Приложение к Распоряжению от 06.06.2013 г № 337-Р Инструкция
Инструкция смк администрации города Владимира к стандарту смк администрации города Владимира «Управление документацией общего делопроизводства ст-ав 02-2011»
| Система менеджмента качества | Версия N 1.2 |
| Использование печатей, штампов | Введена с 04.06.2013 |
| И-АВ 01-02/05-2011 | Количество листов: 14 |
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая инструкция СМК администрации города Владимира "Использование печатей, штампов И-АВ 01-02/05-2011" к стандарту СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011" (далее - Инструкция) разработана в целях повышения результативности и эффективности организации делопроизводства в администрации города Владимира.
1.2.Инструкция разработана на основании технических требований ГОСТ Р 51511-2001, Национального стандарта Российской Федерации "Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования", в соответствии со стандартом СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011" и нормативными документами, на которые он ссылается.
1.3.Инструкция определяет единый порядок изготовления, учета, выдачи, хранения, использования и уничтожения печатей с гербом города Владимира, простых печатей, штампов в администрации города Владимира, исключающий их несанкционированное применение в администрации города Владимира.
1.4.Действие Инструкции распространяется на администрацию города Владимира, ее структурные подразделения.
2.ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
Клише печати (штампа) - элемент печати (штампа), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа).
Мастичная печать (штамп) - печать (штамп), изготовленная из каучука либо иного подобного материала, обеспечивающего качественное нанесение на бумаге оттиска элементов печати (штампа) штемпельной краской.
Отдел ЭД - отдел электронного делопроизводства управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства.
Оттиск печати (штампа) - изображение клише печати (штампа) на бумаге или других материалах. Оттиск печати является реквизитом документа, свидетельствующим о его подлинности.
Печать (штамп) - устройство, содержащее клише печати (штампа) для нанесения оттисков на бумагу или другие материалы.
Печать с гербом города Владимира - печать, содержащая в центре клише печати зеркальное отображение герба города Владимира.
Протокольный отдел - протокольный отдел управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства.
Штемпельная краска - специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу или другие материалы с помощью клише печати (штампа).
Штемпельная подушка - материал, несущий в своем объеме штемпельную краску, которая переносится на печатающие элементы клише печати (штампа) при его контакте со штемпельной подушкой.
3.ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
3.1.Печати с гербом города Владимира
3.1.1.Деятельностью администрации города Владимира в соответствии с Уставом муниципального образования город Владимир на основе единоначалия руководит глава администрации города, имеющий преимущественное право подписи документов и пользования печатью с гербом города Владимира, определяющий порядок ее использования другими должностными лицами.
3.1.2.Право подписания отдельных видов документов и заверения их печатью с гербом города Владимира может быть предоставлено другим должностным лицам на основании распоряжения администрации города Владимира либо надлежаще оформленной доверенности.
На время отсутствия главы администрации города (отпуск, направление на учебу, командировка и так далее) принимается распоряжение администрации города Владимира о возложении исполнения его обязанностей на одного из заместителей главы администрации города, которое автоматически распространяет на данное должностное лицо право подписи документов и использования печати с гербом города Владимира на указанный период времени.
3.1.3.В администрации города Владимира печать с гербом города Владимира изготавливается в 5 экземплярах, малая печать с гербом города Владимира - в 1 экземпляре.
3.1.4.Первый экземпляр печати с гербом города Владимира (на печати номер экземпляра не указан) хранится в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации города Владимира (далее - Гербовая печать 1).
Гербовой печатью 1 заверяются подписи следующих должностных лиц (либо лиц их замещающих или исполняющих их обязанности):
- главы администрации города;
- заместителя главы администрации города, руководителя аппарата;
- заместителей главы администрации города;
- начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации города Владимира, главного бухгалтера.
Гербовой печатью 1 заверяются подписи вышеуказанных должностных лиц на следующих документах:
- представлениях, ходатайствах о награждении государственными наградами, премиями;
- трудовых книжках;
- трудовых договорах, изменениях в трудовые договоры;
- справках, удостоверяющих трудовой стаж, квалификацию работников администрации города Владимира, бывших работников - пенсионеров;
- справках по месту требования;
- Почетных грамотах администрации города Владимира, Благодарностях администрации города Владимира, Благодарственных письмах администрации города Владимира, Дипломах администрации города Владимира;
- командировочных удостоверениях, подписываемых главой администрации города Владимира или заместителем главы администрации города, руководителем аппарата;
- актах приема-передачи, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.;
- доверенностях на получение товарно-материальных ценностей;
- договорах о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ, оказании услуг;
- гражданско-правовых договорах;
- гарантийных письмах;
- образцах оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
- документах по допуску к государственной тайне.
Настоящий перечень документов, заверяемых Гербовой печатью 1, не является окончательным, при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения.
3.1.5.Второй экземпляр печати с гербом города Владимира (на печати указан номер экземпляра 2) хранится в управлении архитектуры, строительства и земельных ресурсов администрации города Владимира (далее - Гербовая печать 2).
Гербовой печатью 2 заверяется подпись заместителя главы администрации города, начальника управления архитектуры, строительства и земельных ресурсов администрации города Владимира либо лица, которому на основании распоряжения администрации города Владимира или доверенности от администрации города Владимира предоставлено право подписи от имени администрации города Владимира, на следующих документах:
- договорах аренды земельных участков, кроме договоров краткосрочной аренды земельных участков для размещения нестационарных торговых объектов;
- дополнительных соглашениях к договорам аренды земельных участков;
- протоколах разногласий и согласований к договорам аренды земельных участков и дополнительным соглашениям;
- договорах купли-продажи земельных участков;
- договорах дарения земельных участков;
- актах приема-передачи земельного участка гражданам, состоящим на учете нуждающихся в жилых помещениях и имеющим троих и более детей в возрасте до 18 лет, проживающих с ними, в собственность бесплатно для индивидуального жилищного строительства;
и иных договорах и документах, связанных с заключением, исполнением, расторжением договоров, соглашений, касающихся аренды, владения и распоряжения земельными участками.
3.1.6.Третий экземпляр печати с гербом города Владимира (на печати указан номер экземпляра 3) хранится в Протокольном отделе (далее - Гербовая печать 3).
Гербовой печатью 3 заверяется подпись главы администрации города (либо лица, исполняющего его обязанности) на дополнительных экземплярах муниципальных правовых актов администрации города Владимира по вопросам, затрагивающим имущественные права подопечных граждан.
Гербовой печатью 3 заверяются копии муниципальных правовых актов, хранящихся в Протокольном отделе, выписки из них.
3.1.7.Четвертый экземпляр печати с гербом города Владимира (на печати указан номер экземпляра 4) хранится в Отделе ЭД (далее - Гербовая печать 4).
Гербовая печать 4 ставится:
- на доверенностях для предъявления в судебных и иных органах при представлении интересов администрации города Владимира;
- на командировочных удостоверениях (отметки о датах прибытия и убытия) лиц, командированных в администрацию города Владимира;
- для заверения выписок из номенклатуры дел администрации города Владимира;
- для заверения копий приказов заместителей главы администрации города;
- для заверения копий документов администрации города Владимира для предъявления в судебные органы, органы прокуратуры и иные органы;
- для заверения подписи главы администрации города (либо лица, исполняющего его обязанности), заместителей главы администрации города на документах, не относящихся к финансовым и не носящих материального характера, кроме документов, указанных в пункте 3.1.4.
3.1.8.Пятый экземпляр печати с гербом города Владимира (на печати указан номер экземпляра 5) хранится в управлении экономики, инвестиций, развития предпринимательства, потребительского рынка и услуг (далее - Гербовая печать 5).
Гербовой печатью 5 заверяется подпись начальника управления экономики, инвестиций, развития предпринимательства, потребительского рынка и услуг администрации города либо лица, исполняющего его обязанности, на договорах краткосрочной аренды земельных участков для размещения нестационарных торговых объектов.
3.1.9.Малая печать с гербом города Владимира для удостоверений хранится в управлении организационной работы и муниципальной службы администрации города Владимира, ставится на удостоверениях муниципальных служащих аппарата администрации города Владимира, руководителей структурных подразделений администрации города Владимира с правом юридического лица и руководителей муниципальных учреждений и предприятий.
3.1.10.Запрещается использовать указанные выше печати с гербом города Владимира на иных документах, кроме перечисленных в пунктах 3.1.4 - 3.1.9 Инструкции.
3.1.11.Документы, подготовленные с нарушением требований, установленных стандартом СМК администрации города Владимира "Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011", печатью с гербом города Владимира не заверяются.
3.1.12.Печать ставится, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
3.1.13.Структурные подразделения администрации города Владимира с правом юридического лица имеют свои печати с гербом города Владимира со своим полным, действительным наименованием. Этими печатями заверяются подписи руководителей структурных подразделений администрации города Владимира с правом юридического лица (либо лиц, исполняющих их обязанности, либо которым право подписи предоставлено соответствующими документами). Количество экземпляров печати в структурном подразделении администрации города Владимира с правом юридического лица определяется самим структурным подразделением с учетом действительной необходимости.
3.2.Простые печати и штампы
3.2.1.Структурные подразделения администрации города Владимира могут иметь простые печати (без изображения герба города Владимира) и штампы.
3.2.2.Право иметь простые печати и штампы и перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляются положением о структурном подразделении администрации города Владимира. В структурных подразделениях администрации города Владимира с правом юридического лица простые печати и штампы, а также перечень документов, для заверения которых они используются, закрепляются приказами руководителей структурных подразделений.
3.2.3.Простая печать "Управление организационной работы и муниципальной службы" хранится в управлении организационной работы и муниципальной службы администрации города Владимира, используется для:
- заверения копий документов, с которыми работает отдел по кадровой работе управления организационной работы и муниципальной службы администрации города Владимира и хранящихся в личных делах сотрудников администрации города Владимира;
- заверения подписи лица, ответственного за выдачу и ведение трудовых книжек и вкладыша к ним;
- отметок на командировочных удостоверениях о датах прибытия и убытия муниципальных служащих аппарата администрации города Владимира.
3.2.4.Простая печать "Для пакетов" хранится в отделе по защите государственной тайны и информации управления секретариата главы администрации и используется для принятия и отправки корреспонденции секретного характера и для служебного пользования.
3.2.5.Простая печать "Для документов" хранится в Отделе ЭД и используется для заверения:
- резолюции главы администрации города на документах, прошедших рассмотрение на портале ОМСУ (кроме служебных записок по исполнению МПА);
- копий и выписок из протоколов тематических совещаний при главе администрации города, направляемых в подведомственные учреждения администрации города Владимира;
- в некоторых случаях подписи на счетах-фактурах и товарных накладных;
- подписи при получении отдельных видов корреспонденции.
3.2.6.Простая печать "Протокольный отдел" хранится в Протокольном отделе и используется для:
- оформления отметки на проекте МПА, прошедшего проверку в Протокольном отделе;
- заверения резолюции главы администрации города на служебных записках по исполнению МПА, прошедших рассмотрение на портале ОМСУ.
Использование штампов структурными подразделениями определяется их содержанием.
4.ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
4.1.Общие требования к изготовлению
4.1.1.Печати изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001 на полиграфическом предприятии, имеющем лицензию на данный вид деятельности, а также сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.
Штампы изготавливаются на полиграфическом предприятии или приобретаются самонаборные штампы.
4.1.2.Печати и штампы должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их использовании на документе оставался четкий оттиск всех обязательных и дополнительных элементов изображения и защиты печати (штампа).
4.1.3.Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными.
4.1.4.Не допускаются визуально различимые: выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения элементов изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.
4.1.5.Штемпельная краска должна быть влагостойкой.
4.1.6.Штемпельная подушка и штемпельная краска должны обладать характеристиками, обеспечивающими выполнение пунктов 4.1.2 - 4.1.4 настоящей Инструкции.
4.1.7.Допускается использовать следующие цвета штемпельной краски:
- для Гербовых печатей 1, 2, 3, 4, 5 - печатей с гербом города Владимира структурных подразделений администрации города Владимира с правом юридического лица, простых печатей - синего, фиолетового;
- для малой печати с гербом города Владимира - красного;
- для штампов - синего, фиолетового, красного, зеленого.
4.2.Требования к изготовлению печатей с гербом города Владимира
4.2.1.Печати с гербом города Владимира должны нести в себе не менее трех обязательных элементов степеней защиты от подделки.
4.2.2.Клише печати с гербом города Владимира имеет форму круга диаметром 40 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом толщиной 1,3 (+0,1) мм, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне). Микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слова "Муниципальное образование город Владимир" и ограниченной символами (*).
4.2.3.В центре печати симметрично относительно вертикальной оси находится изображение герба города Владимира, вписанное в окружность диаметром не более 20 мм.
4.2.4.Вокруг герба города Владимира на расстоянии 1 (-0,1) мм располагается по окружности по часовой стрелке микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне), выполненный в виде разделительного кольца, отделяющего строки текста информационного поля от изображения герба города Владимира. Микротекст состоит из повторяющейся записи, которая содержит сведение об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН XXXXXXXXXX) и ограничивается символами (*).
4.2.5.По окружности печати между микротекстами с позитивным и негативным начертанием размещаются в две строки:
- первая строка - наименование органа местного самоуправления "АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВЛАДИМИРА", ограниченное с двух сторон символами (*);
- вторая строка: в верхней части центрального поля печати - основной государственный регистрационный номер (ОГРН XXXXXXXXXXXXX) согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц, ограниченный с двух сторон символами (*); в нижней части центрального поля печати - символ (*) у Гербовой печати 1, цифра 2 у Гербовой печати 2, цифра 3 у Гербовой печати 3, цифра 4 у Гербовой печати 4, цифра 5 у Гербовой печати 5, что соответствует номеру экземпляра печати.
4.2.6.Нижняя часть центрального поля также содержит графическое поле с полутоновым растром и линеатурой не ниже 40 линий на сантиметр.
4.2.7.Для проставления на удостоверениях изготавливается малая печать с гербом города Владимира диаметром 25 мм, при этом размер изображения герба города Владимира должен вписываться в окружность диаметром не более 17 мм. Внешнее кольцо клише печати ограничивается ободом толщиной 1 (+0,1) мм. Вокруг герба города Владимира по окружности располагается запись, состоящая из слов "АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВЛАДИМИРА" и разделяется символом (*).
4.2.8.Для повышения защиты от подделки печатей с гербом города Владимира могут применяться дополнительные элементы защиты, в том числе:
- допускается изменение отдельных букв шрифта, внесение в шрифт в контрольных точках печати дефектов, имитирующих естественные дефекты резины;
- визуально неразличимое изменение геометрических пропорций печати, придание им неправильной формы;
- внесение в изображение печати невидимых при естественном свете, скрытых графических элементов защиты, которые позволяют идентифицировать подлинность оттиска печати.
4.3.Требования к изготовлению печатей с гербом города
Владимира структурных подразделений администрации города
Владимира с правом юридического лица
4.3.1.Печати с гербом города Владимира структурных подразделений администрации города Владимира с правом юридического лица, имеют единый оттиск.
4.3.2.Печати с гербом города Владимира должны нести в себе не менее трех обязательных элементов степеней защиты от подделки.
4.3.3.Клише печати с гербом города Владимира имеет форму круга диаметром 40 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом толщиной 1,3 (+0,1) мм, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне). Микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слова "Муниципальное образование город Владимир" и ограниченной символами (*).
4.3.4.В центре печати симметрично относительно вертикальной оси находится изображение герба города Владимира, вписанное в окружность диаметром не более 20 мм.
4.3.5.Вокруг герба города Владимира на расстоянии 1 (-0,1) мм располагается по окружности по часовой стрелке микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне), выполненный в виде разделительного кольца, отделяющего строки текста информационного поля от изображения герба города Владимира. Микротекст состоит из повторяющейся записи, которая содержит сведение об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН XXXXXXXXXX) и ограничивается символами (*).
4.3.6.По окружности печати между микротекстами с позитивным и негативным начертанием размещаются в две строки:
- первая строка - наименование органа местного самоуправления "АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВЛАДИМИРА", ограниченное с двух сторон символами (*);
- вторая строка: по часовой стрелке - наименование структурного подразделения в именительном падеже, символ (*), основной государственный регистрационный номер (ОГРН XXXXXXXXXXXXX) согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц; в нижней части центрального поля печати - символ (*). Если в структурном подразделении несколько экземпляров печати с гербом города Владимира, то символ (*), начиная со второго экземпляра, заменяется на цифру, что соответствует номеру экземпляра печати.
4.3.7.Нижняя часть центрального поля также содержит графическое поле с полутоновым растром и линеатурой не ниже 40 линий на сантиметр.
4.3.8.Для повышения защиты от подделки печатей с гербом города Владимира могут применяться дополнительные элементы защиты, указанные в пункте 4.2.8.
4.4.Требования к изготовлению простых печатей и штампов
4.4.1.Простая печать структурного подразделения имеет форму круга диаметром 40 мм. Края печати окаймлены бортиком.
4.4.2.В центре печати указано наименование структурного подразделения, окаймленное правильным кругом диаметром 28 мм.
4.4.3.Внешнее кольцо клише печати ограничивается ободом толщиной 1 (+0,1) мм.
4.4.4.Между внутренней и внешней окружностями в одну строку размещается наименование органа местного самоуправления "АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВЛАДИМИРА", разделенное символом (*).
4.4.5.Изготовление или приобретение штампов осуществляется по требованиям, предъявляемым структурными подразделениями администрации города Владимира, заказывающими штампы.
5.ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
5.1.Печати и штампы изготавливаются в соответствии с образцом, прилагаемым к заявке на изготовление.
5.2.В администрации города Владимира заявки на изготовление печатей и штампов готовятся структурными подразделениями администрации города Владимира в виде служебных писем на имя заместителя главы администрации города, руководителя аппарата по согласованию с управлением информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства администрации города Владимира.
5.3.Структурные подразделения администрации города Владимира с правом юридического лица изготовление печатей и штампов или приобретение самонаборных штампов осуществляют самостоятельно.
Образцы печатей согласовываются с управлением информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства администрации города Владимира.
5.4.Получение изготовленных печатей и штампов от полиграфических и штемпельно-граверных организаций осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке.
5.5.Полученные печати и штампы передаются:
- в администрации города Владимира: печати с гербом города Владимира в управление секретариата главы администрации, простые печати и штампы в отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города Владимира;
- в структурном подразделении администрации города Владимира с правом юридического лица - определяется структурным подразделением.
6.ПОРЯДОК УЧЕТА, ВЫДАЧИ И ХРАНЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
6.1.Печати и штампы учитываются с закреплением оттиска в журнале учета печатей и штампов по форме согласно приложению к Инструкции:
- в администрации города Владимира: печати с гербом города Владимира в управлении секретариата главы администрации, простые печати и штампы в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации города Владимира;
- в структурном подразделении администрации города Владимира с правом юридического лица - определяется структурным подразделением.
6.2.Печати и штампы выдаются муниципальным служащим, назначенным ответственными за их хранение и использование, под роспись в журнале учета печатей и штампов.
6.3.Персональную ответственность за сохранность и правильное использование печатей и штампов несут муниципальные служащие, закрепленные за печатями и штампами в администрации города Владимира приказом заместителя главы администрации города, руководителя аппарата; в структурном подразделении администрации города Владимира с правом юридического лица - приказом руководителя структурного подразделения.
В период временного отсутствия муниципального служащего, ответственного за хранение и использование печатей и штампов (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.), печати и штампы передаются под роспись в журнале учета печати и штампов временно исполняющему обязанности муниципальному служащему.
6.4.Печати хранятся в несгораемом металлическом хранилище, опечатываемом металлической печатью индивидуального пользования ответственного за их хранение и использование. Рабочий кабинет должен иметь охранную сигнализацию и сдаваться под охрану.
Запрещается хранить печати в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды.
При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.
6.5.При утере печати или штампа администрации города Владимира незамедлительно письменно ставится в известность заместитель главы администрации города, руководитель аппарата и начальник управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства администрации города Владимира, структурного подразделения администрации города Владимира с правом юридического лица - руководитель структурного подразделения.
6.6.При увольнении или перемещении по службе, изменении должностных обязанностей муниципального служащего печати и штампы сдаются под роспись в журнале учета печатей и штампов.
6.7.Наличие печатей, штампов, правильность их хранения и использования в администрации города Владимира проверяется специальной комиссией (по мере необходимости), которая создается приказом заместителя главы администрации города, руководителя аппарата, в структурном подразделении администрации города Владимира с правом юридического лица - приказом руководителя структурного подразделения, но не чаще одного раза в год, о чем составляется акт проверки.
В акте проверки перечисляются все печати, штампы с указанием их количества согласно журналу учета печатей и штампов, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, штампов, нарушения порядка их хранения и использования.
Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем комиссии.
6.8.При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей, штампов, а также их незаконного использования в установленном порядке проводится служебная проверка.
6.9.При смене лиц, ответственных за хранение, выдачу и использование печатей и штампов, в актах приема-сдачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей и штампов.
7.ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
7.1.Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы, а также печати и штампы, содержащие устаревшие наименования структурных подразделений администрации города Владимира, в обязательном порядке сдаются для последующего уничтожения:
- в администрации города Владимира: печати с гербом города Владимира в управление секретариата главы администрации, простые печати и штампы в отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города Владимира;
- в структурном подразделении администрации города Владимира с правом юридического лица - определяется структурным подразделением.
7.2.Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается (по мере необходимости) в администрации города Владимира приказом заместителя главы администрации города, руководителем аппарата, в структурном подразделении администрации города Владимира с правом юридического лица - приказом руководителя структурного подразделения.
7.3.Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.
Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями.
7.4.Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем комиссии.
В акте должны быть указаны:
- время и место уничтожения;
- состав комиссии;
- основание уничтожения;
- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов с использованием штемпельной краски (их количество и номера экземпляров), их регистрационные номера по журналу учета печатей и штампов (оформляется приложением к акту);
- способ уничтожения;
- информация о приведении печатей (штампов) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
- подписи членов комиссии.
Акт подшивается в специальное дело, которое хранится вместе с журналом учета печатей и штампов. В журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка.
7.5.При реорганизации или ликвидации структурного подразделения администрации города Владимира находящиеся у него в пользовании печати и штампы уничтожаются после передачи дел в архив.