Приложение к Постановлению от 22.11.2011 г № 2757 Положение
Положение об архивном управлении администрации александровского района
I.Общие положения
1.1.Администрация района в целях эффективной организации архивного дела реализует полномочия по:
- формированию и содержанию муниципального архива.
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности администрации, муниципальных организаций, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
1.2.Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своей структуре архивное управление, выполняющее также функции муниципального архива.
1.3.Управление является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью администрации в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланк со своим наименованием и круглую печать с надписью: Администрация Александровского района Владимирской области, архивное управление.
1.4.Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным и областным законодательством, другими федеральными и областными законами и издаваемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации и Владимирской области, Уставом Александровского района, муниципальными правовыми актами, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и архивного департамента администрации Владимирской области, настоящим Положением.
1.5.Положение об управлении утверждается постановлением администрации района. В положении закрепляются организационно-правовой статус управления, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
II.Основные задачи
Основными задачами управления являются:
2.1.Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.
2.2.Комплектование управления документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
2.3.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности.
2.4.Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
III.Функции
Архивное управление в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1.Осуществляет хранение и учет принятых документов и представляет в установленном порядке учетные данные в архивный департамент администрации Владимирской области.
3.2.Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
3.3.Готовит, представляет администрации района и реализует предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в управлении.
3.4.Обеспечивает хранение:
3.4.1.Архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Владимирской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении района и области.
3.4.2.Архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Владимирской области, образовавшихся в процессе деятельности администрации района по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена.
3.4.3.Архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в Архивный фонд Владимирской области.
3.4.4.Документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования.
3.4.5.Печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды управления.
3.4.6.Учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности управления.
3.5.Архивные документы, относящиеся к частной собственности, поступают на хранение в управление в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и администрацией или управлением, действующим от имени администрации при наличии доверенности.
3.6.В целях комплектования архива:
3.6.1.Составляет списки организаций - источников комплектования, утверждаемых администрацией района и согласовываемых с архивным департаментом администрации области, проводит систематическую работу по их уточнению.
3.6.2.Проводит отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в управление.
3.6.3.Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в управление.
3.7.Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве, включая:
3.7.1.Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу.
3.7.2.Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования.
3.7.3.Рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству.
3.7.4.Рассмотрение и представление в архивный департамент администрации области поступивших от организаций - источников комплектования описей дел постоянного хранения.
3.7.5.Рассмотрение и представление в архивный департамент области описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в управление в установленном порядке.
3.7.6.Изучение и обобщение практики работы архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта.
3.7.7.Оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
3.7.8.Разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
3.8.Информирует органы местного самоуправления, иные организации о составе и содержании документов управления по актуальной тематике, исполняет запросы юридических лиц на документную информацию.
3.9.Организует работу пользователей с документами, изготавливает копии документов по их запросам, готовит документальные выставки, материалы для средств массовой информации.
3.10.Исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов; рассматривает заявления, предложения и жалобы граждан, ведет прием граждан.
3.11.Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам управления, автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов.
IV.Права и обеспечение деятельности
Управлению для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
4.1.1.Представлять администрацию Александровского района по всем вопросам, входящим в компетенцию управления.
4.1.2.Вносить на рассмотрение администрации района и архивного департамента администрации области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в управлении, совершенствованию работы архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
4.1.3.Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов и делопроизводстве.
4.1.4.Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и областного архивного законодательства.
4.1.5.Давать организациям в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.1.6.Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
4.1.7.Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.2.Финансирование и материально-техническое обеспечение управления осуществляется за счет средств бюджета района.
4.3.Администрация предоставляет управлению помещения, отвечающие нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, обеспечивает его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и необходимые условия труда работников.
4.4.При передаче помещения, в котором размещено архивное управление, другим организациям, администрация должна принять решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов помещения.
V.Руководство управления
5.1.Архивное управление возглавляет начальник. Руководитель и сотрудники управления являются муниципальными служащими.
5.2.Начальник управления:
5.2.1.Организует деятельность управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление задач и функций.
5.2.2.Распределяет обязанности между работниками управления.
5.2.3.Отчитывается о работе управления и состоянии архивного дела перед администрацией района и в установленном порядке - перед архивным департаментом администрации области.
5.3.Деятельность управления организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией с учетом рекомендаций архивного департамента администрации области.
5.4.Начальник управления назначается и освобождается от должности главой администрации.
5.5.При увольнение начальника управления прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации района и архивного департамента администрации Владимирской области. Акт приема-передачи дел утверждается главой администрации района и представляется в архивный департамент администрации области.
5.6.Реорганизация управления осуществляется главой администрации района в установленном порядке.
5.7.Архивные фонды и архивные документы при реорганизации управления передаются учреждению-правопреемнику.