Постановление Главы администрации Владимирской области от 01.07.1999 № 408
О совершенствовании работы с электронной почтой
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ 01.07.99 N 408О совершенствовании работы сэлектронной почтой Во исполнение постановления главы администрации области от23.02.99 N 114 "О законодательнойинициативе и нормотворческой деятельности администрации области в 1999году", распоряжения главы администрации области от 08.04.99 N 250-р "Омероприятиях по выполнению критических замечаний и предложений,высказанных на аппаратном совещании 19 марта 1999 года", с цельюобеспечения органов и структурных подразделений администрации областиоперативной документальной связью путем перевода обработкикорреспонденции на современные информационные технологии исовершенствования работы с электронной почтой, постановляю: 1. Внести изменения в "Регламент работы администрацииВладимирской области с электронной почтой", утвержденныйпостановлением главы администрации области от 17.11.98 N 803 "Оботкрытии официального WWW-сервера администрации Владимирской области вкомпьютерной сети Internet (далее Регламент), изложив его в редакциисогласно приложению. 2. Информационно-компьютерному отделу администрации области(Петров А.А.) совместно с органами и структурными подразделениямиадминистрации области обеспечить функционирование электронной почты. 3. Органам и структурным подразделениям администрации области: - с 01.09.99 осуществлять служебную переписку только поэлектронной почте (за исключением случаев, когда у получателя нетадреса электронной почты или когда отправляется конфиденциальнаяинформация) - при работе с электронной почтой руководствоваться Регламентом - внести изменения в официальные бланки, добавив после номерафакса адрес электронной почты - в срок до 01.08.99 назначить служащего, ответственного заработу подразделения (органа) с электронной почтой. Служащий долженбыть ознакомлен с Регламентом под роспись в информационно-компьютерномотделе. После этого он должен определить и зарегистрировать общийадрес электронной почты подразделения (органа) для официальнойпереписки 4. Управлению делопроизводства (Горюнов В.К.): - внести необходимые изменения в инструкцию по ведениюделопроизводства в администрации области - обеспечить работу сектора обработки документов скорреспонденцией согласно Регламенту с 01.09.99 5. Настоящее постановление вступает в силу с даты его подписания. И.о. главы администрации Владимирской области В.Веретенников Приложение к постановлению главы администрации области от 01.07.99 N 408 Регламент работы администрации Владимирской области с электронной почтой Настоящий Регламент определяет порядок ведения открытой служебнойпереписки администрации области по электронной почте. Органы иструктурные подразделения администрации области, другие областныегосударственные организации, органы местного самоуправления итерриториальные органы федеральных органов исполнительной властидолжны обеспечить у себя бесперебойное функционирование электроннойпочты Internet с выходом на связь не реже двух раз в день. Дляобработки информации, циркулирующей по электронной почте, в каждомподразделении (органе) должен быть назначен ответственный служащий,ознакомленный под роспись с данным Регламентом. Ответственный служащийопределяет общий электронный адрес подразделения (органа) и направляетего в информационно-компьютерный отдел. В дальнейшем данный служащийсообщает о любых изменениях адресов электронной почты (своихсобственных и своих адресатов) для формирования сводной адресной книгиорганов государственной власти области. Программное обеспечение почтового клиента определяетсяинформационно-компьютерным отделом и обязательно для использованиявсеми абонентами электронной почты. Удаленные пользователи должныиспользовать для установления связи коммутируемые каналы спец-АТС.Скорость модемного соединения должна быть не ниже 14400 Ьрs (протоколыv.32 bis/ v.42Ь bis). Документ, предназначенный для отправки по электронной почте,должен быть оформлен в соответствии с "Порядком оформления официальныхдокументов (файлов официальных документов) администрации Владимирскойобласти". При отправке документа администрации области его точныйэлектронный образ вместе с его подписанным бумажным оригиналомнаправляется исполнителем для регистрации и отправки по электроннойпочте в сектор обработки документов управления делопроизводства. При отправке документа подразделения (органа) его точныйэлектронный образ вместе с подписанным и зарегистрированным бумажныморигиналом исполнитель передает служащему, ответственному за работуподразделения с электронной почтой для отправки. Если электроннаяпочта в подразделении не работает, то точный электронный образдокумента вместе с его подписанным бумажным оригиналом направляетсяисполнителем для регистрации и отправки по электронной почте в секторобработки документов управления делопроизводства. Электронный образ документа, не соответствующий "Порядкуоформления официальных документов (файлов официальных документов)администрации Владимирской области", к отправке не принимается ивозвращается исполнителю для доработки. Служащий, отвечающий за работу с электронной почтой, долженпроверить полученный файл антивирусной программой, упаковать егоархиватором АRJ, присвоить архивному файлу уникальное имя, содержащеедату и порядковый номер (ччммггнн). Затем создать письмо, присоединитьк нему архивный файл в формате UUE и отправить его в соответствии суказателем рассылки. После этого поставить на обороте бумажногооригинала документа дату, время отправки, имя архивного файла и своюподпись. Бумажный оригинал документа оставляется исполнителем всекретариате или в управлении делопроизводства для последующейпередачи в архив. Электронный образ документа должен быть сохранен вархиве исходящих документов отправителя, имеющем структурное делениена годы и месяцы. Адреса получателей содержатся в сводной адресной книге органовгосударственной власти области, которая формируется на основаниисведений, представляемых органами и структурными подразделениямиадминистрации области и находится в файле F:\!NEW!\MAIL\ADRBOOK.INI насервере информационно-компьютерного отдела. При отправке письма в поле "Тема" должна быть указана краткаяинформация о документе. Письмо должно заканчиваться следующимиобязательными реквизитами: фамилия, имя, отчество, должность и номертелефона отправителя; дата и время отправки письма. За доставку письма отвечает отправитель. Получатель документа должен распечатать его, поставить на оборотедату, время приема, имя архивного файла, свою подпись и сдать бумажнуюкопию в канцелярию для регистрации. Электронный образ документа долженбыть сохранен в архиве входящих документов получателя, имеющемструктурное деление на годы и месяцы. При получении неофициального письма оно может быть распечатано ипередано непосредственно получателю, если он указан в письме. Если унепосредственного получателя имеется компьютерная техника, то документдолжен быть передан ему в виде файла без пометок.