Постановление Администрации Владимирской области от 09.10.2015 № 1000
Об утверждении Положения об управлении по документообороту администрации области
АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
09.10.2015 №1000
Об утверждении Положения об управлении
по документообороту администрации области
(В редакции Постановления Администрации Владимирской области
В соответствии с пунктом2 статьи 12 Закона Владимирской области от 27.10.2005№ 152-ОЗ "О структуре администрации Владимирской области (высшегоисполнительного органа государственной власти Владимирской области)"
п о с т а н о в л я ю:
1. Утвердить Положениеоб управлении по документообороту администрации Владимирской области согласноприложению.
2. Признать утратившимисилу постановления Губернатора области:
- от 23.01.2006№ 15 «Об утверждении Положения об управлении по документооборотуадминистрации Владимирской области»;
- от 06.06.2007№ 406 «О внесенииизменений в постановление Губернатора области от 23.01.2006№ 15 "Обутверждении Положения об управлении по документообороту администрацииВладимирской области»;
- от 27.02.2010№ 182 «О внесении изменений в постановление Губернатора области от 23.01.2006№ 15 "Обутверждении Положения об управлении по документообороту администрацииВладимирской области»;
- от 23.01.2006№ 15 «Об утверждении Положения об управлении по документообороту администрации Владимирской области»;
- от 06.06.2011№ 575 «О внесении изменений в постановление Губернатора области от 23.01.2006№ 15 «Обутверждении Положения об управлении по документообороту администрацииВладимирской области»;
- от 11.08.2011№ 827 «О внесении изменения в приложение к постановлению Губернатораобласти от 23.01.2006№ 15 «Об утверждении Положения об управлении подокументообороту администрацииВладимирской области».
3. Контрольза исполнением настоящего постановления возложить на заместителяГубернатора области, руководителя аппарата.
4. Настоящее постановлениевступает в силу с 11.11.2015 года и подлежит официальному опубликованию.
Губернатор области С.Ю. Орлова
Приложение
к постановлению
администрации области
от 09.10.2015 № 1000
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ПОДОКУМЕНТООБОРОТУ
АДМИНИСТРАЦИИВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ
(В редакции Постановления АдминистрацииВладимирской области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Управление подокументообороту (далее - Управление) является структурным подразделениемадминистрации Владимирской области, исполняющим функции обеспечениядеятельности администрации области в организации работы с документами.
1.2. Управлениефункционально подчиняется заместителю Губернатора области, руководителюаппарата и заместителю руководителя аппарата администрации области.
1.3. Управление в своейдеятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральнымиконституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениямиПрезидента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями ПравительстваРоссийской Федерации, Уставом и законами Владимирской области, указами и распоряжениямиГубернатора области, постановлениями и распоряжениями администрации области,иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
1.4. Управлениев установленной сфере деятельности взаимодействует с территориальными органамифедеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти области и структурными подразделениямиадминистрации области, органами местного самоуправления, организациямиразличных форм собственности и общественными организациями.
1.5. Управление хранитгербовую печать администрации области, а также имеет простые круглые мастичныепечати (без государственной символики):
- со своимнаименованием;
- отдела по работе собластными правовыми актами для удостоверения копий документов.
2. ПОЛНОМОЧИЯ УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Оформление, учет ихранение нормативных правовых актов Губернатора области и администрацииобласти, распоряжений Губернатора области и администрации области, распоряженийпервого заместителя Губернатора области, распоряжений заместителя Губернатораобласти, руководителя аппарата.
2.2. Организациядокументационного обеспечения в структурных
подразделениях администрации области,контроль за соблюдением единого порядка работы с документами, в том числе сдокументами с пометкой "Для служебного пользования" (далее - ДСП).
2.3.Организация электронного документооборота в органах исполнительной властиобласти и структурных подразделениях администрации области.
2.4. Участиев работе контрактной службы администрации области.
3. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ
3.1. По оформлению,учету и хранению нормативных правовых актов Губернатора области и администрацииобласти, распоряжений Губернатора области и администрации области, распоряжений первого заместителя Губернатораобласти, распоряжений заместителя Губернатора области, руководителя аппарата:
3.1.1. Организацияработы по оформлению, учету, корректуре, регистрации в течение установленногосрока указов и распоряжений Губернатора области, постановлений и распоряженийадминистрации области, распоряжений первого заместителя Губернатора области ираспоряжений заместителя Губернатора области, руководителя аппарата.
3.1.2. Создание фонданормативных правовых актов Губернатора области и администрации области, в томчисле в электронном виде.
3.1.3. Обеспечение учетаи хранения законченных делопроизводством нормативныхправовых актов Губернатора области и администрации области, распоряженийГубернатора области и администрации области, распоряжений первого заместителяГубернатора области, распоряжений заместителя Губернатора области, руководителяаппарата, подготовка и сдача их в архив в соответствии с действующимиправилами.
3.1.4. Ведениесправочно-информационной и разъяснительной работы по оформлению нормативныхправовых документов, выдача копий и выписок из нормативных правовых актовГубернатора области и администрации области, хранящихся в Управлении ихранилище администрации области.
3.1.5. Осуществлениесвоевременной рассылки по списку заинтересованным органам исполнительной властиобласти и структурным подразделениямадминистрации области, органам местного самоуправления области, предприятиям,учреждениям и организациям нормативных правовых актов Губернатора области иадминистрации области в электронном виде и на бумажных носителях.
3.1.6. Направление в Управление Министерства юстиции РФ по Владимирскойобласти, Парламентскую библиотеку РФ, Главному федеральному инспектору воВладимирской области аппарата полномочного представителя Президента РФ в ЦФО,Законодательному Собранию Владимирской области, РИЦ общероссийской сети распространения правовойинформации КонсультантПлюс ООО«Консультант-Владимир», Центр специальной связи и информации федеральной службыохраны РФ во Владимирской области, ООО «ГАРАНТ-Владимир», РИГАУ «Газета«Владимирские ведомости» копий принятыхГубернатором области указов и постановлений администрации области.
3.1.7 Размещение на официальном интернет-порталеправовой информации ( www . pravo . gov . ru ) законов Владимирской области, постановлений Законодательного Собранияобласти, которыми приняты законы области; указов Губернатора области,постановлений, распоряжений администрации области, в тексте которых содержитсяуказание "Подлежит официальному опубликованию" и (или) "Вступаетв силу со дня его официального опубликования", правовые актыЗаконодательного Собрания Владимирской области,имеющие нормативный характер.
3.1.8. Ведение ежегодной классификациипостановлений администрации области.
3.1.9. Обеспечениевзаимодействия администрации области с Законодательным Собранием области пооформлению проектов законов Владимирской области, вносимых Губернаторомобласти в Законодательное Собрание,и передаче законов Владимирской областина бумажных носителях и в электронном виде для официального опубликования вРИГАУ «Газета «Владимирские ведомости».
3.1.10. Оказаниеметодической помощи сотрудникам органов исполнительной власти области и структурных подразделенийадминистрации области по вопросам подготовки проектов законов Владимирскойобласти.
3.1.11. Регистрация,учет и хранение протоколов совещанийГубернатора области.
3.1.12. Взаимодействие сРИЦ Общероссийской Сети РаспространенияПравовой Информации КонсультантПлюс ООО«Консультант-Владимир», ООО«ГАРАНТ-Владимир» по ведению баз данныхнормативных правовых актов.
3.2. Подокументационному обеспечению деятельности администрации области:
3.2.1. Обеспечениеприема, регистрации, рассмотрения нормативных правовых актов органовгосударственной власти РФ, служебных документов и своевременного направления ихна рассмотрение Губернатору области и его заместителям.
3.2.2. Передачасотрудникам администрации области входящих документов с резолюциями руководствадля исполнения, отправка исходящих документов адресатам, формированиеисполненных документов в дела, ведение учета документов.
3.2.3. Обеспечениеоперативного прохождения в органах исполнительной власти области и структурныхподразделениях администрации области всех видов документов.
3.2.4. Технический контроль за сроками исполнения всех входящих документов.
3.2.5. Контроль за соблюдением требований Инструкции по работе сдокументами в администрации области.
3.2.6. Разработка ивнедрение нормативных, методических документов по совершенствованиюдокументационного обеспечения в органах исполнительной власти области и структурных подразделениях администрацииобласти.
3.2.7.Информационно-аналитическое обеспечение деятельности органов исполнительнойвласти области и структурных подразделений администрации области в работе сдокументами по их исполнению. Систематическое информирование должностных лиц повопросу исполнительской дисциплины.
3.2.8. Организацияработы постоянно действующей центральной экспертной комиссии по подготовке ипередаче документов администрации области на хранение в архив.
3.2.9. Подготовкасводной номенклатуры дел администрации области.
3.2.10. Комплектование,обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документовадминистрации области.
Организация работы поподготовке и передаче документов постоянного срока хранения в государственныйархив Владимирской области.
3.2.11. Контроль за правильностью формирования, оформленияструктурными подразделениями администрации области дел, прием их на архивноехранение, обеспечение учета и сохранности.
3.2.12. Организацияиспользования архивных документов.
3.2.13. Организацияактирования и уничтожения документов и дел, срокихранения которых истекли.
3.2.14. Методическоеруководство службами делопроизводства органов исполнительной властиобласти и структурных подразделенийадминистрации области и органов местного самоуправления.
3.2.15. Проведение всоответствии с планом работы администрации области и по поручению заместителяруководителя аппарата администрации области, заместителя Губернатора области,руководителя аппарата проверок по ведению делопроизводства в органахисполнительной власти области и структурных подразделениях администрацииобласти с последующим направлением справок руководителям этих организаций.
3.2.16. Изучениеотечественного и зарубежного опыта в области документационного обеспечения,архивного дела и применения современных информационных технологий дляподготовки и обработки документов.
3.2.17.Организация и проведение семинаров, совещаний, консультаций, оказаниепрактической помощи по вопросам делопроизводства органам исполнительной властиобласти и структурным подразделениям администрации области, а также органамместного самоуправления.
3.2.18. Контроль за учетом и использованием бланков администрацииобласти и бланков должностных лиц администрации области.
3.2.19.Организация копировально-множительных работ, ведение учета растиражированных документов.
3.2.20. Организацияработы на автоматизированном рабочем месте с секретными и совершенно секретнымидокументами, документами, имеющими гриф "Для служебного пользования".
3.2.21. Передача и приемслужебных телеграмм с использованием программно-аппаратного комплекса"Автоматизированное рабочее место телеграфиста" (ПАК WinTelex).
3.2.22. Изготовлениематериалов в виде брошюр, типовых бланков, необходимых справочников дляслужебного пользования сотрудников администрации области.
3.2.23. Заверение копий нормативных правовых актов администрацииобласти, служебных документов.
3.2.24. Подготовкапроектов нормативных правовых актовГубернатора области и администрации области, методических материалов ипредложений по вопросам документационного обеспечения, работы с документами, атакже по вопросам архивного дела.
3.2.25. Оформлениеподписки на периодические издания для администрации области и структурныхподразделений администрации области.
3.3. Поорганизации электронного документооборота в органах исполнительной властиобласти и структурных подразделениях администрации области:
3.3.1.Организация функционирования системы электронного документооборота иделопроизводства администрации области «СЭД АВО» (далее - СЭД) на базеплатформы Alfresco .
3.3.2.Администрирование СЭД.
3.3.3.Внесение предложений по доработке и совершенствованию СЭД.
3.3.4.Организация и проведение семинаров, совещаний, консультаций, оказаниепрактической помощи по вопросам работы в СЭД органам исполнительной власти областии структурным подразделениям администрации области, а также органам местногосамоуправления.
3.3.5.Регистрация в СЭД документов, поступающих на имя Губернатора области, первыхзаместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области. Регистрацияв СЭД исходящих документов, подписанных Губернатором области, первымизаместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области.
3.3.6.Обработка документов, поступающих на официальный электронный адресадминистрации области post @ avo . ru и своевременное направление их нарассмотрение Губернатору области и его заместителям.
3.3.7.Организация работы с документами, поступающими в администрацию областипосредством системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).Организация работы с документами, отправляемыми администрацией области по МЭДО.
3.3.8.Соблюдение требований защиты информации и выполнение государственнымигражданскими служащими Управления нормативных правовых актов, регламентирующихвопросы защиты информации.
3.4.Организация проектной деятельности по курируемым направлениям и выполнениегосударственными гражданскими служащими федеральных и областных правовых актови документов по организации проектной деятельности. (Пункт дополнен -Постановление Администрации Владимирской области от11.08.2017 № 664)
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ И РУКОВОДСТВО УПРАВЛЕНИЕМ
4.1. ФинансированиеУправления осуществляется за счет средств областного бюджета.
4.2.Материально-техническое, информационно-техническое, социально-бытовое итранспортное обеспечение деятельности Управления осуществляютсоответствующие органы исполнительной власти области и структурные подразделенияадминистрации области.
4.3. Структура и штатноерасписание Управления утверждается постановлением администрации области.
4.4. Управлениевозглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается отдолжности Губернатором области в порядке, установленном законодательством.
Начальник Управленияимеет заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от должностиГубернатором области в порядке, установленном законодательством.
4.5. НачальникУправления:
4.5.1. Руководитдеятельностью Управления, организует его работу в соответствии с полномочиями ифункциями, несет персональную ответственность за результаты работы Управления.
4.5.2. Вносит предложенияГубернатору области по распределению обязанностей между заместителем начальникаУправления и заведующими отделами Управления.
4.5.3. Разрабатываетдолжностные регламенты государственных гражданских служащих Управления ипредставляет их на утверждение заместителю Губернатора области, руководителюаппарата.
4.5.4.Планирует деятельность Управления по согласованию с заместителем Губернатораобласти, руководителем аппарата на очередной квартал.
4.5.5. Направляет внеобходимых случаях государственных гражданских служащих Управления для участияв заседаниях коллегий администрации области и ее органов, совещаниях, комиссияхи иных мероприятиях администрации области.
4.5.6. Визирует впределах своей компетенции проекты законов Владимирской области, указов и распоряженийГубернатора области, постановлений и распоряжений администрации области, атакже иные документы администрации области.
4.5.7. Подписываетслужебную документацию в пределах компетенции Управления.
4.5.8. Издает приказы впределах своей компетенции.
4.5.9.Вносит Губернаторуобласти предложения по совершенствованию структуры и штатов Управления,поощрению государственных гражданских служащих Управления, применению к ним мердисциплинарной ответственности, согласованные с заместителем Губернатора области,руководителем аппарата, заместителем руководителя аппарата.
4.5.10. Вноситпредложения по командированию государственных гражданских служащих Управлениядля осуществления функций Управления вне администрации области.
4.5.11. Создаетнеобходимые условия для организации труда государственных гражданских служащихУправления.
4.5.12. Обеспечиваетсоблюдение в Управлении служебного распорядка.
4.5.13. Осуществляетиную деятельность в соответствии с должностным регламентом.
4.5.14. Непосредственновыполняет поручения Губернатора области, заместителя Губернатора области, руководителя аппарата, заместителяруководителя аппарата администрации области.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ УПРАВЛЕНИЯ
Персональнаяответственность государственных гражданских служащих закрепляется в ихдолжностных регламентах в соответствии с действующим законодательством.
6. РЕОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Реорганизация Управленияосуществляется Губернатором области в порядке, установленном действующимзаконодательством.