Приложение к Распоряжению от 11.09.2012 г № 717-Р Инструкция
Инструкция смк администрации города Владимира к стандарту смк администрации города Владимира «Управление документацией общего делопроизводства ст-ав 02-2011»
| Система менеджмента качества | Версия N 1 |
| Организация контроля исполнения документов | Введена с 03.09.2012 |
| И-АВ 01-02/07-2011 | Количество листов: 7 |
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая инструкция СМК администрации города Владимира "Организация контроля исполнения документов И-АВ 01-02/07-2011" к стандарту СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011" (далее - Инструкция) разработана в целях оптимизации и повышения эффективности организации делопроизводства, своевременного и качественного исполнения документов и определяет порядок организации контроля исполнения документов в администрации города Владимира.
1.2.Инструкция разработана в соответствии со стандартом СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011" и нормативными документами, на которые он ссылается.
1.3.Действие Инструкции распространяется на администрацию города Владимира, ее структурные подразделения, муниципальные учреждения.
2.ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документов, включает: постановку документов на контроль; своевременное доведение документов до исполнителей; организацию проверок хода исполнения документов; организацию упреждающего контроля; обобщение и анализ результатов исполнения; своевременное информирование руководителей администрации города о ходе выполнения поручений, содержащихся в документах; снятие исполненных документов с контроля (продление срока исполнения документов); направление исполненных документов в дело.
Контролирующие органы (КО) - структурные подразделения администрации города Владимира, на которые в соответствии с положениями об этих структурных подразделениях возложены функции по осуществлению контроля исполнения документов в администрации города Владимира (управление секретариата главы администрации, Протокольный отдел, Отдел ЭД, Службы ДО).
Отдел ЭД - отдел электронного делопроизводства управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства.
Протокольный отдел - протокольный отдел управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства.
Портал - корпоративный портал органов местного самоуправления города Владимира.
Руководитель - руководитель администрации, руководитель самостоятельного структурного подразделения аппарата администрации города Владимира. Руководитель администрации - глава администрации города, заместитель главы администрации города.
Служба ДО - служба документационного обеспечения.
СЭД - система электронного документооборота "Сириус".
Учреждения - муниципальные учреждения.
МПА - муниципальный правовой акт администрации города Владимира.
3.ПОРЯДОК ПОСТАНОВКИ ДОКУМЕНТОВ НА КОНТРОЛЬ
3.1.Организация контроля исполнения документов в администрации города Владимира включает в себя контроль за соблюдением сроков и контроль за качеством и полнотой исполнения документов.
3.2.Контролю подлежат все документы, требующие исполнения:
- законодательные акты Российской Федерации;
- Указы Президента Российской Федерации;
- постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;
- акты Законодательного Собрания Владимирской области;
- законы Владимирской области, постановления, распоряжения и поручения Губернатора Владимирской области, протоколы (выписки из протоколов) заседаний комиссий и комитетов, совещательных органов администрации Владимирской области;
- входящие документы в адрес администрации города Владимира от вышестоящих, контролирующих, надзорных органов, органов прокуратуры и другие (материалы проверок, представления и т.п.), содержащие поручения или требования об исполнении либо устранении выявленных нарушений с указанием конкретных сроков исполнения либо сроков исполнения, установленных с действующим законодательством;
- решения Совета народных депутатов города Владимира, комитетов Совета народных депутатов города Владимира, депутатские запросы, другие документы с резолюциями главы города Владимира, в которых сформулированы поручения, указаны сроки и конкретные исполнители;
- постановления, распоряжения администрации города Владимира, содержащие поручения по контролю;
- поручения главы администрации города по письмам, справкам, информации структурных подразделений администрации города Владимира (внутренние документы) с резолюциями, в которых сформулированы поручения, указаны сроки и конкретные исполнители;
- поручения главы администрации города по итогам оперативных совещаний и иных рабочих совещаний в адрес руководителей, в том числе учреждений, оформленные управлением секретариата главы администрации и утвержденные главой администрации города.
3.3.На документах, поставленных на контроль, проставляется отметка о контроле с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа и в регистрационной карточке документа в СЭД.
3.4.Контроль исполнения документов осуществляют КО в рамках следующих полномочий:
- управление секретариата главы администрации - поручения главы администрации города по итогам оперативных совещаний и иных рабочих совещаний в адрес руководителей, в том числе учреждений, оформленные управлением секретариата главы администрации и утвержденные главой администрации города; решения Совета народных депутатов города Владимира, в которых сформулированы поручения, указаны сроки и конкретные исполнители;
- Протокольный отдел - постановления, распоряжения администрации города Владимира, содержащие поручения по контролю;
- Отдел ЭД - входящие документы, требующие исполнения законодательные акты Российской Федерации; указы Президента Российской Федерации; постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; акты Законодательного Собрания Владимирской области; законы Владимирской области, постановления, распоряжения и поручения Губернатора Владимирской области, протоколы (выписки из протоколов) заседаний комиссий и комитетов, совещательных органов администрации Владимирской области; входящие документы в адрес администрации города Владимира от вышестоящих, контролирующих, надзорных органов, органов прокуратуры и другие (материалы проверок, представления и т.п.), содержащие поручения или требования об исполнении либо устранении выявленных нарушений с указанием конкретных сроков исполнения либо сроков исполнения, установленных с действующим законодательством);
- Службы ДО - документы по поручению руководителей.
3.5.КО в рамках своих полномочий имеют право запрашивать и получать любую информацию от исполнителей и осуществлять мероприятия, касающиеся проверки хода исполнения документов.
3.6.Ответственность за организацию и фактическое исполнение документов и поручений в структурных подразделениях администрации города Владимира, учреждениях возлагается на их руководителей.
4.СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1.Сроки исполнения документов и поручений исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения) или с даты наложения резолюции руководителя, или с даты регистрации в зависимости от вида документа.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок;
- с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок;
- с указанием конкретной даты - в срок (сроки), определенные в поручении (резолюции);
- без указания конкретной даты - в течение 30 календарных дней со дня регистрации документа либо исходя из содержания текста документа (для МПА).
Отчетным сроком по предоставлению информации о проведении мероприятия считается следующий рабочий день после его проведения (для МПА), если иной срок не предусмотрен в тексте документа.
4.2.В случае наложения руководителем, давшим поручение, повторной резолюции срок исполнения документа составляет не более 15 дней или указывается в резолюции.
4.3.Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий (выходной или праздничный) день, днем окончания срока считается предыдущий рабочий день перед нерабочим днем. Документы или поручения подлежат исполнению до 12.00 ч пятницы или рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Для МПА сроком исполнения документа в целом (подготовки итоговой информации) считается 4 рабочий день от максимального срока исполнения поручения по данному документу.
5.ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.1.Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями, содержащимися в тексте документа, резолюции, перечне поручений.
5.2.Контроль исполнения всех видов документов осуществляется с помощью СЭД.
5.3.Руководители, на которых возложена ответственность за исполнение, обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, организуют работу по своевременному и полному исполнению документов.
Работу по своевременному и полному исполнению документов, контроль за исполнением которых возложен на главу администрации города, организует управление секретариата главы администрации.
Руководители несут ответственность за своевременное представление информации об исполнении документов в КО.
5.4.Исполнение документа предусматривает:
- организационную работу на местах, разработку мероприятий по выполнению и контролю за исполнением;
- сбор и обработку необходимой информации;
- подготовку итогового документа (справка, отчет, проект распоряжения или постановления администрации города Владимира) с занесением необходимой информации в СЭД.
5.5.В случае, когда исполнение документа поручено одновременно нескольким исполнителям, ответственность за своевременную подготовку и представление итоговой информации (отчета) несет исполнитель, указанный в резолюции (поручении) первым, - ответственный исполнитель.
В случае, когда выполнение документа в целом возложено на нескольких исполнителей (для МПА), то служебная записка подписывается всеми исполнителями.
В случае нарушения сроков представления итоговой информации ответственный исполнитель должен сообщить о причинах задержки.
При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители представляют необходимые материалы ответственному исполнителю в указанные им сроки.
5.6.Текущий контроль исполнения документов осуществляют Службы ДО.
5.7.Упреждающий контроль исполнения документов осуществляется в СЭД: в КО - через систему оповещений, портал, в Службах ДО - дополнительно путем направления контрольных карточек и сводок по контрольным документам с указанием сроков исполнения документов.
5.8.Документы считаются исполненными, если о выполнении предусмотренных в них поручений письменно доложено руководителю, давшему поручение, и поручение признано им выполненным в полном объеме.
К итоговой информации о выполнении прикладываются рабочие материалы, содержащие необходимые сведения, копии ответов и т.д.
5.9.Все исполненные документы вместе с итоговой информацией о выполнении направляются в КО.
Служебные записки по исполнению МПА направляются через портал на рассмотрение главе администрации города. Результаты рассмотрения отражаются в СЭД.
6.ПОРЯДОК СНЯТИЯ ДОКУМЕНТОВ С КОНТРОЛЯ
6.1.Ответственный исполнитель при полном исполнении документа, а также в случаях, когда отпала необходимость исполнения документа, в итоговом документе на имя главы администрации города вносит предложение о снятии документа (пункта, поручения, задания) с контроля с обязательным приложением документа-инициатора (его копии).
Служебные записки по исполнению МПА оформляются строго по установленным шаблонам.
6.2.При необходимости изменения срока исполнения документа ответственным исполнителем не позднее чем за 3 календарных дня до окончания установленного срока исполнения документа готовится мотивированное предложение о продлении срока исполнения документа с обязательным указанием планируемого срока исполнения и приложением документа-инициатора (его копии). Предложения о продлении срока в вышестоящие инстанции подписываются главой администрации города или лицом, исполняющим его должностные обязанности.
6.3.Установленные сроки исполнения документов могут быть продлены только лицом, определившим срок исполнения документа, или лицом, исполняющим его должностные обязанности. Изменение сроков исполнения документов подлежит обязательному занесению в СЭД.
6.4.В случае необходимости длительного исполнения документа КО могут устанавливаться промежуточные сроки представления информации.
6.5.В случае принятия нового документа взамен действующего контролю подлежит вновь принятый документ, предыдущий автоматически снимается с контроля. В случае признания утратившим силу документа он также автоматически снимается с контроля. Исполнитель должен сообщить в КО о прекращении действия устаревшего документа или отдельного его пункта.
6.6.Поручения, установленные в документах вышестоящих органов, считаются исполненными, если по ним направлена итоговая информация о полном исполнении и соблюдены установленные сроки.
6.7.Исполненный документ может быть снят с контроля КО только при условии, если информация о его исполнении занесена в СЭД и электронный образ (файл) документа-ответа прикреплен к регистрационной карточке документа в СЭД.
6.8.Исполненные и снятые с контроля документы направляются в дело в установленном порядке.
7.ОЦЕНКА ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
7.1.Регулярно (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) проводится анализ фактического исполнения всех находящихся на контроле документов и исполнительской дисциплины. Качество и своевременность исполнения документов отслеживается КО в рамках полномочий, указанных в пункте 3.4 настоящей Инструкции, посредством автоматизированного контроля в СЭД, в ходе инспекторских и специальных проверок.
Результаты проведенного анализа (сводка) представляются главе администрации города и заместителю главы администрации города, руководителю аппарата.
7.2.По результатам анализа неисполненных (не исполненных в срок) документов к руководителям и непосредственным исполнителям могут быть применены меры дисциплинарного воздействия в соответствии с действующим законодательством.