Постановление Губернатора Владимирской области от 08.12.2008 № 851
Об утверждении административного регламента исполнения архивным департаментом администрации Владимирской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле
АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА 08.12.2008 N 851 Утратилo силу - Постановление Губернатора Владимирской области от 18.11.2009 г. N 956 Об утверждении административногорегламента исполнения архивнымдепартаментом администрацииВладимирской областигосударственной функции поосуществлению контроля засоблюдением законодательства обархивном деле В соответствии с постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утвержденияадминистративных регламентов исполнения государственных функций(предоставления государственных услуг)", постановлением Губернатораобласти от 08.12.2005 N 706 "Об утверждении Положения об архивномдепартаменте администрации Владимирской области" и распоряжениемГубернатора области от 19.06.2008 N 381-р "О перечне исполняемыхадминистрацией области государственных функций" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить административный регламент исполнения архивнымдепартаментом администрации Владимирской области государственнойфункции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства обархивном деле согласно приложению. 2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя Губернатора области - госсекретаря С.Н. Квасникова. 3. Настоящее постановление вступает в силу со дня егоофициального опубликования. Губернатор области H. Виноградов Приложение к постановлению Губернатора области от 08.12.2008 N 851 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ исполнения архивным департаментом администрации Владимирской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле 1. Общие положения 1.1. Административный регламент исполнения архивным департаментомадминистрации Владимирской области (далее - архивный департамент)государственной функции по осуществлению контроля за соблюдениемзаконодательства об архивном деле (далее - Регламент) определяет срокии последовательность административных процедур и административныхдействий архивного департамента при проведении проверок соблюдениязаконодательства Российской Федерации и Владимирской области обархивном деле в отношении органов государственной власти Владимирскойобласти, органов местного самоуправления Владимирской области,областных и муниципальных организаций (далее - осуществление контроляв сфере архивного дела). 1.2. Исполнение государственной функции контроля в сфереархивного дела осуществляется в соответствии с: - Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 237,25.12.1993); - Кодексом Российской Федерации об административныхправонарушениях ("Собрание законодательства Российской Федерации",07.01.2002, N 1 (ч.1), ст. 1); - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации" ("Собрание законодательства РоссийскойФедерации", 25.10.2004, N 43, ст. 4169); - Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ "О защите правюридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведениигосударственного контроля (надзора)" ("Собрание законодательстваРоссийской Федерации", 13.08.2001, N 33, ч. 1, ст. 3436); - приказом Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерствомюстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059); - Законом Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Обархивном деле во Владимирской области" ("Владимирские ведомости", N364, 23.11.2005, "Вестник Законодательного Собрания Владимирскойобласти" 2005, N 7(56), ч. 3, ст. 25); - постановлением Губернатора Владимирской области от 08.12.2005 N706 "Об утверждении Положения об архивном департаменте администрацииВладимирской области" ("Владимирские ведомости", N 388-395,14.12.2005); - приказом Федеральной архивной службы России от 18.02.2002 N 18(в редакции приказа Росархива от 25.03.2002 N 25) "Об организацииработы архивных органов по реализации Федерального закона "О введениив действие Кодекса Российской Федерации об административныхправонарушениях" ("Российская газета", N 44, 13.03.2002). 1.3. В процессе исполнения государственной функции поосуществлению контроля в сфере архивного дела архивный департаментвзаимодействует с: - государственным учреждением Владимирской области"Государственный архив Владимирской области" (далее - ГУ "Госархив"). - органами местного самоуправления. 1.4. Результатом исполнения архивным департаментомгосударственной функции является предписание об устранении выявленныхнарушений либо справка о соблюдении законодательства об архивном деле. 1.5. Заявителями являются физические и юридические лица,предоставляющие информацию о нарушениях законодательства об архивномделе. 2. Требования к порядку исполнения государственной функции 2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственнойфункции. 2.1.1. Информация о порядке исполнения государственной функциипредоставляется непосредственно в архивном департаменте по адресу:Октябрьский проспект, дом 40-а, город Владимир, 600005. 2.1.2. Исполнение государственной функции осуществляется сиспользованием средств телефонной связи, электронного информирования,вычислительной и электронной техники, а также путем размещения винформационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в томчисле в сети Интернет). Контактные телефоны: Приемная директора архивного департамента (4922) 23-51-67. Заместитель директора архивного департамента (4922) 23-38-65. Архивный отдел архивного департамента (4922) 23-38-09. Факс (4922) 23-35-38. Электронный адрес архивного департамента: Адрес в сети Интернет: ao.avo.ru. Режим работы архивного департамента: понедельник-пятница - с 8.30 до 17.00, перерыв на обед с 12.00 до12.30. Выходные дни - суббота и воскресенье. Прием посетителей осуществляется ежедневно в рабочее время. 2.1.3. Консультации по процедуре исполнения государственнойфункции могут предоставляться по телефону, по устным либо письменнымобращениям. 2.2. Сроки исполнения государственной функции. 2.2.1. Сроки исполнения государственной функции по осуществлениюконтроля в сфере архивного дела представлены в соответствующихразделах административных процедур настоящего Регламента. 2.2.2. Основанием для приостановления исполнения государственнойфункции является отсутствие должностных лиц либо представителейпроверяемой организации. 2.2.3. Срок приостановления исполнения государственной функцииустанавливается по соглашению сторон. На время устранения оснований для приостановления исполнениягосударственной функции течение срока прерывается. 2.3. Архивный департамент исполняет государственную функцию поосуществлению контроля в сфере архивного дела бесплатно. 3. Административные процедуры 3.1. Исполнение государственной функции по осуществлению контроляв сфере архивного дела включает в себя следующие административныепроцедуры: - планирование проверок; - организация и проведение проверок; - принятие мер по фактам нарушений, выявленных при проведениипроверок; - проведение проверок выполнения рекомендаций и предписаний обустранении нарушений законодательства об архивном деле. 3.2. Блок-схема последовательности административных процедурприведена в приложении N 1 к настоящему Регламенту. 3.3. Административная процедура "Планирование проверок". 3.3.1. Проверки осуществляются архивным департаментом на плановойоснове. План проведения проверок составляется на год, утверждаетсядиректором архивного департамента и является составной частью Основныхнаправлений развития архивного дела во Владимирской области. 3.3.2. Проверки могут осуществляться и в иных организациях, непредусмотренных Планом проведения проверок, в целях оперативногореагирования на поступившую информацию о возможных фактах нарушениязаконодательства в сфере архивного дела. 3.3.3. Решение о проведении внеплановых проверок принимаетсядиректором архивного департамента в виде издания соответствующегораспорядительного документа (приказа). 3.3.4. При необходимости к проведению проверок могут привлекатьсясотрудники ГУ "Госархив" или муниципальных архивов. Привлечениесотрудников архивов осуществляется по согласованию с руководителямисоответствующих архивов. 3.4. Административная процедура "Организация и проведениепроверок". 3.4.1. Проверка проводится на основании приказа директораархивного департамента. В приказе указываются: 1) ФИО должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки; 2) наименование организации, в отношении которой проводитсяпроверка; 3) цели, задачи и предмет проверки; 4) правовые основания проведения проверки, в т.ч. нормативныеправовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке; 5) дата начала и окончания проведения проверки. 3.4.2. Приказ о проведении проверки (либо его заверенная печатьюкопия) предъявляется должностным лицом архивного департаментаруководителю либо представителю проверяемой организации. 3.4.3. Проверка проводится только тем должностным лицом, котороеуказано в приказе о проведении проверки. 3.4.4. Продолжительность проверки не должна превышать: - в случае проведения комплексной проверки: 1) ГУ "Госархив", архивов организаций Владимирской области любойорганизационно-правовой формы - 10-ти рабочих дней; 2) муниципальных архивов - 5-ти рабочих дней. - в случае проведения тематической проверки: 1) ГУ "Госархив", архивов организаций Владимирской области любойорганизационно-правовой формы - 3-х рабочих дней; 2) муниципальных архивов - 1-ого рабочего дня. 3.4.5. Сроки проведения контрольных проверок (проверок выполнениярекомендаций и предписаний об устранении нарушений законодательства обархивном деле) не должны превышать 2-х рабочих дней. 3.4.6. Периодичность проведения плановых проверок в отношенииодной организации - не чаще 1 раза в 2 года. 3.4.7. Проверки проводятся в соответствии с режимом работыпроверяемой организации. 3.4.8. Внеплановые проверки проводятся в случаях полученияинформации от физических, юридических лиц о нарушенияхзаконодательства об архивном деле. 3.4.9. При проведении внеплановых проверок выполняютсяадминистративные процедуры, аналогичные тем, которые выполняются припроведении плановых проверок, а объектом проверок являются факты иоснования, явившиеся причиной проведения внеплановых проверок. 3.4.10. По результатам плановых и внеплановых проверокдолжностным лицом архивного департамента, проводившим проверки,составляются следующие документы: 1) в случае выявления незначительных недостатков в организациихранения, комплектования, учета и использования архивных документовсоставляется справка установленной формы (приложение N 2) в 2-хэкземплярах. Справка составляется и подписывается специалистом архивногодепартамента, проводившим проверку. При составлении справки по результатам проверки муниципальногоархива должностное лицо архивного департамента руководствуется"Памяткой по проведению проверки соблюдения законодательства обархивном деле в муниципальных архивах", одобренной протоколом ЭПКархивного департамента от 30.05.2008 N 5. После составления справки результаты проверки соблюдениязаконодательства рассматриваются на заседании коллегии архивногодепартамента (далее - коллегия). На заседание коллегии может бытьприглашен руководитель проверяемой организации. Один экземпляр справки, выписка из протокола заседания коллегии,а в случае проверки ГУ "Госархив" приказ с объявлением решенияколлегии, вручаются руководителю проверяемой организации либо егопредставителю под расписку, либо направляются заказнойкорреспонденцией с уведомлением с сопроводительным письмом,подписанным директором или заместителем директора архивногодепартамента. 2) в случае выявления существенных нарушений правил организациихранения, комплектования, учета и использования архивных документовсоставляется справка установленной формы (приложение N 3) в 2-хэкземплярах. Один экземпляр справки вручается руководителю проверяемойорганизации или его представителю под расписку, либо направляетсязаказной корреспонденцией с уведомлением. 3.5. Административная процедура "Принятие мер по фактамнарушений, выявленных при проведении проверок". 3.5.1. Должностные лица архивного департамента, исполняющиегосударственную функцию и выявившие факты нарушений законодательстваоб архивном деле, принимают меры по привлечению к ответственности лиц,допустивших эти нарушения, а также меры по контролю за устранениемвыявленных нарушений. 3.5.2. В случае выявления существенных нарушений законодательстваоб архивном деле после составления справки (приложение N 3) и ееподписания руководителем проверяемой организации, уполномоченноедолжностное лицо архивного департамента информирует директора илизаместителя директора архивного департамента о результатах проверки. Директор или заместитель директора архивного департаментасоставляет протокол об административном правонарушении,ответственность за совершение которого предусмотрена статьей 13.20КоАП РФ ("Нарушение правил хранения, комплектования, учета илииспользования архивных документов") в порядке, установленном главой 28КоАП РФ. Протокол об административном правонарушении направляется мировомусудье по месту совершения правонарушения не позднее трех суток смомента составления протокола. 3.6. Административная процедура "Проведение проверок выполнениярекомендаций и предписаний об устранении нарушений законодательства обархивном деле". 3.6.1. По истечении срока, указанного в рекомендациях илипредписании об устранении выявленных в ходе проверок нарушений,должностное лицо архивного департамента проводит контрольную проверку. 3.6.2. В случае, если в ходе контрольной проверки выясняется, чтодолжностное лицо проверяемой организации в установленный срок невыполнило предписание об устранении нарушений законодательства,должностное лицо архивного департамента, проводящее контрольнуюпроверку, обязано проинформировать директора или заместителя директораархивного департамента о результатах проверки. Директор или заместитель директора архивного департаментасоставляет протокол об административном правонарушении,ответственность за совершение которого предусмотрена частью 1 статьи19.5 КоАП РФ ("Невыполнение в установленный срок законного предписания(постановления, представления, решения) органа (должностного лица),осуществляющего государственный надзор (контроль)") в порядке,установленном главой 28 КоАП РФ. Протокол об административном правонарушении направляется мировомусудье по месту совершения правонарушения не позднее трех суток смомента составления протокола. 4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции 4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательностиадминистративных процедур по исполнению государственной функцииосуществляется постоянно директором архивного департамента. 4.2. Текущий контроль может осуществляться путем проведенияпроверок соблюдения и исполнения положений Регламента, иных правовыхактов. Периодичность проведения проверок устанавливается директоромархивного департамента и может носить плановый характер (на основанииПлана проведения проверок) и внеплановый характер (по конкретнымобращениям заинтересованных лиц). 4.3. В ходе проверок оценивается полнота и качество исполнениягосударственной функции в соответствии с настоящим Регламентом. 4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявлениянарушений прав физических и юридических лиц осуществляется привлечениевиновных лиц к ответственности в соответствии с действующимзаконодательством. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции 5.1. Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивногодепартамента, осуществляемых (принятых) в ходе исполнениягосударственной функции, могут быть обжалованы заинтересованнымилицами: 1) в судебном порядке в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации; 2) в досудебном порядке: - государственных гражданских служащих архивного департамента -директору архивного департамента; - директора архивного департамента - заместителю Губернатораобласти - госсекретарю (руководителю аппарата). 5.2. Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со днярегистрации жалобы в архивном департаменте. В исключительных случаяхдиректор архивного департамента вправе продлить срок рассмотренияжалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока еёрассмотрения заинтересованное лицо, направившее жалобу. 5.3. По результатам рассмотрения обращения директором архивногодепартамента принимается решение об удовлетворении требований либо оботказе в удовлетворении обращения. 5.4. Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, еслирассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры иданы ответы. Приложение N 1 к административному регламенту исполнения архивным департаментом администрации Владимирской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Блок-схема последовательности административных процедур|———————————————————————————————————————————————————————————————————|| Начало исполнения государственной функции: Планирование проверок ||———————————————————————————————|———————————————————————————————————| ||———————————————————————————————|———————————————————————————————————|| Наступление плановой даты проверки или поступление информации о || нарушеняих законодательства об архивном деле ||———————————————————————————————|———————————————————————————————————| ||———————————————————————————————|———————————————————————————————————|| Издание приказа о проведении проверки ||———————————————————————————————|———————————————————————————————————| ||———————————————————————————————|———————————————————————————————————|| Организация и проведение проверки ||———————————————————————————————|———————————————————————————————————| | |———————————————————————|———————————————————————————| |Выявление существенных нарушений правил организации| |——————| хранения, комплектования, учета и использования |——————| | | архивных документов | | | |———————————————————————————————————————————————————| | | |||—————————————————————————————————||——————————————————————————————|———||Составление справки по результатам||Составление справки по результатам||проверки по форме приложения N 2, ||проверки по форме приложения N 3, || содержащей рекомендации || содержащей предписания об ||——————————————|———————————————————|| устранении нарушений | | |—————————————————|————————————————||——————————————|———————————————————||—————————————————|————————————————||Рассмотрение результатов проверки || Вручение экземпляра справки || на заседании коллегии || руководителю проверяемой ||——————————————|———————————————————|| организации | | |—————————————————|————————————————||——————————————|———————————————————||—————————————————|————————————————|| Направление справки, выписки из || Принятие мер к привлечению к || протокола заседания коллегии в || административной ответственности || адрес проверяемой организации ||лиц, совершивших правонарушения в ||——————————————|———————————————————|| сфере архивного дела | | |—————————————————|————————————————||——————————————|——————————————————————————————————————|————————————————|| Проведение контрольной проверки ||——————————————————————————————————|———————————————————————————————————| | нет |———————————————————————|——————————————————————| да |————|Выполнение предписания об устранении нарушений|————| | |——————————————————————————————————————————————| ||—————|—————————————————————————————————————————| ||Принятие мер к привлечению к административной | ||ответственности лиц, совершивших правонарушения| || в сфере архивного дела | ||——————————————————————————————|————————————————| | |—————————————|———————————————————————————————|—————| | Исполнение государственной функции завершено | |———————————————————————————————————————————————————| Приложение N 2 к административному регламенту исполнения архивным департаментом администрации Владимирской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле СПРАВКА о соблюдении законодательства об архивном деле в ____________________________________________________ (наименование проверяемой организации) ___________________ на основании ст. 16 Федерального закона РФ от (дата проведения проверки) 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и в соответствии ____________________________________________________ (дата и номер приказа, на основании которого проводится проверка, или ссылка на план работы архивного департамента) проведено изучение соблюдения законодательства об архивном деле в ________________________________________________________________: (наименование проверяемой организации) 1. организация хранения документов; 2. организация учета документов; 3. организация комплектования; 4. организация использования документов. _______________________________ действует на основании __________ (наименование проверяемой организации) _________________________________________________________________ (наименование нормативно-распорядительного документа, на основании которого действует проверяемая организация) В ______________________________________ ________________________ (наименование проверяемой организации) (количество сотрудников, осуществляющих хранение архивных документов, наименование их должностей) На_______ в _________________________ хранится _________________. (дата) (наименование проверяемой (какие документы организации) хранятся, в каком количестве) 1. Организация хранения документов. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 2. Организация учета архивных документов. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. Организация комплектования архива архивными документами. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 4. Организация использования документов в архиве. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (указывается информация о деятельности проверяемой организации по четырем основным направлениям) В _______________________ требования законодательства об архивном (наименование проверяемой организации) деле и "Правил организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда РФ и других архивныхдокументов в государственных и муниципальных архивах, музеях ибиблиотеках, организациях Российской академии наук" соблюдаются / несоблюдаются в полном объеме. В целях более полного соблюдения законодательства об архивномделе рекомендовано: 1.______________________________________________________________. 2.______________________________________________________________. (рекомендации по улучшению работы и устранению выявленных недостатков) Наименование должности специалиста архивного департамента, проводившего проверку _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) "__"_________200__ г. Приложение N 3 к административному регламенту исполнения архивным департаментом администрации Владимирской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле СПРАВКА о выявлении нарушений законодательства об архивном деле в ____________________________________________________ (наименование проверяемой организации) "__"__________200__г. г._______________ (дата составления справки) (место составления справки) На основании ст. 16 Федерального закона РФ от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и в соответствии с_____ _________________________________________________________________ (дата и номер приказа, на основании которого проводится проверка, или ссылка на план работы архивного департамента) в период с "__"_______ 200 __ г. по "__"_______200__ г.__________ _______________________________________________проведено изучение (ФИО и должность специалиста, проводившего проверку) соблюдения законодательства об архивном деле в__________________: (наименование проверяемой организации) 1. организация хранения документов; 2. организация учета документов; 3. организация комплектования; 4. организация использования документов. _____________________________ действует на основании ____________ (наименование проверяемой организации) _________________________________________________________________ (наименование нормативно-распорядительного документа, на основании которого действует проверяемая организация) В ____________________________________ __________________________ (наименование проверяемой организации) (количество сотрудников, осуществляющих хранение архивных документов, наименование их должностей) На________ в ______________________________ хранится ___________. (дата) (наименование проверяемой организации) (какие документы хранятся, в каком количестве) 1. Организация хранения документов. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 2. Организация учета архивных документов. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. Организация комплектования архива архивными документами. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 4. Организация использования документов в архиве. _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (указывается информация о деятельности проверяемой организации по четырем основным направлениям, сведения о выявленных нарушениях законодательства об архивном деле) В _______________________ требования законодательства об архивном (наименование проверяемой организации) деле и "Правил организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда РФ и других архивныхдокументов в государственных и муниципальных архивах, музеях ибиблиотеках, организациях Российской академии наук" не соблюдаются. В целях соблюдения законодательства об архивном деле архивныйдепартамент администрации Владимирской области предписывает: 1.______________________________________________________________. 2.______________________________________________________________. (предписание на устранение выявленных нарушений) в срок не позднее ___ дней с даты получения настоящегопредписания устранить вышеуказанные нарушения и представить в архивныйдепартамент администрации Владимирской области отчет об их устранении. Наименование должности специалиста архивного департамента, проводившего проверку __________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) "__"_________200__ г. Со справкой ознакомлены: Лица, присутствовавшие при проведении проверки __________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) __________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) __________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) Об ответственности за невыполнение в установленный срок предписания и о праве на обжалование действий должностных лиц архивного департамента ознакомлен: Руководитель проверяемой организации ___________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) Экземпляр справки получил ___________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) "__"_________200__ г.