Постановление Главы администрации Владимирской области от 28.11.2001 № 629
Об обеспечении сохранности документов и подготовке к передаче на хранение в архив
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ 28.11.2001 N 629 Утратилo силу - Постановление Губернатора Владимирской области от 20.02.2004 г. N 130 Об обеспечении сохранностидокументов и подготовке кпередаче на хранение в архив В соответствии с Законом Владимирской области "Об Архивном фондеВладимирской области и архивах", для обеспечения сохранностидокументов областной администрации, имеющих научную, историческую,социальную и экономическую ценность, и подготовки их к передаче нахранение в архив, ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертнойкомиссии по подготовке и передаче документов администрации области нахранение в архив (приложение N 1). 2. Утвердить Порядок организации хранения, учета и использованияархивных документов в администрации области (приложение N 2). 3. Постановление главы администрации Владимирской области от14.02.96 N 90 считать утратившим силу. 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить напервого заместителя главы администрации области - госсекретаря Ю.М.Федорова. 5. Постановление вступает в силу со дня его подписания. Глава администрации Владимирской области H.Виноградов Приложение N 1 к постановлению главы администрации области от 28.11.2001 N 629 П О Л О Ж Е Н И Е о постоянно действующей экспертной комиссии по подготовке и передаче документов администрации области на хранение в архив 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее Комиссия)создается для организации и проведения методической и практическойработы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке кпередаче на государственное хранение документов Архивного фондаВладимирской области, включая управленческую, машиночитаемую и другуюспециальную документацию, образующуюся в процессе деятельностиадминистрации области. 1.2. В своей работе Комиссия руководствуется "Основамизаконодательства Российской Федерации об Архивном фонде РоссийскойФедерации и архивах", Законом Владимирской области "Об Архивном фондеВладимирской области и архивах", постановлениями и распоряжениямиглавы администрации области, нормативно-методическими документамиГосударственной архивной службы России, Государственного архиваВладимирской области и настоящим Положением. 1.3. Комиссия возглавляется председателем, первым заместителемглавы администрации области - госсекретарем. Секретарем комиссииявляется начальник управления делопроизводства. В состав Комиссиивходят заместитель председателя Комиссии и члены Комиссии. Персональный состав Комиссии утверждается постановлением главыадминистрации области из числа наиболее квалифицированных сотрудниковведущих структурных подразделений и облгосархива. II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КОМИССИИ Основными задачами Комиссии являются: 2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел иформировании дел; 2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии подготовки их к архивному хранению; 2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов кпередаче на государственное хранение. III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КОМИССИИ В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссия выполняетследующие функции: 3.1. Организует и проводит совместно с управлениемделопроизводства и архивным отделом работу по ежегодному отборудокументов администрации для дальнейшего хранения и выделениюдокументов к уничтожению; 3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизеценности документов и по подготовке их к архивному хранению, поразработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектамнормативно-методических документов по названным вопросам; 3.3. Рассматривает и утверждает предварительно согласованные сэкспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного отдела администрацииобласти: - описи дел постоянного хранения управленческой и специальнойдокументации, - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими срокамихранения, документов со сроками хранения 10 лет и более; - сводную номенклатуру дел администрации области; - описи дел по личному составу; - акты об утрате или неисправимом повреждении документовпостоянного хранения и по личному составу; - предложения об изменении сроков хранения категорий документов,установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов,не предусмотренных перечнем; 3.4. Совместно с управлением делопроизводства проводит длясотрудников администрации консультации по вопросам работы сдокументами. IV. ПРАВА КОМИССИИ Комиссия имеет право: 4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурнымподразделениям и отдельным сотрудникам администрации области повопросам: - разработки номенклатуры дел и формирования дел; - экспертизы ценности документов; - розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел поличному составу; - упорядочения и оформления документов; 4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений: - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконногоуничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения,в том числе документов по личному составу; - предложения и заключения, необходимые для определения сроковхранения документов; 4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурныхподразделений: - о ходе подготовки документов к архивному хранению; - об условиях хранения и обеспечения сохранности документов; - о причинах утраты документов; 4.4. Приглашать на заседания Комиссии в качестве консультантов иэкспертов специалистов структурных подразделений, представителейучреждений архивной службы области; 4.5. Информировать руководство администрации области по вопросам,относящимся к компетенции Комиссии; 4.6. В установленном порядке представлять администрацию области ворганах Государственной архивной службы России; 4.7. Председатель, заместитель и секретарь Комиссии имеют правоне принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно инебрежно подготовленные документы. V. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КОМИССИИ 5.1. Комиссия работает в тесном контакте с экспертно-проверочнойкомиссией (ЭПК) архивного отдела администрации области, получает отнее соответствующие организационно-методические указания; 5.2. Комиссия работает по годовому плану, утвержденномупредседателем Комиссии; 5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии, рассматриваютсяна ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже2 раз в год. Все заседания Комиссии протоколируются. Поступающие нарассмотрение комиссии документы рассматриваются на ее заседании непозднее, чем через 10 дней; 5.4. Заседание Комиссии считается правомочным, если на немприсутствует не менее 2/3 ее состава. Решение Комиссии считаетсяпринятым, если за него проголосовало более половины членов Комиссии отчисла присутствующих; 5.5. Ведение делопроизводства Комиссии, хранение и использованиеее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль заисполнением принятых решений возлагается на секретаря Комиссии. Приложение N 2 к постановлению главы администрации области от 28.11.2001 N 629 П О Р Я Д О К организации хранения, учета и использования архивных документов в администрации области 1. Документы администрации Владимирской области, имеющие научную,историческую, социальную и экономическую ценность, составляютгосударственную часть Архивного фонда Владимирской области, которыйформируется в соответствии с "Основами законодательства РоссийскойФедерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" и ЗакономВладимирской области "Об Архивном фонде Владимирской области иархивах". 2. Документы администрации Владимирской области являютсяобластной собственностью и после истечения срока ведомственногохранения подлежат передаче на постоянное хранение в Государственныйархив Владимирской области (ГАВО). 3. До передачи на государственное хранение документы, законченныеделопроизводством, сформированные и оформленные в соответствии стребованиями "Инструкции по ведению делопроизводства в администрацииВладимирской области", хранятся в архиве администрации области. 4. На хранении в администрации области находятся: - законченные делопроизводством документы постоянного хранения,образовавшиеся в результате деятельности исполнительного комитетаобластного Совета народных депутатов за 1977-1991 годы и администрацииобласти с 1991 года; - документы по личному составу. 5. Оформление, ведение учета поступления, использование архивныхдокументов, их хранение в течение установленного срока и обеспечениесохранности, выдача дел и копий документов производится управлениемделопроизводства. 6. Ежегодно структурные подразделения администрации областисоставляют и представляют в управление делопроизводства годовыеразделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, которыеутверждаются экспертной комиссии администрации Владимирской области. 7. Обработанные в структурных подразделениях документы спостоянным сроком хранения сдаются в управление делопроизводства всроки определяемые Государственным архивом Владимирской области. 8. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой ипередачей архивных документов в областной архив, производится силами иза счет средств администрации. 9. За утрату и порчу архивных документов сотрудники администрациинесут ответственность в соответствии с действующим законодательством.