Приложение к Постановлению от 29.03.2012 г № 700 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению администрацией города Коврова муниципальной услуги «Выдача архивных справок, выписок, копий документов, находящихся на архивном хранении»
1.Общие положения
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов, находящихся на архивном хранении" разработан в целях повышения результативности, качества, открытости и доступности муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.
1.1.Получатели муниципальной услуги
Получателями (далее - заявители) муниципальной услуги являются физические или юридические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
1.2.Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги
1.2.1.Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: ул. Абельмана, д. 18, г. Ковров, Владимирская область, 601900. Электронный адрес: archive@kovrov-gorod.ru. Телефон: 8 (49232) 2-27-28.
1.2.2.График работы архивного отдела:
понедельник - пятница: 8.00 - 17.00;
обеденный перерыв: 13.00 - 14.00;
суббота - воскресенье: выходные дни.
1.2.3.Прием заявителей специалистами архивного отдела осуществляется в приемные дни:
понедельник, вторник, четверг: 8.00 - 17.00;
обеденный перерыв: 13.00 - 14.00.
1.2.4.Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям, поступившим через отделения почтовой связи;
- при личном обращении заявителя;
- по электронной почте.
1.2.5.Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела, почтовом адресе, контактных телефонах размещена на сайте администрации города Коврова: kovrov-gorod.ru.
1.2.6.Основными требованиями при информировании заявителей являются компетентность, своевременность, четкость в изложении материала, полнота консультации.
1.2.7.При общении с заявителями специалисты архивного отдела обязаны:
- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина составляет основной смысл и содержание деятельности органов местного самоуправления и муниципальных служащих;
- проявлять корректность и внимательность;
- избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету муниципальной власти.
1.2.8.Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель (архивный отдел администрации города Коврова), фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на заведующего архивным отделом либо заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить исчерпывающую информацию.
1.2.9.При информировании посредством личного обращения сотрудник архивного отдела обязан принять заявителя в соответствии с графиком работы архивного отдела (пункт 1.2.2 настоящего Регламента).
1.2.10.В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования (с учетом графика работы архивного отдела).
1.2.11.При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя.
1.2.12.При информировании по письменным обращениям в электронной форме специалист архивного отдела отправляет исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов на электронный адрес заявителя.
1.2.13.Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственного и муниципальных архивов Владимирской области размещены на сайте Архивного департамента администрации Владимирской области ao.avo.ru.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
"Выдача архивных справок, выписок, копий документов, находящихся на архивном хранении" (далее - муниципальная услуга).
2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Муниципальную услугу по выдаче архивных справок, выписок, копий документов, находящихся на архивном хранении, предоставляет администрация города Коврова. Исполнителем муниципальной услуги является архивный отдел администрации города Коврова (далее - архивный отдел).
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача (отправка) заявителю соответствующим образом оформленной архивной справки, архивной выписки, архивной копии, уведомления о переадресации запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении необходимые для исполнения запроса документы, ответа об отсутствии запрашиваемых сведений.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Запросы, заявления, обращения (далее - запросы) заявителей, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях (длительное отсутствие специалистов отдела, временное закрытие отдела на ремонт, другие форс-мажорные обстоятельства, не позволяющие исполнить запрос в срок) срок исполнения запроса может быть продлен распоряжением администрации города Коврова на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
2.4.2.При поступлении запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 5-дневный срок запрашивает у автора обращения необходимые для исполнения запроса сведения.
2.4.3.Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов (непрофильные запросы), при наличии в архивном отделе сведений о местонахождении документов в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, с уведомлением заявителя о переадресации запроса.
2.4.4.При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, и сведений об их возможном местонахождении в течение 5 дней с момента регистрации запроса составляется ответ (информационное письмо) об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке администрации города Коврова.
2.5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;
- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);
- Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";
- постановлением главы муниципального образования город Ковров от 18.05.2006 N 652 об утверждении Положения об архивном отделе администрации города Коврова.
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.6.1.Рассмотрение запросов заявителей проводится при наличии документов, подтверждающих право на получение запрашиваемой информации.
2.6.1.1.При поступлении запросов об имущественных правах:
физические лица предоставляют:
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- свидетельство на право собственности либо другой документ, подтверждающий право собственности на имущество (договор купли-продажи, договор дарения и др.);
- документы, подтверждающие право наследования (справка о праве наследования, завещание, дарственная, свидетельство о смерти собственника);
- доверенность при запросе сведений на других лиц.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели предоставляют:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя организации;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.
2.6.1.2.При поступлении запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций:
физические лица предоставляют:
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- трудовую книжку заявителя или копию трудовой книжки;
- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о браке, свидетельство о смерти);
- доверенность, при запросе сведений на других лиц.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели предоставляют:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя организации;
- копию трудовой книжки лица, на которого запрашиваются сведения;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.
2.6.2.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес архивного отдела, поступивший при личном обращении, посредством почтовой связи, по электронной почте. Образцы заявлений приведены в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
В запросе следует указать сведения, необходимые для его исполнения: фамилию, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса, личную подпись и дату. Также в зависимости от содержания запроса предоставляются следующие сведения, необходимые для его исполнения:
- при поступлении запросов об имущественных правах - местонахождение имущества, принадлежащего заявителю, номера и даты организационно-распорядительных документов, по которым передавалось имущество;
- о стаже работы, о заработной плате - наименование предприятия, структурного подразделения и адрес местонахождения, время работы на предприятии, ФИО на момент работы на предприятии, должность в период работы, за который запрашиваются сведения, по возможности - номера приказов о приеме, увольнении и переводе;
- о награждении - ФИО на момент награждения, наименование награды, дата награждения, место работы на момент награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;
- об образовании - название и адрес учебного заведения, даты поступления и окончания учебы.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.
2.6.2.1.Интернет-обращения (запросы) граждан должны содержать следующие реквизиты:
- изложение существа запроса;
- фамилию, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица;
- почтовый адрес места жительства физического лица или адрес места нахождения юридического лица;
- дату отправления письма.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основания для отказа в приеме заявлений и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, нормативными правовыми актами не предусмотрены.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги либо приостановления оказания муниципальной услуги
2.8.1.Решение об отказе в исполнении запроса принимается в случаях:
- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;
- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит рассмотрению, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если в запросе содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, заведующий архивным отделом вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу; о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;
- если от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;
- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
2.8.2.Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть:
- отсутствие в запросе необходимых для его исполнения сведений, указанных в п. 2.6.2 настоящего Регламента;
- отсутствие соответствующих документов и материалов либо их копий, указанных в п. 2.6.1 настоящего Регламента.
В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет в адрес заявителя письмо за подписью заведующего архивным отделом о предоставлении требуемой информации.
Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается заведующим архивным отделом в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса.
2.9.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги
Муниципальная услуга предоставляется заявителям на бесплатной основе.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
2.10.1.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.
2.10.2.Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 10 минут.
2.11.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
Письменные запросы заявителей, поступившие в архивный отдел при личном обращении, по почте или по электронной почте, регистрируются в день поступления.
2.12.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга
2.12.1.Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, размещается на втором этаже здания. На фасаде здания, на стене при входе в здание и на входной двери в помещение архивного отдела имеются таблички со сведениями о полном наименовании органа, являющегося исполнителем муниципальной услуги, режиме работы.
2.12.2.Место для приема заявителей оборудовано столом, стулом, бумагой, ручками для оформления письменных заявлений, информационным стендом. На стенде размещаются образцы заявлений, перечень документов, необходимых для предоставления услуги, электронный адрес и контактный телефон архивного отдела, адреса и телефоны МУ "Ковровский районный архив" и ГБУ ВО "Государственный архив Владимирской области".
2.12.3.Место для ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления муниципальной услуги оборудовано стульями.
2.15.Показатели доступности и качества муниципальной услуги
2.15.1.Показателями доступности и качества муниципальной услуги является соблюдение сроков ее предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.
2.15.2.Заявитель взаимодействует со специалистами архивного отдела при подаче заявления и при получении ответа. При подаче заявления максимальная продолжительность взаимодействия не более 20 минут, при получении ответа - не более 10 минут.
2.15.3.Информацию о ходе предоставления муниципальной услуги заявитель может получить по электронной почте.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронном виде
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:
- прием заявителей;
- регистрация запросов заявителей;
- анализ тематики поступивших запросов;
- подготовка и оформление ответов (архивных справок, архивных выписок, архивных копий, уведомлений о переадресации, информационных писем об отсутствии запрашиваемых сведений) заявителям;
- выдача (отправка) ответов заявителям.
Блок-схема последовательности действий при исполнении муниципальной услуги приводится в приложении N 2 к Регламенту.
3.2.Организация и ведение приема получателей муниципальной услуги
3.2.1.Прием получателей муниципальной услуги (заявителей) осуществляется специалистами архивного отдела в приемные дни: понедельник, вторник, четверг с 8.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00.
3.2.2.При наличии в архивном отделе документов по интересующему заявителя вопросу специалисты архивного отдела принимают от него запрос в письменном виде.
3.2.3.При отсутствии в архивном отделе документов по интересующему заявителя вопросу специалисты архивного отдела дают рекомендации с указанием организации, в которую следует обратиться за интересующей заявителя информацией.
3.2.4.При отсутствии в архивном отделе сведений о возможном местонахождении документов по интересующему заявителя вопросу ему дается отрицательный ответ, при необходимости в письменном виде.
Максимальное время выполнения - 20 минут.
3.3.Регистрация запросов получателей муниципальной услуги и передача их на исполнение
3.3.1.Поступившие в архивный отдел запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация ведется в журнале регистрации, в который заносятся следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);
- почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ;
- суть обращения (в краткой форме);
- результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный).
При исполнении заявления вносится исходящий номер, дата исполнения и фамилия исполнителя.
3.3.2.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.3.3.Результатом выполнения административной процедуры является проставление на запросе номера и даты регистрации.
Максимальное время выполнения действия - 10 минут.
3.4.Анализ тематики поступивших запросов
3.4.1.Специалисты архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и с использованием имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов, базы данных "Архивный фонд" и другого информационного материала. При этом определяются:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адреса конкретных органов и организаций, куда следует направить запрос на исполнение при отсутствии в архивном отделе необходимых документов.
3.4.2.Результатом выполнения административной процедуры является:
- продолжение работы с запросом в установленном порядке;
- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления дополнительных сведений или документов с уведомлением об этом заявителя (п. 2.8.2 Регламента);
- направление запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые заявителю документы, с уведомлением заявителя о переадресации запроса (п. 3.6.6 Регламента);
- подготовка ответа (информационного письма) об отсутствии запрашиваемых сведений (п. 3.6.5 Регламента);
- отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации запроса (п. 2.8.1 Регламента).
Максимальное время выполнения действия - 30 минут.
3.5.Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса
3.5.1.Специалист архивного отдела при поступлении запроса:
- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса;
- в соответствии с архивными шифрами берет из архивохранилища необходимые для исполнения запроса дела и приступает к исполнению запроса;
- по окончании исполнения запроса возвращает все полученные дела в архивохранилище.
3.5.2.Результатом выполнения административной процедуры является получение необходимых для исполнения запроса документов из архивохранилища.
Максимальное время выполнения действия - 2 часа.
3.6.Подготовка и оформление ответов получателям муниципальной услуги
3.6.1.При наличии необходимых документов архивный отдел готовит ответ на запрос заявителя в форме архивной справки, архивной копии, архивной выписки, который направляется в адрес заявителя.
3.6.1.1.Архивная справка - документ, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию тех архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
Архивная справка оформляется на бланке администрации города Коврова, подписывается заместителем главы администрации города Коврова, заведующим архивным отделом, заверяется печатью администрации города Коврова.
3.6.1.2.Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Архивная выписка оформляется на бланке администрации города Коврова, подписывается заместителем главы администрации города Коврова, заведующим архивным отделом, заверяется печатью администрации города Коврова.
3.6.1.3.Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке. При изготовлении копий архивных документов бланк не используется.
3.6.2.В архивной справке, выписке, копии, объем которой превышает один лист, все листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью архива.
3.6.3.При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
3.6.4.Архивные справки, выписки, копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
3.6.5.При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ (информационное письмо) об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке администрации города Коврова. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать запрашиваемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью администрации города Коврова.
3.6.6.Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов (непрофильный запрос), направляется по принадлежности в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.
3.6.7.Результатом выполнения административной процедуры является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка или архивная копия, уведомление о переадресации запроса, ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.
Максимальное время выполнения действия - 30 дней с момента регистрации запроса.
3.7.Выдача (отправка) ответов получателям муниципальной услуги
3.7.1.Основанием для начала выполнения административной процедуры является подписание заместителем главы администрации города Коврова оформленной архивной справки, выписки, копии, ответа на запрос.
3.7.2.При личном обращении в архивный отдел архивные справки, выписки, копии могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке. Заявитель расписывается в журнале регистрации за получение документа.
3.7.3.Ответы на письменные запросы, поступившие по почте, направляются по почте заявителю простым письмом в день оформления через отдел организационно-контрольной работы, кадров и делопроизводства управления делами и кадрами администрации города Коврова.
3.7.4.При поступлении коллективного запроса ответ на него направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.
3.7.5.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.7.6.Результатом выполнения административной процедуры является роспись заявителя (или доверенного лица) о получении ответа или отметка об отправке ответа посредством почтовой связи с указанием даты передачи письма в отдел организационно-контрольной работы, кадров и делопроизводства управления делами и кадрами администрации города Коврова.
Максимальное время выполнения действия - 10 минут.
4.Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги
4.1.Порядок осуществления контроля
4.1.1.Текущий контроль за своевременным и качественным предоставлением услуги осуществляет заведующий архивным отделом.
4.1.2.Текущий контроль включает в себя проведение проверок соблюдения и исполнения специалистами архивного отдела положений настоящего Регламента, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций.
4.1.3.Помимо текущего контроля могут осуществляться внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя.
4.1.4.Внешний контроль за предоставлением архивным отделом муниципальной услуги осуществляется архивным департаментом администрации Владимирской области. Порядок и формы контроля определены административным регламентом исполнения архивным департаментом администрации Владимирской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, утвержденным постановлением Губернатора Владимирской области от 08.12.2008 N 851.
4.2.Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги
4.2.1.Специалисты архивного отдела, предоставляющие муниципальную услугу, несут персональную ответственностью в соответствии с законодательством Российской Федерации за:
- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;
- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;
- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;
- принятие заведомо необоснованного решения;
- преследование граждан за критику;
- предоставление недостоверной информации;
- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);
- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.
4.2.2.При уходе в отпуск специалист обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.
4.2.3.По фактам нарушений специалистом архивного отдела настоящего Регламента при исполнении полномочий главой города Коврова начинается служебная проверка.
4.2.4.При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения специалистом возложенных на него обязанностей по предоставлению муниципальной услуги данный специалист привлекается к дисциплинарной ответственности.
5.Порядок досудебного (внесудебного) обжалования действий
(бездействия) должностных лиц, осуществляемых в ходе
выполнения Регламента
5.1.Получатель муниципальной услуги имеет право на обжалование действий (бездействия) специалистов архивного отдела при предоставлении ими муниципальной услуги.
5.2.Действия (бездействие) специалистов архивного отдела могут быть обжалованы:
- главе города Коврова;
- заместителю главы администрации;
- заведующему архивным отделом.
5.3.Предметом обжалования может быть:
- нарушение сроков предоставления муниципальной услуги;
- требование по предоставлению документов, не предусмотренных настоящим Регламентом;
- некорректное поведение специалиста, предоставляющего услугу.
5.4.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- должность, фамилию, имя и отчество специалиста, действие (бездействие) которого обжалуется;
- суть обжалуемого действия (бездействия);
- обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.4.Должностные лица администрации города Коврова (заместитель главы администрации города, заведующий архивным отделом):
- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- по результатам рассмотрения жалобы принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дают письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.5.Ответ на жалобу подписывается заместителем главы администрации города либо заведующим архивным отделом.
5.6.Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации.
В исключительных случаях заместитель главы администрации города вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.7.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.8.Должностные лица администрации города Коврова при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
5.9.Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.10.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностные лица администрации города Коврова вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в администрацию города Коврова. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
5.11.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных в ней вопросов.