Постановление Главы администрации Владимирской области от 07.05.1998 № 287
Об утверждении положения о порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Владимирской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ 07.05.98 N 287 Утратилo силу - Постановление Главы администрации Владимирской области от 07.12.98 г. N 854 Об утверждении положения опорядке ведения личных делгосударственных служащихгосударственной службыВладимирской области В соответствии с Законом Владимирской области "О государственнойслужбе Владимирской области" П О С Т А Н О В Л Я Ю: 1. Утвердить Положение о порядке ведения личных делгосударственных служащих государственной службы Владимирской областисогласно приложению. 2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания. Глава администрации Владимирской области H.Виноградов Приложение к постановлению главы администрации области от 07.05.98 N 287 ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Прохождение государственной службы отражается в личном делегосударственного служащего. Настоящее Положение определяет порядокоформления и ведения личных дел государственных служащихгосударственной службы Владимирской области. 1.2. Личное дело государственного служащего ведется кадровойслужбой соответствующего государственного органа, инспектором покадрам или другим лицом, на это уполномоченным, и при переводегосударственного служащего на новое место службы передается поуказанному месту службы. 1.3. Ведение нескольких личных дел одного государственногослужащего не допускается. 1.4. Обложки личного дела должны быть строго определенногоразмера (23х34 см) и содержать титульный лист установленного образца(Приложение N 1). 1.5. Сбор и внесение в личные дела государственных служащихсведений об их политической и религиозной принадлежности, а также очастной жизни запрещаются. 2. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 2.1. В личном деле собираются и систематизируются все необходимыедля изучения государственного служащего анкетнобиографическиедокументы, а также материалы, характеризующие деловые качествагосударственных служащих. В личном деле обязательно должны находиться:- личное заявление;- представления, приказы или распоряжения о назначении и освобождении,поощрении или дисциплинарном взыскании;- анкета с фотографией размером 4х6 см (Приложение N 2);- послужной список (Приложение N 3);- документы, подтверждающие стаж государственной службы (Приложение N4);- заверенные копии документов об образовании, присвоенииквалификационного разряда, звания или ученой степени;- аттестационный лист;- договор-контракт об оформлении допуска к государственной тайне;- справка из органов государственной налоговой службы об имущественномположении;- медицинское заключение о состоянии здоровья;- опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение N 5). В личном деле могут находиться другие документы, характеризующиегосударственного служащего. Характеризующие материалы располагаются вличном деле в хронологическом порядке. 2.2. Анкета и заявление заполняются государственным служащимлично при поступлении на государственную службу области. Государственный служащий, заполняющий анкету, должен датьправильный и полный ответ на поставленные вопросы. Заявление и анкетаподписываются государственным служащим и проставляется дата заполненияуказанных документов. Государственным служащим кадровых службзапрещается вносить какие-либо изменения и дополнения в анкету, менятьее форму. 2.3. Послужной список государственного служащего составляетсякадровой службой на основании анкеты, трудовой книжки, нормативныхправовых актов и других документов. Внесение в послужной списокданных, не предусмотренных его формой, не допускается. С оформленным послужным списком государственный служащийзнакомится под расписку. После этого послужной список подписываетсяруководителем кадровой службы с приложением печати. Послужной списокдолжен вестись на протяжении всего периода прохождения государственнойслужбы. 2.4. Опись документов, имеющихся в личном деле, составляетсягосударственным служащим кадровой службы. В опись заносятся вседокументы в той последовательности, в какой они располагаются в личномделе. Кроме названия документа записываются его номер и количестволистов. В описи должно быть указано общее количество листов, из которыхсостоит личное дело, ставится дата и подпись государственногослужащего по учету кадров, сформировавшего дело. При дополнительномвключении документов в личное дело в описи подводится новый итогколичеству листов личного дела. 2.5. Изъятие документов из личного дела не допускается. Изъятиеможет быть произведено в исключительных случаях лишь с разрешенияруководителя кадровой службы. Вместо изъятого документа в личное деловкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визыруководителя кадровой службы, разрешившего изъятие документа, а вописи делается соответствующая отметка, когда, кем и по какой причинеизъят документ. 2.6. Справка-объективка, составляемая государственными служащимикадровых служб при назначении на новую должность государственногослужащего, не является документом личного дела, в связи с чем в описидокументов наличие этой справки не отражается. 2.7. Учет и ответственность за хранение личных дел возлагаются накадровую службу. Учет личных дел производится в инвентарной книге(Приложение N 6). Порядок хранения документов по личному составу государственныхслужащих должен обеспечивать быстрое получение необходимых сведений иполную их сохранность. 2.8. Не реже одного раза в два года производится инвентаризацияличных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге),о чем составляется соответствующий акт. 2.9. Выдача личных дел для временного пользования производится пожурналу учета выдачи личных дел (Приложение № 7), в которомрасписывается получатель или указывается, когда выслано личное дело.При возвращении личного дела в журнале указывается дата возвращения. 2.10. При переводе государственного служащего на новое местослужбы его личное дело высылается к новому месту службы не позднее 10суток со дня издания приказа о переводе. В инвентарной книге делаетсязапись с указанием, куда, когда и при каком исходящем номере высланоличное дело. 2.11. Государственный служащий имеет право на ознакомление совсеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности идругими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личномуделу своих объяснений. 3. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ При прекращении государственной службы личное делогосударственного служащего в 3-х месячный срок передается на архивноехранение. При этом в послужной список вносится запись об основаниипрекращения государственной службы с номером и датой изданиясоответствующего правового акта. Приложение 1 к постановлению главы администрации области от 07.05.98 N 287 АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ ______________________________________ (наименование структурного подразделения) ЛИЧНОЕ ДЕЛО ____________________________________________ (Ф.И.О.) ____________________________________________ ____________________________________________Начато: "____" ________________Окончено: "____" ________________на _______ листах Приложение 3 к постановлению главы администрации области от 07.05.98 г. N 287 ПОСЛУЖНОЙ СПИСОК ГОСУДАРСТВЕННОГО СЛУЖАЩЕГО________________________________________(Ф.И.О.)________________________________________________________________________________1. Число, месяц, год рождения_____________________________________2. Квалификационный разряд.Основание присвоения.3. Повышение квалификации.Наименование курсов Время прохождения4. Результаты аттестации по государственной должности.Время проведения Основание для Оценка служебной проведения аттестации деятельности5. Результаты сдачи государственного квалификационного экзамена илиаттестации для присвоения квалификационного разряда.Время проведения По какому Результаты квалификационному разряду6. Сведения о поощрении государственного служащего.Чем награжден и за что Основание7. Пребывание за границей в служебной командировке.Где и с какой целью С какого по какое время8. Данные о работе государственного служащего на выборных должностях.Наименование органа Когда и кем избран Срок окончанияГосударственныйслужащий______________(Подпись)______________(Ф.И.О.)М.П. Руководитель кадровой службы______________(Подпись)______________(Ф.И.О.) Приложение 4 к постановлению главы администрации области от 07.05.98 N 287 СПРАВКА о стаже государственной службы____________________________________________ (Ф.И.О.)________________________________________________________________________________________-------------------------------------------------------------------------------------Место работы Должность Дата приема Дата увольнения СТАЖ год месяц дни------------------------------------------------------------------------------------- Приложение 5 к постановлению главы администрации области от 07.05.98 N 287 О П И С Ь документов, имеющихся в личном деле____________________________________________(Ф.И.О.)________________________________________________________________________________________ N Наименование Количество Дата изъятия Кем изъятп/п документа листов документа документ и по какой причине Приложение 6 к постановлению главы администрации области от 07.05.98 N 287 ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА по учету личных дел государственных служащих администрации областиНачата"____" ______________Окончена"____" ______________ Содержание книги----------------------------------------------------------------------------- Nп/п Наименование дела Дата поступления Отметка о снятии с учета----------------------------------------------------------------------------- Приложение 7 к постановлению главы администрации области от 07.05.98 N 287 ЖУРНАЛ УЧЕТА выдачи личных дел государственных служащих администрации области Содержание:Наименование Дата Кому Роспись N телефона Даталичного дела выдачи выдано возврата------------------------------------------------------------------------------