Постановление Главы администрации Владимирской области от 14.02.1996 № 90
Об обеспечении сохранности документов и подготовки их к передаче на хранение в архив администрации области.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
14.02.96 N 90
Об обеспечении сохранности
документов и подготовки их к
передаче на хранение в архив
администрации области
(В редакции Постановления Главы администрации Владимирской области
от 22.10.1996 № 496; от 26.02.1997 № 106; от 04.12.2000 № 816)
В целях обеспечения сохранности документов областной
администрации, имеющих научную, историческую и практическую ценность,
и подготовки их к передаче на хранение в ведомственный архив
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. (Утратил силу - Постановление Главы администрации Владимирской
области от 26.02.1997 № 106)
2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной
комиссии администрации Владимирской области (приложение 1).
3. Утвердить Положение об архиве администрации Владимирской
области (приложение 2).
4. (Утратил силу - Постановление Главы администрации Владимирской
области от 04.12.2000 № 816)
5. Постановление главы администрации Владимирской области N 30 от
17.01.92 считать утратившим силу.
6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на
Мироедова А.А. - зам.главы - госсекретаря.
Глава администрации
Владимирской области Ю.ВЛАСОВ
Приложение 1
к постановлению главы
администрации области
от 14.02.96 N 90
П О Л О Ж Е Н И Е
о постоянно действующей экспертной комиссии
администрации Владимирской области
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для
организации и проведения методической и практической работы по
экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на
государственное хранение документов Архивного фонда Владимирской
области, включая управленческую, машиночитаемую и другую специальную
документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации
области.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательыл органом при
главе администрации.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения
руководством администрации. В необходимых случаях (см. п. 3.3.
настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их
предварительного согласования с архивным отделом администрации области.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном
фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Законом
Владимирской области об Архивном фонде Владимирской области и архивах,
распорядительными документами главы администрации,
нормативно-методическими документами Росархива, архивного отдела
администрации области, госархива Вадимирской области, типовыми и
ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим
положением об ЭК.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется заместителем главы
администрации - госсекретарем, секретарем ЭК является начальник
управления делопроизводства.
Персональный состав ЭК назначается распоряжением главы
администрации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих
структурных подразделений, представителей делопроизводственной службы,
представителя облгосархива.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться
представители любых сторонних организаций.
II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и
формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к
передаче на государственное хранение.
III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет
следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и
архивной службами работу по ежегодному отбору документов администрации
для дальнейшего хранения и выделению к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе
ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному
хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку
проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.3.1. на согласование ЭПК архивного отдела администрации
области, а затем на утверждение главы администрации:
- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной
документации,
- акты о выявлении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой
"ЭПК" в перечне и номенклатуре дел,
- свободную номенклатуру дел администрации области,
- описи дел по личному составу,
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов
постоянного хранения;
3.3.2. на рассмотрение ЭПК архивного отдела администрации области
предложения об изменении сроков хранения категорий документов,
установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов,
не предусмотренных перечнем;
3.3.3. на утверждение главы администрации:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения (кроме перечисленных в п. 3.3.1.),
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по
личному составу.
3.4. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для
сотрудников учреждения консультации до вопросам работы с документами,
участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой
квалификации.
IY. ПРАВА ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям и отдельным сотрудникам администрации области по
вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в
делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих
дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения
и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения,
в том числе документов до личному составу,
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков
хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных
подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об
условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда
области, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и
экспертов специалистов структурных подразделений, представителей
учреждений Государственной архивной службы России, сторонних
организаций.
4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря
комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для
доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство администрации по вопросам,
относящимся к компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять администрацию области в
органах Государственной архивной службы России.
Y. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК
5.1. Экспертная комиссия администрации работает в тесном контакте
с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного отдела администрации
области, получает от нее соответствующие организационно-методические
указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее
заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз
в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на
рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее,
чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются
правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины
присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют
только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право
совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих
на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает
председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по
согласованию с учреждениями Росархива).
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за
исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение 2
к постановлению главы
администрации области
от 14.02.96 N 90
П О Л О Ж Е Н И Е
о ведомственном архиве администрации Владимирской области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документы администрации Владимирской области, имеющие
научную, историческую и практическую ценность, составляют
государственную часть Архивного фонда Владимирской области, который
формируется в соответствии с "Основами законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" и "Законом
об Архивном фонде Владимирской области".
1.2. Документы администрации Владимирской области являются
собственностью государства и после истечения срока ведомственного
хранения подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный
архив Владимирской области (ГАВО).
До передачи на государственное хранение документы временно, в
пределах, установленных Государственной архивной службой России,
хранятся в архиве администрации области.
1.3. Архив администрации области создан для хранения документов
администрации, составляющих государственную часть Архивного фонда
Владимирской области, законченных делопроизводством, сформированных и
оформленных в соответствии с требованиями "Инструкции по ведению
делопроизводства в администрации Владимирской области".
1.4. Архив администрации области осуществляет хранение, учет и
использование документов Архивного фонда.
В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной
архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов
на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей
архивных документов, производятся силами и за счет средств
администрации.
За утрату и порчу архивных документов сотрудники администрации
несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.5. Обязанности по работе с архивом возлагаются на лицо,
ответственное за ведение архива.
1.6. В своей работе архив руководствуется "Основами
законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской
Федерации и архивах", "Законом об Архивном фонде Владимирской
области", распоряжениями главы администрации, нормативно-методическими
документами Государственной архивной службы России, Государственного
архива Владимирской области и настоящим Положением.
II. ЗАДАЧИ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
Главными задачами архива являются:
2.1. Создание необходимых условий для обеспечения сохранности
документов, образующихся в процессе деятельности администрации области
и отнесенных к государственной части Архивного фонда Владимирской
области.
2.2. Организация совместно с ЭК администрации работы по отбору и
передаче на хранение в архив администрации документов, завершенных
делопроизводством.
2.3. Организация учета и использования документов, хранящихся в
архиве.
2.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного
фонда на государственное хранение с соблюдением требований,
установленных Государственной архивной службой России.
2.5. Оказание методической помощи структурным подразделениям
администрации в вопросах делопроизводства и архивного дела.
III. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АКТИВА
В архив администрации Владимирской области поступают:
3.1. Законченные делопроизводством документы постоянного
хранения, образовавшиеся в результате деятельности исполнительного
комитета областного Совета народных депутатов (за 1977-1991 годы) и
структурных подразделений администрации (с 1991 года).
3.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения.
3.3. Документы по личному составу.
IY. ФУНКЦИИ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
Архив осуществляет следующие функции:
4.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения
делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных
подразделений администрации, обработанные в соответствии с
требованиями Государственной архивной службы России.
4.2. Разрабатывает и согласовывает с отделом ведомственных
архивов Государственного архива Владимирской области графики
представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии
(ЭПК) архивного отдела администрации Владимирской области и графики
передачи документов Архивного фонда России на государственное хранение,
4.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после
завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного
хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК администрации и ЭПК
архивного отдела администрации Владимирской области.
4.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых
на хранение дел.
4.5. Создает, пополняет и совершенствует справочный аппарат к
хранящимся в архиве делам и документам.
4.6. Организует использование документов:
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного использования для работы в помещении
архива или помещениях структурных подразделений;
- ведет учет поступления и использования документов, хранящихся в
архиве.
4.7. Участвует в работе ЭК.
4.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в
составлении номенклатур дел структурных подразделений и сводной
номенклатуры дел администрации.
4.9. Один раз в месяц производит санитарную обработку дел
(обеспыливание, перемещение дел и т.п.).
Y. ПРАВА АРХИВА
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях администрации.
5.2. Разрабатывать обязательные для исполнения
нормативно-методические документы по архивному делу.
5.3. Лицо, ответственное за ведение архива, для выполнения своих
обязанностей имеет право посещать в установленном порядке
Государственный архив Владимирской области и архивный отдел
администрации Владимирской области.
5.4. В пределах своей компетенции разрабатывать проекты
распоряжений главы администрации и проверять их исполнение.
5.5. В необходимых случаях совместно с архивным отделом
администрации Владимирской области разрабатывать проекты инструкций по
вопросам архивного дела.
5.6. При невозможности создания надлежащих условий хранения
документов, просить Государственный архив владимирской области о
досрочном приеме дел постоянного хранения.
Приложение N 3 - ДСП.