Постановление Главы администрации Владимирской области от 07.12.1998 № 854
Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности в администрации Владимирской области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ 07.12.98 N 854 Утратилo силу - Постановление Губернатора Владимирской области от 23.05.2007 г. N 369 Об утверждении Положения опорядке ведения личных дел лиц,замещающих государственныедолжности в администрацииВладимирской области В целях совершенствования порядка ведения личных дел лиц,замещающих государственные должности в администрации Владимирскойобласти, и на основании статьи 7 Закона Владимирской области "Огосударственной службе Владимирской области" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел лиц,замещающих государственные должности в администрации Владимирскойобласти согласно приложению. 2. Считать утратившим силу постановление главы администрацииобласти от 07.05.98 N 287 "Об утверждении положения о порядке веденияличных дел государственных служащих государственной службыВладимирской области". 3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания. Глава администрации Владимирской области H.Виноградов Приложение к постановлению главы администрации области от 07.12.98 N 854 ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ЛИЦ, ЗАМЕЩАЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ДОЛЖНОСТИ В АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ I. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет порядок оформления и веденияличных дел лиц, замещающих государственные должности в администрацииВладимирской области (далее - лиц, замещающих государственныедолжности). 1.2. Личные дела лиц, замещающих государственные должностикатегорий "А", "Б" и "В", ведутся кадровыми службами соответствующихорганов и структурных подразделений администрации области. 1.3. В целях организации проверки сведений, сообщенныхгражданином о себе при назначении на государственную должность,соблюдения установленных законодательством ограничений, а такжесведений о доходах и имуществе лиц, замещающих государственныедолжности, в соответствующих кадровых службах формируются копии личныхдел указанных лиц. 1.4. Сведения, содержащиеся в личных делах лиц, замещающихгосударственные должности, являются конфиденциальными, за исключениемсведений, подлежащих опубликованию в соответствии с действующимзаконодательством. II. Порядок оформления и ведения личных дел 2.1. К личному делу лица, замещающего государственнуюдолжность, приобщаются: а) заявление о поступлении на государственную службу; б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантнойгосударственной должности (если гражданин принят на государственнуюслужбу по результатам конкурса) либо испытания, если таковоеустанавливалось; в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающегопрохождение военной или иной службы; г) копии документов, подтверждающих профессиональноеобразование, повышение квалификации, наличие ученой степени илиученого звания, если таковые имеются; д) копии решений о присвоении государственных наград,присуждении почетных и специальных званий, государственных премий,если таковые имеются; е) медицинское заключение установленной формы; ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении нагосударственную должность по установленной форме, - анкета сфотографией размером 4х6 см (Приложение N 1); з) копии решений о назначении лица на государственную должность,об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лицана другую должность; и) сведения о доходах лица, замещающего государственнуюдолжность, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности; к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных сзамещением государственной должности; л) информация о начале проверки достоверности и полнотысведений, представленных гражданином при назначении на государственнуюдолжность, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающимгосударственную должность, установленных законодательствомограничений, сообщенная ему под расписку; м) первичные документы и справка кадровой службы, организующейпроверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений,представленных гражданином при назначении на государственнуюдолжность, а также сведений о соблюдении лицом, замещающимгосударственную должность, установленных законодательством ограничений; н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям,составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, еслиисполнение обязанностей по государственной должности связано сиспользованием таких сведений; о) информация о предоставлении сведений о доходах лица,замещающего государственную должность, и имуществе, принадлежащем емуна праве собственности, общероссийским средствам массовой информациипо их обращениям в соответствии Указом Президента РФ от 15.05.97 N 484"О представлении лицами, замещающими государственные должностиРоссийской Федерации, и лицами, замещающими государственные должностигосударственной службы и должности в органах местного самоуправления,сведений о доходах и имуществе" (с изменениями от 04.03.98); п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственнуюдолжность, с документами его личного дела; р) аттестационный лист государственного служащего, прошедшегоаттестацию, и отзыв на него; с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда; т) копии решений о поощрении государственного служащего, а такжекопии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до егоснятия или отмены. В личное дело вносятся также письменные объяснения лица,замещающего государственную должность, если такие объяснения сделаныим после ознакомления с документами своего личного дела. В личном деле могут находиться другие документы, характеризующиелицо, замещающее государственную должность. Данные материалырасполагаются в личном деле в хронологическом порядке. 2.2. Обложки личного дела должны иметь размер 23х34 см исодержать титульный лист установленного образца (Приложение N 2). 2.3. Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающихгосударственные должности, брошюруются, страницы нумеруются, к личномуделу прилагается опись (Приложение N 3). Опись документов, имеющихся в личном деле, составляетсягосударственным служащим кадровой службы. В опись заносятся вседокументы в той последовательности, в какой они располагаются в личномделе. Кроме названия документа записываются его номер и количестволистов. В описи должно быть указано общее количество листов, изкоторых состоит личное дело, ставится дата и подпись государственногослужащего по учету кадров, сформировавшего дело. При дополнительномвключении документов в личное дело в описи подводится новый итогколичеству листов личного дела. III. Условия хранения и изъятия документов личного дела 3.1. Учетные данные лиц, замещающих государственные должности,хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа вмашиночитаемом виде, которая обеспечивает их защиту отнесанкционированного доступа и копирования. 3.2. Порядок хранения документов по личному составугосударственных служащих должен обеспечивать быстрое получениенеобходимых сведений и полную их сохранность. 3.3. Изъятие документов из личного дела не допускается. Hзъятиеможет быть произведено в исключительных случаях лишь с разрешенияруководителя кадровой службы. Вместо изъятого документа в личное деловкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визыруководителя кадровой службы, разрешившего изъятие документа, а вописи делается соответствующая отметка, когда, кем и по какой причинеизъят документ. 3.4. При назначении лица, замещающего государственнуюдолжность, либо при его переводе в другой государственный орган надругую государственную должность, его личное дело передается по новомуместу замещения государственной должности. Личное дело высылается к новому месту службы не позднее 10 сутоксо дня издания приказа о переводе. В инвентарной книге делается записьс указанием, куда, когда и при каком исходящем номере выслано личноедело. 3.5. Личные дела лиц, освобожденных от замещениягосударственных должностей, хранятся кадровой службой соответствующегогосударственного органа в течение 10 лет со дня освобождения отдолжности, после чего передаются в архив. 3.6. Не реже одного раза в два года производится инвентаризацияличных дел - сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге(Приложение N 4), о чем составляется соответствующий акт. 3.7. Выдача личных дел для временного пользования производитсяпо журналу учета выдачи личных дел (Приложение N 5), в которомрасписывается получатель или указывается, когда выслано личное дело.При возвращении личного дела в журнале указывается дата возвращения. 3.8. Лицо, замещающее государственную должность, имеет право наознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами освоей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело. IV. Обязанности и ответственность кадровой службы 4.1. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведениеличных дел лиц, замещающих государственные должности, входит: а) приобщение документов, перечисленных в пункте 2.1 настоящегопостановления, к личным делам лиц, замещающих государственныедолжности; б) обеспечение сохранности личных дел лиц, замещающихгосударственные должности; в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личныхделах лиц, замещающих государственные должности, в соответствии снастоящим постановлением; г) предоставление сведений о доходах лиц, замещающихгосударственные должности, и имуществе, принадлежащем им на правесобственности, общероссийским средствам массовой информации всоответствии Указом Президента РФ от 15.05.97 N 484 "О представлениилицами, замещающими государственные должности Российской Федерации, илицами, замещающими государственные должности государственной службы идолжности в органах местного самоуправления, сведений о доходах иимуществе" (с изменениями от 04.03.98); д) ознакомление лиц, замещающих государственные должности, сдокументами их личных дел не реже одного раза в год, а также попросьбе указанных лиц и во всех иных случаях, предусмотренныхзаконодательством. 4.2. Государственные служащие, уполномоченные на ведение ихранение личных дел (формирование их копий) лиц, замещающихгосударственные должности, могут привлекаться в соответствии сзаконодательством к дисциплинарной и иной ответственности заразглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личныхделах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленногонастоящим положением. Приложение N 1 к Положению о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности в администрации Владимирской области АНКЕТА 1. Фамилия __________________________________ Имя ______________________________________ Отчество __________________________________+--------------------------------------------------------------------+¦ 2. ¦ Если изменяли фамилию имя или¦ ¦¦ ¦ отчество, укажите, когда, где¦ ¦¦ ¦ и по какой причине ¦ ¦+----+------------------------------+--------------------------------¦¦ 3. ¦ Год, число, месяц и место ¦ ¦¦ ¦ рождения (село, деревня, ¦ ¦¦ ¦ город, район, область) ¦ ¦+----+------------------------------+--------------------------------¦¦ 4. ¦ Национальность ¦ ¦+----+------------------------------+--------------------------------¦¦ 5. ¦ Гражданство ¦ ¦+----+------------------------------+--------------------------------¦¦ ¦ Образование, когда и какое ¦ ¦¦ ¦ учебное заведение окончили, ¦ ¦¦ 6. ¦ N диплома ¦ ¦¦ ¦ Специальность (по диплому) ¦ ¦¦ ¦ Квалификация (по диплому) ¦ ¦+----+------------------------------+--------------------------------¦¦ ¦ Ученая степень, ученое ¦ ¦¦ 7. ¦ звание, когда присвоены, ¦ ¦¦ ¦ NN дипломов ¦ ¦+----+------------------------------+--------------------------------¦¦ 8. ¦ Имеете ли научные труды, ¦ ¦¦ ¦ изобретения ¦ ¦+----+------------------------------+--------------------------------¦¦ ¦ Какими иностранными языками ¦ ¦¦ 9. ¦ владеете и в какой степени ¦ ¦¦ ¦ (читаете и переводите со ¦ ¦¦ ¦ словарем, читаете и можете ¦ ¦¦ ¦ объясняться, владеете ¦ ¦¦ ¦ свободно) ¦ ¦+----+------------------------------+--------------------------------¦¦ 10.¦ Привлекались ли к ¦ ¦¦ ¦ судебной ответственности, ¦ ¦¦ ¦ когда и за что ¦ ¦+----+------------------------------+--------------------------------¦¦ 11.¦ Были ли за границей, где, ¦ ¦¦ ¦ когда и с какой целью ¦ ¦+--------------------------------------------------------------------+ 12. Ваши близкие родственники (жена, муж, дети):+------------------------------------------------------------------------+¦ Степень ¦ Фамилия, имя, ¦ Год и ¦ Место работы, ¦ Местожительство ¦¦ родства ¦ отчество ¦ место ¦ должность ¦ ¦¦ ¦ ¦ рождения ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------+----------------+-----------+---------------+-----------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+------------------------------------------------------------------------+ 13. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включаяучебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военнуюслужбу и работу по совместительству). Учреждения, организации,предприятия указывать по наименованиям, которые они имели в периодвашей работы в них.+------------------------------------------------------------------------+¦ Месяц и год ¦ Должность с указанием ¦ Местонахождение ¦¦ ¦ учреждения, организации, ¦ учреждения, ¦+----------------------¦ предприятия ¦ организации, ¦¦поступления¦ ухода ¦ ¦ предприятия ¦¦ ¦ ¦ ¦ (город, область) ¦+-----------+----------+--------------------------+----------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------+----------+--------------------------+----------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------+----------+--------------------------+----------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------+----------+--------------------------+----------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------+----------+--------------------------+----------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------+----------+--------------------------+----------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------+----------+--------------------------+----------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------+----------+--------------------------+----------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------+----------+--------------------------+----------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------+----------+--------------------------+----------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+------------------------------------------------------------------------+ 14. Участие в выборных органах.+------------------------------------------------------------------------+¦ Местонахождение ¦ Название выборного¦ В качестве кого ¦ Год ¦¦ выборного ¦ органа ¦ избран +----------------¦¦ органа ¦ ¦ ¦избрания¦выбытия¦+-----------------+-------------------+-----------------+--------+-------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------+-------------------+-----------------+--------+-------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------+-------------------+-----------------+--------+-------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------+-------------------+-----------------+--------+-------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------+-------------------+-----------------+--------+-------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+------------------------------------------------------------------------+ 15. Какие имеете правительственные награды ____________________________________________________________________________________________ (когда и кем награждены)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 16. Отношение к воинской обязанности и воинское звание_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 17. Домашний адрес___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 18. Паспорт__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (номер, серия, кем и когда выдан)"_____"_______________ 19___г. Подпись _____________________ (дата заполнения)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ М.п. Работник отдела кадров_______________________ (подпись) _________________________ (фамилия)"______"__________________ 19 ____ г.____________________________________________________________________ Приложение N 2 к Положению о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности в администрации Владимирской области АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ __________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) ЛИЧНОЕ ДЕЛО ____________________________________________ (Ф.И.О.) ____________________________________________ ____________________________________________ Начато: "____" __________________ Окончено: "____" __________________ на _________ листах Приложение N 3 к Положению о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности в администрации Владимирской области О П И С Ь документов, имеющихся в личном деле ____________________________________________ (Ф.И.О.) ____________________________________________ ____________________________________________+------------------------------------------------------------------------+¦ NN ¦ Наименование ¦ Количество¦ Дата ¦ Кем изъят ¦¦ п/п¦ документа ¦ листов ¦ изъятия ¦ документ и по ¦¦ ¦ ¦ ¦ документа¦ какой причине ¦+----+----------------------------+-----------+----------+---------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----+----------------------------+-----------+----------+---------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----+----------------------------+-----------+----------+---------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----+----------------------------+-----------+----------+---------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----+----------------------------+-----------+----------+---------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----+----------------------------+-----------+----------+---------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+------------------------------------------------------------------------+ Приложение N 4 к Положению о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности в администрации Владимирской области ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА по учету личных дел лиц, замещающих государственные должности в администрации Владимирской области Начата "____" ______________ Окончена "____" ______________ Содержание книги+-----------------------------------------------------------------+¦ NN ¦ Наименование дела ¦ Дата ¦ Отметка ¦¦ п/п¦ ¦ поступления ¦ о снятии ¦¦ ¦ ¦ ¦ с учета ¦+----+---------------------------------+-------------+------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----+---------------------------------+-------------+------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----+---------------------------------+-------------+------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----+---------------------------------+-------------+------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------------------------------------------------------+ Приложение N 5 к Положению о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности в администрации Владимирской области ЖУРНАЛ УЧЕТА выдачи личных дел лиц, замещающих государственные должности в администрации Владимирской области Содержание:+--------------------------------------------------------------------+¦ Наименование ¦ Дата ¦ Кому выдано¦ Роспись¦ N ¦ Дата ¦¦ личного дела ¦ выдачи ¦ ¦ ¦ телефона¦ возврата¦+-----------------+--------+------------+--------+---------+---------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------+--------+------------+--------+---------+---------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------+--------+------------+--------+---------+---------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------+--------+------------+--------+---------+---------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------+--------+------------+--------+---------+---------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------+--------+------------+--------+---------+---------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------+--------+------------+--------+---------+---------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------------+--------+------------+--------+---------+---------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+--------------------------------------------------------------------+----------------------------------------------------------------------