Постановление Главы администрации города Владимира от 23.05.1996 № 139
Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Владимира.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИМИРА 23.05.96 N 139Об утверждении инструкциипо делопроизводству в аппарате администрации города Владимира. В целях дальнейшего совершенствования организации работ сдокументами в администрации города, оперативного использованиядокументов и поручений, повышения качества подготовки распорядительныхдокументов П О С Т А Н О В Л Я Ю: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в аппаратеадминистрации города Владимира согласно приложению. 2. Обязать отделу, управления, комитеты, структурные подразделенияадминистрации города руководствоваться в своей работе настоящейинструкцией. Глава администрации г.Владимира И.В.Шамов УТВЕРЖДЕНО постановлением главы администрации г. Владимира от 23.05.1996г. N 139 И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству в аппарате администрации города Владимира I. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования кдокументированию управленческой деятельности и организации работ сдокументами в аппарате администрации города. 1.2. Инструкция основывается на нормах федерального закона "Обобщих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации", Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах иведомствах РФ, действующих государственных стандартов наорганизационно-распорядительные документы. 1.3. Правила и порядок работы с секретными документами,обращениями граждан, документами по наградам оговариваютсяспециальными инструкциями. 1.4. Документы администрации города являются составной частьюмуниципальных информационных ресурсов. 1.5. Документы администрации, подлежащие длительному ипостоянному хранению составляют государственную часть Архивного фондаВладимирской области. 1.6. Инструкция по делопроизводству утверждается главойадминистрации. 1.7. Положения инструкции распространяются как на традиционноеделопроизводство, так и на документы, создаваемые при помощи средстввычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от ихносителей. Делопроизводство в администрации ведется децентрализованно:- по нормативно-распорядительным документам - в протокольной части;- по личному составу - в отделе кадров;- по переписке - в канцелярии;-по бухгалтерии - в централизованной бухгалтерии;-по секретным документам - в специализированном подразделении;-по личным обращениям - в отделе по обращениям граждан. 1.8. Документационное обеспечение администрации, контроль засоблюдением единой системы делопроизводства в аппарате, методическоеруководство работой с документами и обучение специалистов основамделопроизводства возлагается на отдел организации документооборотаУправления информации администрации г.Владимира. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдениеустановленных правил и порядка работы с документами в структурныхподразделениях администрации возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения определяет ответственногоза ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождениедокументов в установленные сроки, информирует о состоянии ихисполнения. 1.9. Передача документов, их копий работникам стороннихорганизаций допускается с разрешения главы администрации, егозаместителей или управляющего делами, в зависимости от того, в чьейкомпетенции находится вопрос, излагаемый в передаваемом документ. Передача какой-либо служебной информации в средства массовойинформации осуществляется через пресс-службу администрации и (или) попоручению (разрешению) главы администрации. 1.10. Задачи, функции, порядок работы отдела организациидокументооборота определяются положением. Права, обязанности и ответственность работников в сфеределопроизводства определяются должностными инструкциями. II. Документация администрации 2.1. Деятельность администрации обеспечивается системойвзаимоувязанных управленческих документов, составляющих еедокументационную базу. Документы, в зависимости от места составления,делятся на входящие и созданные. Созданные в администрации документы, направляемые другим лицам,образуют исходящую корреспонденцию. 2.2. В администрации города издаются постановления, распоряжения,приказы, инструкции, положения, протоколы, письма, акты и другиедокументы. III. Правила подготовки и оформления документов 3.1. Документирование управленческой деятельности заключается вфиксации на бумаге или других носителях по установленным правиламуправленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,телефонограммы, телетайпограммы, передаваемые факсимильной связью ит.д.), а также при использовании вычислительной техники - на машинномязыке. Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:наименование организации - автора документа, название документа (неуказывается на письмах), заголовок к тексту, дату, текст, визы,подпись, отметки об исполнении документа и направлении его в дело. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может бытьдополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа,его обработка и т.д. (напр.: отметка о заверении копии, резолюция,гриф утверждения, почтовый адрес, фамилия исполнителя и номер еготелефона). 3.2. Бланки документов. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметьустановленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок ихрасположения. Документы, создаваемые от имени двух или более организаций,оформляются без бланка. 3.3. Оформление реквизитов документов. 3.3.1. Изображение герба города Владимира. Изображение герба города Владимира помещается на верхнем полебланка распорядительного документа (постановления, распоряжения,приказа) и письма. 3.3.2. Название вида документа. Название вида документа определяется его содержанием иназначением. Например: Постановление - распорядительный документ, издаваемыйглавой администрации (в его отсутствие - лицом, исполняющимобязанности главы администрации) по основным вопросам управлениягородским хозяйством и организации деятельности аппаратаадминистрации. Распоряжение - документ, издаваемый главой администрации (в егоотсутствие лицом, исполняющим его обязанности) по вопросамоперативного руководства работой аппарата администрации, а также повопросам оперативного управления, имеет ограниченный срок действия икасается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан. Приказ - распорядительный документ, издаваемый заместителямиглавы администрации, руководителями структурных подразделений впределах собственной компетенции; касается круга вопросов, относящихсяк деятельности конкретного подразделения. 3.3.3. Заголовок к тексту документа должен быть предельнократким, точно передавать смысл текста. 3.3.4. Дата документа. Датой документа является: для писем - дата регистрации в канцелярии администрации илиделопроизводителем структурного подразделения; для распорядительных документов - дата регистрации в протокольнойчасти администрации города ( постановлений, распоряжений) или уделопроизводителя структурного подразделения (приказы). Документы, затрагивающие права, свободы и обязанности человека игражданина вступают в силу со дня опубликования, если в текстедокумента не предусмотрено иное. Остальные документы вступают в силусо дня регистрации, если в тексте не предусмотрена другая дата. Даты в документах оформляются цифровым способом арабскими цифрамив одну строку в последовательности: число, месяц, год. 3.3.5. Регистрационный номер документа . Регистрационный номер документа состоит из кода, определяющегорегистрационный массив документов (Б111 - письма; Б112 -постановления, Б113 - распоряжения), порядкового номера в пределахрегистрационного массива, текущего года, например : Б111/125-96 3.3.6. Текст документа. Текстом управленческого документа является выраженное средствамиделового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированнуюинформацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными поданному вопросу документами. Текст документа оформляется в видесвязного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм 3.3.7. Визирование и согласование документов. При необходимости оценки целостности, обоснованности,соответствия действующему законодательству и правовым актампроизводится согласование и визирование документа. Согласование может производиться как внутри администрации, так ивне ее. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа могутизлагаться на отдельном листе, о чем при визировании и согласованииставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающемудокумент. Визированию подлежат проекты писем, проекты распорядительныхдокументов. Согласованию и визированию подлежат проекты распорядительныхдокументов. Проект письма визируется на втором экземпляре лицом,подготовившем его. При согласовании документов (договоров, инструкций, заявлений ит.д.) гриф согласования располагается ниже подписи с указанием слова"Согласовано", фамилии, должности и даты. Если в процессе рассмотрения или в ходе доработки проектавносятся существенные изменения в первоначальную редакцию, он подлежитповторному согласованию и визированию. Повторного визирования нетребуется, если при доработке в проект документа внесены редакционныеправки, существенно не изменившие его содержание. Сбор виз осуществляется лицом, ответственным за подготовкупроекта. 3.3.8. Подпись документа. Документы на подпись главе администрации и его заместителямнаправляют канцелярия и протокольная часть, которые проверяютправильность оформления документов, наличие необходимых виз исогласований. На проектах распорядительных документов, проверенных протокольнойчастью, ставится отметка. В этом случае протокольная часть несетответственность за правильность оформления распорядительногодокумента. Постановления и распоряжения подписываются только главойадминистрации, либо лицом, исполняющим его обязанности с указаниемдолжности, которую оно исполняет ("и.о. главы администрации") Приказы подписываются заместителем главы администрации, либоруководителями структурных подразделений. Письма и иные документы, направляемые сторонним организациям набланках администрации города, подписываются главой администрации, егозаместителями, управляющим делами администрации (Приложение 1). Письма и иные документы по вопросам оперативного управлениягородом, направляемые организациям и гражданам, могут быть подписаныруководителями структурных подразделений в соответствии с ихкомпетенцией. В этом случае документ готовится на бланке структурногоподразделения, или в левом верхнем углу документа ставится угловойштамп канцелярии (Приложение 2). Документы, содержащие ответ на обращение к администрации города,подписываются лицом, первым рассмотревшим данное обращение иналожившим свою резолюцию. Если документ оформляется на бланке, указывается наименованиедолжности, личная подпись и ее расшифровка. Если документ оформляется на листе с угловым штампом, приподписании вместе с должностью указывается наименование структурногоподразделения. Например: Заведующая отделом социальной защиты Шевчук Л.В. Документы коллегиальных органов подписываютсяпредседательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должностилиц, а распределение обязанностей в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагаются одна под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности. Подписи лиц, занимающих равныепо статусу должности, располагаются в алфавитном порядке. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проектедокумента, отсутствует, то документ должен подписываться лицом,исполняющим его обязанности. При этом необходимо указать "и.о." ифамилию лица, подписавшего документ. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" илипроставлением косой черты перед наименованием должности. 3.3.9. Утверждение документа. Утверждение документа производится проставлением грифаутверждения или изданием распорядительного документа, если требуютсядополнительные предписания и разъяснения. Распорядительный документподписывает только глава администрации, либо лицо, исполняющее егообязанности. 3.3.10. Адресование документа. Документы адресуют в организации, их структурные подразделенияили конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурноеподразделение без указания должностного лица их наименования пишут вименительном падеже. При направлении документа должностному лицу название организацииуказывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата -дательном. При адресовании документа руководителю организации наименованиеее входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору объединения "Агропром" Иванову И.И. При адресовании документа в несколько однородных организаций ихназвания следует указать обобщенно. Например: Заведующим отделами администрации города Полный почтовый адрес указывается при направлении документаразовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждыйэкземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляетсясписок на рассылку и на каждом документе проставляется только одинадресат. Адреса не проставляются на документах, направляемых в вышестоящиеорганы и постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применятьсяконверты с заранее напечатанными адресами. 3.3.11. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилияисполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностнымлицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручениипервым, если не оговорено другое. Ему предоставляется право созывасоисполнителей и координации их работы независимо от занимаемойдолжности. Ответственный исполнитель готовит ответ на документ,информирует контролирующие службы о ходе выполнения. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнениюи имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываетсяисполнитель, подпись автора резолюции, дата. 3.3.12. Оформление приложений к документу. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка оних оформляется по следующей форме: Приложение: на 10л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить ихназвания, количество листов и экземпляров каждого: Приложения: 1. Штатное расписание . . . на 4л в 3 экз., 2. Смета расходов . . . на 3л в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углуследует делать отметку с указанием названия распорядительногодокумента, его даты и номера. Например: Приложение к распоряжению главы администрации г. Владимира от___________ N_______ 3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видовдокументов. 3.4.1. Постановления и распоряжения главы администрации города. Проекты постановлений и распоряжений главы администрацииразрабатываются структурными подразделениями администрации всоответствии с поручениями и в инициативном порядке, текстыразмещаются на специальных бланках (Приложения 3,4). Проект распоряжения визируется руководителем структурногоподразделения, подготовившим проект, заместителем главы администрации,управляющим делам, в компетенции которых находится рассматриваемыйвопрос, руководителем юридической службы, а также ставится отметкапротокольной части, ответственной за правильное оформление документа.Если текст документа занимает меньше одной страницы, визы на первомэкземпляре размещаются ниже подписи главы администрации, если текстзанимает всю первую и более страницы, визы размещаются на обратнойстороне первого листа. Отметка протокольной части ставится на обратной стороне первоголиста. Проект постановления главы администрации визируется исогласовывается на обратной стороне первого листа первого экземпляра. В верхней строке указывается наименование структурногоподразделения,подготовившего проект постановления. Ниже слева под грифом "Завизировано" располагаются подписидолжностных лиц администрации, курирующих вопросы, изложенные впроекте постановления, руководителя юридической службы и лица,подготовившего документ, справа под грифом "Согласовано" - подписируководителей структурных подразделений администрации, муниципальныхпредприятий, которым даются поручения в тексте проекта документа. Проекты распорядительных документов, в которых говорится обиспользовании бюджетных средств обязательно визируются начальникомфинансового управления. Проекты распорядительных документов по личному составуобязательно визируются управляющим делами и заведующим отделоморгработы и кадров (о штатном расписании, переводе, приеме на работу,увольнении, надбавках к должностному окладу и т.д.) . На всех видах распорядительных документов обязательна визаруководителя юридического отдела ( кроме распоряжений по вопросамотпусков, командировок). Обязательно согласование должностных лиц, определенных в текстекак ответственные исполнители. В случае несогласия должностного лица с содержанием проектараспорядительного документа, его замечания должны быть изложены наобратной стороне первого листа, либо на отдельном листе и приложены кпроекту документа, направляемого на подпись главе администрации. Текст распорядительного документа предваряется краткойаннотацией, в которой изложена суть документа. Текст документа состоит из констатирующей и распорядительнойчастей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемыхдействий. Если основанием к изданию постановления или распоряжения являютсязаконодательные или правовые акты, то в констатирующей частиуказывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержаниетой его части, которая непосредственно касается рассматриваемоговопроса. В пунктах распорядительной части указываются исполнители,конкретные действия, сроки исполнения. Если документ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданныедокументы или их отдельные пункты, это оговаривается в текстедокумента. В последнем пункте проекта документа указывается должностноелицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа вцелом. Для обеспечения возможности использования сканерной техники дляотображения текста в электронном виде в целях организацииполнотекстового банка нормативно-правовых документов, текст документадолжен быть ярким и четким, без помарок и исправлений. Ответственность за качество печати текста документа несетруководитель подразделения, подготовившего документ. Оператор, создающий электронный образ документа, обязан удалить всозданном файле все подписи, визы, печати и замечания, имеющиеся воригинале документа, оставляя только текст и реквизиты. 3.4.2. Инструкции. Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующиеспециальные стороны деятельности администрации города. Инструкция визируется руководителем структурного подразделения -разработчика и утверждается главой администрации изданиемраспорядительного документа или его заместителем проставлением грифаутверждения. 3.4.3. Протокол. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждениявопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов,совещаниях, конференциях. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах срока работыколлегиальных органов и хранятся в структурном подразделении,отвечающем за оформление протокола работы коллегиального органа. 3.5. Рассылка документов. При определении тиража для рассылки документов следует исходитьиз необходимости обеспечить своевременное доведение их до организацийи лиц, которых касаются эти документы. Тираж определяется должностным лицом, подготовившим документ, посогласованию с отделом организации документооборота, либо всоответствии с резолюцией. Рассылке подлежат копии документов: - с визами и подписями - для входящей корреспонденции и писем всторонние организации; - без виз и подписей - заверенные печатью протокольной части -для нормативно-распорядительных документов администрации города. Копии документов могут быть изготовлены любым способом (печатнаямашинка, ксерокс, принтер). Рассылка производится в соответствии со списком рассылки, которыйприлагается к первому экземпляру распорядительного документа, либо всоответствии с визой на входящей корреспонденции. Копии документов сверх списка рассылки предоставляются по запросусоответствующих организаций, согласованному с заместителем главыадминистрации, в чьей компетенции находится вопрос. Для информирования жителей города распорядительные документы повопросам жизнедеятельности, прав граждан подлежат обязательномуопубликованию в средствах массовой информации. IV. Машинописные и копировально-множительные работы 4.1. Машинописные работы 4.1.1.Печатание документов в администрации производится вмашинописном бюро управления информации . Отдельные машинописные работы могут выполняться непосредственно вподразделениях администрации с соблюдением установленных правилпечатания. 4.1.2. Для печатания принимаются только служебные материалы,подготовленные на бумажном носителе. Печатание под диктовку недопускается. 4.1.3. Печатание производится в порядке поступления материала. Срочные документы печатаются вне очереди. Порядок выполнениясрочных работ определяется начальником управления информации илиначальником отдела организации документооборота по согласованию сисполнителями, передавшими материал для печатания. 4.1.4. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаныразборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастныхкрасителей (чернил) синего, фиолетового, черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики для печатания непринимаются. 4.2. Копировально множительные работы. 4.2.1. Копировально-множительные работы для аппаратаадминистрации выполняются в машинописном бюро. Для копирования в машбюро принимаются только служебные документы. 4.2.2 Очередность и сроки исполнения заказов на копированиеопределяется очередностью поступления материалов и графиком работымашбюро по выполнению множительных работ. Исключение могут составлятьсрочные заказы, в этом случае требуется виза руководителя структурногоподразделения. 4.2.3. Для исполнения заказа объемом более 20 листов формата А4требуется виза руководителя структурного подразделения. 4.2.4.Учет исполненных заказов ведется в машбюро в установленномпорядке. 4.2.5. Целесообразность и порядок копирования документов иматериалов, необходимых для работы в подразделениях администрации,имеющих множительную технику, определяются руководителямиподразделений. 4.2.6. Изготовление бланков с помощью множительной техникивыполняется только с разрешения начальника управления информации. V. Автоматизированная система документооборота 5.1. Регистрация документов. 5.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания илипоступления в администрацию документа путем проставления на немрегистрационного индекса с последующей записью о документе врегистрационных формах. 5.1.2. Для регистрации документов в администрации используетсяавтоматизированная система DFC 2.2, разработанная авторскимколлективом при Российской академии управления (г.Москва). 5.1.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочных целях (распорядительные,учетные, статистические и т.д.), как создаваемые в администрации, таки поступающие из других организаций. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступаетв общую базу данных. 5.1.4. При регистрации документа заполняется блок электронныхкарточек регистрации (Приложения 5,6,7,8), содержащие обязательныйперечень реквизитов: автор, дата поступления, вид документа, краткоесодержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметкио направлении документов. Номер документа присваивается системой автоматически. 5.1.5. Регистрация поступающих и создаваемых документовпроизводится децентрализованно. Документы регистрируются: входящие - в канцелярии в деньпоступления; созданные - в канцелярии - письма в день подписания; впротокольной части - нормативно-распорядительные - в день подписания. Если входящий документ направлен в структурное подразделениеадминистрации после регистрации в автоматизированной системеадминистрации, информация о его исполнении должна быть представлена вканцелярию в виде справки, копии созданного документа и т.п. 5.1.6. Регистрация распорядительного документа ( постановление,распоряжение) может быть отложена в случае неправильного оформлениядокумента ( отсутствие обязательных виз, согласований и т.п.) доустранения нарушений. 5.1.7. Автоматизированный банк данных по документооборотуобеспечивает информацией о документах и месте их нахождения черезкомпьютерную сеть либо путем распечатки сводок, справок по типузапросов (Приложение 10). Запросы обрабатывает отдел организации документооборота. VI. Контроль исполнения документов 6.1. Сроки исполнения документов. 6.1.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных дняхс даты подписания (утверждения) документа, а поступивших - с даты ихпоступления. Сроки исполнения документов устанавливаются должностным лицомадминистрации, исходя из срока, установленного организацией,направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Срок исполнения может быть указан в тексте документа или врезолюции. Если отсутствуют специально установленные сроки, срокомисполнения документа от организации считается 10 календарных дней, дляобращений граждан - 30 дней. 6.1.2. Постановке на контроль подлежат документы, в текстекоторых, а также в резолюции к которым предписываются действиядолжностным лицам, организациям, предприятиям, а также содержатсясроки выполнения определенных действий. Постановку на контроль осуществляют: по переписке - зав.канцелярией, по распорядительным документам - зав. протокольнойчастью. При регистрации в автоматизированной системе контролируемомудокументу присваивается статус "на контроле", после выполнения всехпоручений, изложенных в документе или данных в резолюции - статус"снято с контроля". 6.1.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля,если по нему поступила информация за подписью ответственногоисполнителя о принятых мерах и действиях. Эта информация вносится в электронную регистрационную карточку. 6.2. Организация контроля исполнения. 6.2.1. Автоматизированный контроль исполнения строится на базеданных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативноеинформирование исполнителей о состоянии исполнения всех видовдокументов, поручений и заданий, а также предварительный кон рольсроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительскойдисциплины. 6.2.2. Контроль за исполнением документов осуществляют: - канцелярия -по переписке; - протокольная часть - по распорядительным документам; - референты заместителей главы администрации - по всем видамдокументов. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состоянияисполнения, сведения о переносе сроков рассылаются в виде сообщений наэкран монитора, либо в виде распечаток контрольных карточек. 6.2.3. Контроль за исполнением документа осуществляется: а) посредством рассылки напоминающих карточек (Приложение 9),первая - по прошествии 2/3 контрольного срока исполнения, вторая - вдень истечения контрольного срока; б) ежеквартально делается сводка по исполнительской дисциплине,представляемая руководству для принятия решения по каждому конкретномувопросу. 6.2.4. Контрольная карточка направляется ответственномуисполнителю, указанному в тексте резолюции, либо в текстераспорядительного документа. 6.2.5. Документ может быть снят с контроля только ответственнымисполнителем по переписке, либо лицом, на которое возложен контроль завыполнением распорядительного документа. VII. Работа исполнителя с документами. 7.1. Ответственные исполнители обеспечивают оперативноерассмотрение документов, доведение их до соисполнителей, контроль закачественным исполнением документов по существу вопросов. С цельюсокращения времени рассмотрения документа, ответственному исполнителюнаправляется документ с визой и копии документа в количестве,соответствующем числу соисполнителей. Ответственный исполнитель направляет соиспонителям копиидокументов со своей резолюцией. 7.2. При рассмотрении руководитель подразделения выделяетдокументы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные длясогласования, рассматриваются в первую очередь.Срочные документы передаются исполнителю немедленно. 7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, его согласованиеи направление на подпись. 7.4. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: одате поступления, предпринятых действиях и результатах окончательногоисполнения. 7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальныеисполнители ответственны за своевременный и качественный анализинформации и предоставление ответственному исполнителю в установленныесроки необходимых материалов. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность информации, использованной при подготовкеответных действий или документов. VIII. Номенклатура дел 8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков(наименований) дел, заводимых в администрации с указанием сроковхранения, оформленный в установленном порядке (Приложение 11). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков иххранения. 8.2. Номенклатура дел составляется отделом организациидокументооборота и согласовывается с архивной службой. 8.3. Основой для составления номенклатуры дел являются положенияо структурных подразделениях администрации, штатное расписание,перечни документов с указанием сроков их хранения, документы,образующиеся в деятельности администрации города, их состав 8.4. Номенклатура дел администрации вводится и хранится в ЭВМ дляупрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях,переработки. IX. Формирование дел 9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в делав соответствии с номенклатурой дел. Дела в администрации формируются децентрализованно: формированиемдел по распорядительным документам занимается протокольная часть, попереписке - канцелярия, по личному составу - отдел оргработы и кадров. 9.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещатьвместе все документы, относящиеся к разрешению одно о вопроса;группировать в дело документы одного календарного года, за исключениемпереходящих дел; раздельно группировать документы постоянного храненияи временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы,подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должнопревышать 250 листов. 9.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической,вопроснологической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, тоих группируют в самостоятельные дела. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется за период календарного года исистематизируется в хронологической последовательности; документ ответпомещается за документом запросом. X. Экспертиза ценности документов 10.1. Экспертиза ценности документов - определение ценностидокументов с целью отбора их на хранение и определение сроковхранения. 10.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составленииноменклатуры дел; при формировании дел и проверке правильностиотнесения документов к делам; при подготовке дел к последующемухранению. 10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документовв администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия. 10.4. Функции и права экспертной комиссии определяютсяположением, которое утверждается руководителем. 10.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании перечня документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел путем полистного просмотра дел. По результатам экспертизы документов составляются описи делпостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,а также акты о выделении дел к уничтожению. XI. Оформление дел 11.1. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении ипо завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их техническойобработке и проводятся работниками специализированных служб подконтролем и при методической помощи архивной службы и специалистовотдела организации документооборота. 11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплетдела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела(Приложение 13). Дела временного (до 10 лет хранения) подлежат частичномуоформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводитьпересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,заверительную надпись не составлять. После истечения срока хранениядокументов работниками делопроизводственной службы составляется акт овыделении документов к уничтожению (Приложение 12). XII. Составление описи дел 12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,оформленные в соответствии с настоящими требованиями, один раз в тригода составляются описи (Приложение 14). На дела временного (до 10дел) хранения описи не составляются. Описи дел постоянного хранения подлежат утверждениюэкспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного отдела администрацииВладимирской области, описи дел по личному составу - согласованию сЭПК. 12.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемойсистематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится вопись под самостоятельным порядковым номером (если дел состоит изнескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в описьпод самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовыйза несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурныхподразделений устанавливается по согласованию с архивной службой. 12.3. Описи дел составляются по установленной форме в трехэкземплярах, на дела постоянного хранения в 4-х экземплярах. XIII. Оперативное хранение документов и дел 13.1. С момента заведения и до передачи в Государственный архивВладимирской области дела хранятся в структурных подразделенияхадминистрации по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающиеза делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов идел. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных дляэтой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пылии воздействия солнечного света. Распоряжения по личному составу хранятся в протокольной части,личные дела- в отделе оргработы и кадров, ведомости начислениязаработной платы - в централизованной бухгалтерии. 13.2. Выдача дел другим подразделениям администрации производитсяпо указанию заместителей главы администрации и управляющего делами. На выданное дело заводится карта - заместитель дела (Приложение15). Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и проводится с разрешения главы администрации собязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта опричинах выдачи подлинника. 13.3. По истечении срока ведомственного хранения (10 лет)документы постоянного хранения поступают из администрации вГосударственный архив Владимирской области. Передача производитсятолько по описям. XIV. Использование печатей и штампов. 14.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствиякопий документов подлинникам в подразделениях администрациииспользуются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации прохождениядокументов (за исключением регистрации документов вавтоматизированной системе, когда штамп о регистрации наносится припомощи печатного устройства), других отметок справочного характераприменяются соответствующие мастичные резиновые штампы. 14.2. Гербовые печати проставляются на удостоверениях должностныхлиц, назначаемых главой администрации, на платежныхпоручениях,расходных расписаниях и других финансовых документах наполучение денежных средств и в иных установленных случаях. 14.3. На рассылаемых копиях распорядительных документов,подписанных главой администрации проставляется круглая ( не гербоваяпечать) с надписью: Администрация города Владимира "Протокольнаячасть". При оформлении командировочных удостоверений, счетов, заверенииподписей заместителей главы администрации и руководителей структурныхподразделений проставляется печать : Администрация города Владимира"Для документов". 14.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленныхместах. При этом оттиск должен захватывать часть наименованиядолжности лица, подписавшего документ. 14.5. Изготовление гербовых печатей производится по указаниюглавы администрации. Заявки на изготовление печатей и штампов подразделенияадминистрации направляют в управления делами, для передачи вхозяйственный отдел для размещения и изготовления заказов. 14.6. Все печати и штампы регистрируются в управлении делами ивыдаются работникам администрации под расписку. 14.7. В случае утери печати и штампов незамедлительно ставится визвестность управление делами. 14.8. Пришедшие в негодность и анулированные печати и штампысдаются руководителю подразделения администрации. Уничтожениепришедших в негодность печатей и штампов производится с участиеработника управления делами, о чем составляется акт. 14.9. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов возлагается наруководителей структурных подразделений. Руководители подразделений администрации возлагаютответственность за хранение и пользование печатями и штампами наодного из подчиненных им работников.СОГЛАСОВАНОПротокол ЭПК архивного отделаадминистрации Владимирской областиот "31"мая 1996г. N5