее органов, совещаниях, комиссиях и иных
мероприятиях администрации области;
4.5.7. Визирует в пределах своей компетенции проекты законов
Владимирской области, указов, постановлений и распоряжений Губернатора
области, а также иные документы администрации области;
4.5.8. Подписывает служебную документацию в пределах компетенции
Управления;
4.5.9. Издает приказы в пределах своей компетенции;
4.5.10. Вносит Губернатору области предложения по
совершенствованию структуры и штатов Управления, поощрению
государственных гражданских служащих Управления, применению к ним мер
дисциплинарной ответственности, согласованные с заместителем
Губернатора области - госсекретарем; (В редакции Постановления
Губернатора Владимирской области от 06.06.2007 г. № 406)
4.5.11. (Подпункт исключен - Постановление Губернатора
Владимирской области от 27.02.2010 г. № 182)
4.5.12. Вносит предложения по командированию государственных
гражданских служащих Управления для осуществления функций Управления
вне администрации области;
4.5.13. Создает необходимые условия для организации труда
государственных гражданских служащих Управления;
4.5.14. Обеспечивает соблюдение в Управлении служебного
распорядка;
4.5.15. Осуществляет иную деятельность в соответствии с
должностным регламентом;
4.5.16. Непосредственно выполняет поручения Губернатора области
либо заместителя Губернатора области - госсекретаря. (В редакции
Постановления Губернатора Владимирской области от 06.06.2007 г. № 406)
5. Ответственность государственных гражданских служащих
Управления
(Раздел дополнен - Постановление Губернатора Владимирской области
от 27.02.2010 г. № 182)
Персональная ответственность государственных гражданских служащих
закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с действующим
законодательством.
6. РЕОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Реорганизация Управления осуществляется Губернатором области в
порядке, установленном действующим законодательством.