Постановление Губернатора Владимирской области от 31.12.2003 № 667
О работе управления делопроизводства администрации области
АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА 31.12.2003 N 667О работе управленияделопроизводства администрацииобласти Управление делопроизводства осуществляет свою деятельность всоответствии с функциями, определенными Положением об управлении,которое утверждено постановлением Губернатора области от 11.11.2002 N562. Одним из основных направлений в работе управления являетсядокументационное обеспечение деятельности администрации области. За 11месяцев текущего года через управление делопроизводства прошло 26257входящих документов и 50795 исходящих. Из них в базу данныхэлектронной системы "Документооборот" внесено 8200 входящих и 42730исходящих документов. С помощью электронной системы "Документооборот", установленной всекретариатах заместителей Губернатора области и структурныхподразделениях администрации области, отслеживаются сроки исполнениявсех зарегистрированных документов. Электронная обработка документовпозволила существенно повысить исполнительскую дисциплину. Только за11 месяцев текущего года в два раза уменьшилось, по сравнению саналогичным периодом прошлого года, количество документов, исполненныхс нарушением сроков. Эта система позволила внести дополнительныеданные: отметки об опубликовании нормативных правовых актов в газете"Владимирские ведомости" и о внесении изменений в документы. Дляобеспечения оперативности при прохождении визирования нормативныхправовых актов введен "лист движения". В целях систематизации документов управление делопроизводстваорганизует работу по созданию номенклатуры дел администрации области. Одним из направлений деятельности управления является организацияучета и обеспечения своевременного рассмотрения письменных и устныхобращений граждан. За 9 месяцев текущего года в приемной по обращениямграждан зарегистрировано 3727 писем, что на 7 процентов меньшесоответствующего периода прошлого года. Для более оперативного рассмотрения жалоб и заявлений, изученияобстановки на местах, сотрудники приемной выезжают в города и районыобласти. Так, за 2002 год и 9 месяцев 2003 года проведено 19 выездныхприемов по личным вопросам, на которых принято 285 человек. Работа с обращениями граждан регулярно освещается в средствахмассовой информации. В 2002- 2003 гг. опубликовано 16 материалов вобластных газетах, показано 5 телерепортажей. Управлением регулярно проводятся семинары с работниками органовместного самоуправления и специалистами органов и структурныхподразделений администрации области, отвечающими за ведениеделопроизводства и работу с обращениями граждан. Вместе с тем, в работе управления имеются и недостатки. Управлением допускаются просчеты в осуществлении контроля заисполнением резолюции Губернатора области. Из ответа по письмам ижалобам не всегда видно, в какой форме и кем результаты доведены доисполнителей. Сотрудниками отдела обработки документов допускаются ошибки приопределении срока исполнения поручений Губернатора области, которыеустановлены им по входящей корреспонденции. В документах с указаннымконкретным сроком реализации управлением делопроизводстваустанавливается иная дата исполнения, автоматически отсчитанная отдаты их регистрации в отделе обработки документов. В отдельных случаях сотрудниками приемной по обращениям граждандопускаются нарушения пункта 5 Указа Президиума Верховного Совета СССР"О порядке рассмотрения предложений и жалоб граждан", а также статьи 6Закона Владимирской области "Об обращениях граждан", запрещающихнаправление жалоб на рассмотрение тем органам и должностным лицам,действия которых обжалуются. В целях дальнейшего повышения эффективности деятельностиуправления делопроизводства администрации области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Управлению делопроизводства администрации области(Н.А.Мартынова) устранить выявленные недостатки в работе по вопросамделопроизводства и обращениям граждан. В этих целях: 1.1. Провести анализ сроков визирования нормативных правовыхактов по итогам 1 полугодия 2004 года; 1.2. В срок до 01.04.2004 г. внести предложение о созданииЦентральной экспертной комиссии по подготовке и передаче документовадминистрации области на хранение в архив; 1.3. В срок до 01.07.2004 г. подготовить проект Инструкции поделопроизводству администрации Владимирской области в соответствии стребованиями ГОСТ Р6.30-2003; 1.4. В течение 2004 года проработать систему поуровневогораспределения входящей документации; 1.5. Совместно с информационно-компьютерным отделом (А.А.Петров)с 01.01.2004 ввести в рабочую эксплуатацию в приемной по обращениямграждан подсистему "Документооборот. Обращения граждан." системы"Документооборот"; 1.6. При планировании выездных приемов граждан по личным вопросамособое внимание обратить на те территории, откуда поступает наибольшееколичество жалоб и обращений от населения в областные и федеральныеструктуры. 2. Рекомендовать руководителям органов администрации области иисполнительных органов местного самоуправления области совместно синформационно-компьютерным отделом (А.А.Петров) и управлениемделопроизводства (Н.А.Мартынова) принять необходимые меры по внедрениюэлектронной системы "Документооборот" и в целях унификациипрограммного обеспечения принять за основу автоматизированную системуучета документов на базе платформы "LOTUS/Notes". 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить напервого заместителя Губернатора области - госсекретаря Ю.М.Федорова. 4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания. Губернатор области Н.Виноградов